Trong tất cả các nghiên cứu và các cuộc hội thảo chuyên đề về chuyển đổi số, vai trò của lãnh đạo doanh nghiệp luôn được đưa lên hàng đầu. Rõ ràng, chuyển đổi số là một hoạt động chiến lược nhằm ứng dụng công nghệ vào quản trị và vận hành doanh nghiệp, nhưng đại bộ phận các lãnh đạo doanh nghiệp lại không có nền tảng kiến thức kỹ năng công nghệ. Vậy làm thế nào mà nhiều người trong số họ đã dẫn dắt doanh nghiệp của mình chuyển đổi số thành công?

Từ góc nhìn quản trị và lãnh đạo, các năng lực cơ bản cần thiết cho chuyển đổi số doanh nghiệp bao gồm nhưng không giới hạn ở các điều dưới đây, và không phụ thuộc quá nhiều vào mức độ thành thạo công nghệ của cá nhân lãnh đạo:

I. Nhận thức về chuyển đổi số

Nếu không có nhận thức đầy đủ về chuyển đổi số, việc cố gắng thực thi sẽ trở thành chạy theo phong trào và hầu hết là thất bại. Thất bại của chuyển đổi số sẽ dẫn đến hao phí nguồn lực của doanh nghiệp, đánh mất cơ hội, và quan trọng nhất là đánh mất niềm tin của cả lãnh đạo và nhân viên công ty đối với hành trình chiến lược này.

Để nhận thức về chuyển đổi số, lãnh đạo doanh nghiệp không cần phải là một chuyên gia công nghệ thông tin, không cần phải biết viết những dòng code. Nhận thức có thể xuất phát từ việc hiểu được khách hàng của công ty đang và sẽ được công nghệ phục vụ như thế nào, khách hàng muốn gì và công ty có thể ứng dụng công nghệ gì để phục vụ họ tốt hơn, nhanh hơn và rẻ hơn?

Nhận thức cũng có thể xuất phát từ các “nỗi đau” quản trị nội bộ, những trăn trở làm thế nào để ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa các quy trình làm việc của công ty, làm thế nào để sản xuất được nhiều hơn, phục vụ được nhiều khách hàng hơn trong thời gian ngắn hơn, làm thế nào để biết các dữ liệu hiện có của doanh nghiệp đã đủ và chính xác hay chưa?...

Quan trọng không kém là nhận thức về mối quan hệ của công nghệ với con người trong doanh nghiệp. Công nghệ có giúp cải thiện chất lượng công việc, giảm thiểu sai sót, tăng năng suất lao động và có làm cho nhân viên của công ty có cuộc sống tốt hơn về cả vật chất và tinh thần, cả về phát triển sự nghiệp?

Tất nhiên, nhận thức của lãnh đạo về chuyển đổi số sẽ không và không nên dừng lại ở các điểm trên. Đời sống hoạt động của doanh nghiệp quá đa dạng đòi hỏi nhận thức và tài năng của lãnh đạo khác nhau ở mỗi công ty. Đối với công cuộc chuyển đổi số doanh nghiệp, sự nhận thức đủ và đúng của lãnh đạo là cú click chuột đầu tiên. Nhận thức không đầy đủ và thiếu chính xác về chuyển đổi số sẽ dẫn đến việc đầu tư bất hợp lý về tài chính, điều động sai người, mua công nghệ không phù hợp và mất phương hướng trong triển khai.

II. Tư duy hệ thống

Đó là sự thấu hiểu tổng thể và sâu sắc đối với quy trình làm việc của công ty và tư duy, kỹ năng sắp xếp các quy trình để có được sự gắn kết, hỗ trợ và bổ sung cho nhau trong cả quá trình vận hành doanh nghiệp.

