Một phần mềm quản lý bán hàng hay CRM mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công như tạo báo giá, hóa đơn, hợp đồng… giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên, tránh sai sót trong quá trình làm việc.

I. Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn nắm được các dữ liệu kinh doanh nhanh chóng.

Phần mềm quản lý bán hàng là loại ứng dụng hoặc hệ thống được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh của quá trình bán hàng và quản lý kho hàng. Phần mềm này có khả năng theo dõi và quản lý hàng tồn kho, thực hiện giao dịch bán hàng, tạo hóa đơn, quản lý thông tin khách hàng, và cung cấp các báo cáo và dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh.

II. Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng

Sử dụng phần mềm đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

- Quản lý thông tin khách hàng

Một phần mềm quản lý bán hàng toàn diện giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin về khách hàng một cách có hệ thống, bao gồm lịch sử giao dịch, tương tác và thông tin liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng và nhu cầu của họ.

- Tự động hóa tiếp thị

Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp bộ công cụ giúp tự động hóa việc gửi email, thông tin đến khách hàng, và tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng. Điều này tạo cơ hội tiếp cận và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả hơn.

- Tối ưu hóa quy trình bán hàng

Hệ thống theo dõi quá trình bán hàng từ việc tiếp cận khách hàng, cho đến việc hoàn thành giao dịch. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu hơn về hành trình khách hàng, đồng thời có thể phát hiện và khắc phục các vấn đề một cách nhanh chóng.

- Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Dựa trên dữ liệu về khách hàng được lưu trữ trong hệ thống, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ cá nhân hóa, tạo trải nghiệm khách hàng tốt hơn và tăng sự hài lòng của họ.

- Tăng hiệu suất kinh doanh

Sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình công việc, và tăng doanh số bán hàng.

III. 6 tiêu chí đánh giá một phần mềm quản lý bán hàng tốt

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường với những tính năng hữu ích hứa hẹn giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả kinh doanh. Vậy làm sao để đánh giá và lựa chọn được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp? Dưới đây là một số tiêu chí bạn nên cân nhắc khi tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng mạnh mẽ.

Giao diện trực quan giúp dễ dàng nắm bắt tình hình bán hàng.

1. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ bán hàng

Khả năng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ bán hàng được xem là một trong những tiêu chí ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng. Những nghiệp vụ cơ bản mà một phần mềm quản lý bán hàng có thể đáp ứng bao gồm:

- Quản lý tập trung dữ liệu khách hàng với đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ, số điện thoại, tên công ty…

- Quản lý hàng hóa, báo giá, đơn hàng, hợp đồng…

- Có khả năng thiết lập, cập nhật tình trạng đơn hàng, lưu trữ thông tin đơn hàng.

- Quản lý KPI và doanh số của nhân viên kinh doanh.

- Lưu trữ lịch sử tương tác với khách hàng

- Khả năng phân tích, cung cấp báo cáo thông minh về tình hình kinh doanh

2. Giao diện trực quan, dễ sử dụng

Phần mềm quản lý bán hàng sinh ra để giúp mọi công việc liên quan đến bán hàng tiện lợi hơn. Do đó, một thiết kế giao diện thân thiện với người dùng, dễ dàng sử dụng sẽ được đánh giá cao.

Giao diện trực quan giúp cho việc theo dõi thông tin bán hàng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Các nhân viên và cả người quản lý có thể ghi nhận các con số, tiến độ, tình trạng bán hàng một cách nhanh chóng, chính xác.

3. Khả năng bảo mật tốt

Dữ liệu khách hàng là kho vàng của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy không chỉ tận dụng tốt, doanh nghiệp có nhu cầu bảo mật cực kỳ cao. Phần mềm quản lý bán hàng nên có tính năng bảo mật tốt theo chuẩn quốc tế để giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu an toàn.

4. Có thể truy cập để làm việc từ xa, mọi lúc mọi nơi

Hầu hết các nhân viên kinh doanh hay cấp quản lý bán hàng đều thường phải đi gặp khách hàng nhiều, ít thời gian ở văn phòng. Các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh phát triển thường có nhiều hơn một văn phòng hoặc chi nhánh.

Chính vì vậy, một phần mềm quản lý bán hàng có thể truy cập trên di động hay máy tính xách tay sẽ rất thuận tiện. Một hệ thống có phiên bản web và các ứng dụng cho máy tính và di động giúp người sử dụng dễ dàng truy cập, cập nhật thông tin và xử lý công việc khi cần thiết.

Người sử dụng có thể truy cập dữ liệu nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi.

5. Dữ liệu liên thông giữa các phòng ban

Khả năng tích hợp, liên thông dữ liệu giúp cho bộ máy làm việc của doanh nghiệp được tinh gọn, đồng bộ. Ví dụ, phần mềm chăm sóc khách hàng hỗ trợ cho phận kinh doanh, còn liên thông dữ liệu để marketing có thể nghiên cứu khách hàng, và bộ phận kế toán có thể cập nhật hóa đơn, chứng từ, xử lý công nợ…

6. Khả năng tích hợp, tùy chỉnh, mở rộng

Phần mềm có thể tích hợp với các ứng dụng từ bên thứ ba hoặc của riêng doanh nghiệp sẽ giúp việc quản lý vận hành tổng thể trở nên hiệu quả hơn. Khả năng tùy chỉnh, tự động hóa các quy trình kinh doanh theo đặc thù của từng doanh nghiệp cũng rất quan trọng.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp phát triển hơn thì khả năng thích ứng và mở rộng của phần mềm sao cho phù hợp với quy mô doanh nghiệp cũng nên được cân nhắc, tránh việc phải thay đổi hệ thống gây mất thời gian và lãng phí nguồn lực.