Với mỗi yêu cầu đòi hỏi của công việc chuyên môn, các phòng ban nghiệp vụ và mỗi cá nhân có xu hướng làm việc theo ý mình, cho sự tiện lợi của riêng mình mà không quan tâm đến công việc của người khác. Sự chuyên biệt này có thể hữu hiệu trong phạm vi công việc đặc thù nhưng có thể tạo thêm việc hoặc thiếu sự chia sẻ với đồng nghiệp ở các mảng khác nhau. Tư duy hệ thống giúp lãnh đạo nhìn nhận những giao điểm và sự kết nối tại các giao điểm này giữa các phòng ban trong công ty và sắp xếp để tạo ra sự liên kết hiệu quả nhất.

Tư duy hệ thống cũng giúp lãnh đạo doanh nghiệp định hình và tổ chức workflow (luồng công việc) trong công ty được khoa học, tinh gọn và giảm thiểu các xung đột, loại bỏ các điểm “thắt cổ chai”. Sự liên kết có hệ thống của các luồng công việc cho phép doanh nghiệp tối ưu được nguồn lực, thời gian, kinh phí và nhân lực.

Không có chương trình máy tính nào được xây dựng mà không dựa trên một hệ thống quy trình cụ thể. Chuyển đổi số và tự động hóa hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi tổ chức phải có hệ thống quy trình làm việc tối ưu. Hệ thống quy trình làm việc tối ưu phải được xây dựng và dẫn dắt từ tư duy hệ thống của lãnh đạo doanh nghiệp

III. Tầm nhìn chiến lược

Chuyển đổi số không chỉ giải quyết các vấn đề tức thời của doanh nghiệp, đây còn là chiến lược để thay đổi mô hình kinh doanh, thích ứng, đón đầu và thậm chí là tạo ra cách làm mới cho doanh nghiệp.

Lãnh đạo với tầm nhìn chiến lược, với năng lực thấu hiểu, đoán biết nhu cầu và khát khao chinh phục thị trường của mình sẽ có động lực quyết liệt hơn cho việc đầu tư và thực thi chuyển đổi số.

Thực tế những năm gần đây cho thấy sự dịch chuyển mạnh mẽ trong nhu cầu của khách hàng về sản phẩm và phong cách phục vụ. Càng ngày khách hàng càng đòi hỏi cao hơn về tốc độ, chất lượng, sự tận tâm, sự minh bạch trong sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Ở chiều ngược lại, các mong đợi và đòi hỏi từ phía cổ đông cũng cao hơn ở hiệu quả quản trị, đổi mới sáng tạo trong doanh nghiệp, hiệu quả kinh doanh và mở rộng thị trường. Để thỏa mãn được cả 2 yêu cầu này, con đường khả thi nhất là ứng dụng công nghệ để chuyển đổi phương thức quản lý, mô hình kinh doanh.

Tất cả những điều này đều cần một tầm nhìn chiến lược của lãnh đạo để định hướng và dẫn dắt đội ngũ của mình. Thiếu tầm nhìn chiến lược, công cuộc chuyển đổi số nếu thành công cũng chỉ dừng ở bước số hóa ở một vài khâu, vài quy trình hoặc ứng dụng được công nghệ để giải quyết một số nhu cầu tức thời của doanh nghiệp mà không tạo ra được nhiều sự khác biệt so với trước khi chuyển đổi.

IV. Kỹ năng lãnh đạo sự thay đổi

Lịch sử và kinh nghiệm cho thấy mỗi khi ứng dụng công nghệ mới vào quy trình sản xuất điều hành của doanh nghiệp, bên cạnh sự hào hứng và kỳ vọng của nhóm quản lý luôn có sự lo lắng bất an của nhóm trực tiếp thực thi. Kỹ năng lãnh đạo sự thay đổi là yếu tố vô cùng quan trọng trong khâu chuẩn bị và cả quá trình chuyển đổi số.

Dù mục tiêu kết quả của chuyển đổi số là đạt hiệu quả tốt hơn về quản trị và kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp, và bản thân mỗi cán bộ công nhân viên cũng được hưởng lợi từ kết quả này, thực tế không diễn ra đơn giản một chiều như vậy.

Tâm lý người lao động sợ sự cạnh tranh, luôn lo lắng sẽ bị thay thế, cảm thấy bị đe dọa bởi sự không chắc chắn cho kết quả tương lai. Đối phó với trường hợp này, một số người rời bỏ công việc, một số chống đối và có người chỉ làm việc cầm chừng dò xét. Trong nhiều trường hợp, quan điểm và cách làm việc của những người này có thể ảnh hưởng không nhỏ đến tư tưởng và năng suất của cả đội nhóm.

Một hiện tượng phổ biến nữa là con người vốn quen với cách làm cũ sẽ ngại phải chuyển sang cách làm việc mới. Đối với chuyển đổi số, cách làm việc mới cũng có nghĩa là họ bị quản lý chặt hơn về mặt thời gian, năng suất, sự chính xác và minh bạch thông tin. Điều này cũng gây cho họ tâm lý thiếu thoải mái đối với quá trình chuyển đổi số.

Cũng cần phải kể đến sự đồng thuận trong hàng ngũ lãnh đạo doanh nghiệp đối với chuyển đổi số. Một ban lãnh đạo thiếu thống nhất và ngại thay đổi sẽ là lý do đầu tiên đẻ chiến lược này trở nên bất khả thi.

Quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp không bao giờ là dễ dàng. Việc này đòi hỏi sự tham gia của tất cả các thành phần liên quan, từ lãnh đạo quản lý cao nhất đến những người trực tiếp thực hiện sản xuất hàng hóa dịch vụ. Trong bối cảnh con người ở các tầng quản lý khác nhau, chuyên môn nghiệp vụ khác nhau, nhận thức khác nhau và khả năng thích ứng khác nhau, việc của nhà lãnh đạo là phải làm tốt vai trò nhạc trưởng, đảm bảo cho dàn nhạc của mình luôn phối hợp nhịp nhàng trong suốt bản giao hưởng có nhiều cung bậc cảm xúc và nhịp phách khác nhau để có được màn biểu diễn hoàn hảo nhất.

V. Quản lý dự án

Nếu chuyển đổi số doanh nghiệp là dự án tổng thể thì ở mỗi khâu, mỗi luồng công việc lại là các dự án nhỏ hơn. Làm sao để các dự án nhỏ được triển khai đồng bộ, nhịp nhàng và luôn có sự liên kết chặt chẽ với nhau lại cần những kỹ năng quản lý dự án và kiểm thử liên tục để đảm bảo thành công.

Dù chuyển đổi số là dự án nội bộ, tính chất chiến lược của dự án này luôn được kỳ vọng ở mức độ thành công cao đến mức nó có thể “make or break” (tạo dựng hoặc phá hủy) uy tín của lãnh đạo doanh nghiệp, tạo sự thay đổi tích cực đến hoạt động của công ty hoặc ảnh hưởng nghiêm trọng đến niềm tin của đội ngũ đối với lãnh đạo và các dự án công nghệ khác.

Vậy nên vẫn là những kỹ năng quản lý dự án như bất kỳ dự án nào khác: Bắt đầu thế nào, nguồn lực ở đâu, phân bổ công việc ra sao, đôn đốc tiến độ, quản lý chất lượng… Đối với chuyển đổi số doanh nghiệp, các đối tượng tham gia phần lớn là những con người nội bộ, nguồn vốn nội bộ, chiến lược nội bộ để cải tiến, đối mới và sửa lỗi nội bộ. Thách thức dành cho nhà lãnh đạo tăng lên gấp nhiều lần!

Tất nhiên, sẽ còn rất nhiều năng lực lãnh đạo khác được gọi tên cho các dự án chuyển đổi số doanh nghiệp. Như đầu bài viết đã nêu, phần lớn lãnh đạo doanh nghiệp không phải là những người thạo về Công nghệ thông tin, nhưng với môi trường kinh doanh hiện nay, chuyển đổi số là điều không tránh khỏi và lãnh đạo doanh nghiệp hầu như không có lý do để đứng ngoài xu hướng này. Những năng lực kể trên thường có sẵn trong mỗi nhà lãnh đạo doanh nghiệp, chỉ cần đánh thức chúng dậy và vận dụng thật tốt để làm tiền đề cho các dự án chuyển đổi số cho doanh nghiệp của mình.