Kho hàng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu. Sai lệch số liệu trong kho hàng có thể khiến doanh nghiệp thất thoát hàng trăm triệu. Đây là vấn đề đau đầu nhất của hầu hết các chủ doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực, ngành nghề. Việc quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được chất lượng hàng hóa, tránh thất thoát, tồn đọng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phần mềm quản lý kho có thể giải quyết được triệt để vấn đề này?
Quản lý kho nói chung và quản lý xuất nhập tồn kho nói riêng là một công việc cực kỳ phức tạp đối với ngành kinh doanh. Bởi nếu muốn quản lý chính xác số lượng hàng hóa còn tồn trong kho bắt buộc quy trình kiểm soát phải thực sự chặt chẽ.
Để quản lý được hiệu quả, hầu hết các doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, công sức để đối chiếu dữ liệu, check lại những hạng mục không khớp với nhau. Nếu quá trình này bị lơ là, việc thất thoát và sai lệch hàng hóa trong kho sẽ ngày càng trở nên trầm trọng.
Làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả?
Phần mềm quản lý kho – Giải pháp hiệu quả cho mọi doanh nghiệp
Phần mềm quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa tồn trong kho, tình trạng xuất nhập kho mà không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức. Với những thao tác đơn giản, toàn bộ hàng hóa sẽ được hiển thị đầy đủ và chính xác, được phân loại theo hệ thống quy chuẩn của doanh nghiệp, dễ dàng trong việc tìm kiếm thông tin. Số lượng hàng hóa trong kho được đảm bảo chính xác, sẵn sàng cho công tác xuất nhập kho.
Với phần mềm quản lý kho, ngay khi hàng hóa sắp hết, phần mềm sẽ tự động lên kế hoạch nhập mới. Với những hàng hóa còn tồn quá nhiều trong kho, phần mềm cũng sẽ tự động thông báo để quản lý nắm được, tránh nhập thêm, dẫn đến tình trạng hàng còn thừa hoặc thiếu, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách khoa học, chặt chẽ, chính xác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Cơ chế quản lý kho hàng bằng phần mềm như thế nào?
Khi có hóa đơn bán hàng phát sinh, số lượng hàng hóa trong hóa đơn sau khi hoàn tất quá trình giao cho khách hàng sẽ được tự động trừ vào số lượng hàng hóa trong kho. Hàng hóa còn tồn sẽ được hiển thị ngay lập tức trên màn hình. Đồng thời cập nhật dữ liệu cho tất cả các bộ phận liên quan nhờ kết nối giữa phần mềm quản lý kho và phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm kế toán (hiện nay tất cả những phần mềm trên đều được tập hợp lại, tạo thành một hệ thống ERP tổng, liên kết với nhau, sử dụng một luồng dữ liệu thống nhất). Như thế quản lý hoặc chủ doanh nghiệp sẽ không còn gặp khó khăn trong quá trình quản lý nữa. Chỉ với một thao tác đơn giản, người quản lý có thể kiểm tra được dễ dàng số lượng hàng hóa còn tồn trong các kho hàng theo đúng thời gian thực.
Những ưu điểm của phần mềm quản lý kho hàng
Phần mềm quản lý kho là một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức. Phần mềm quản lý kho mang lại nhiều ưu điểm vượt trội như:Quản lý tồn kho mọi lúc, mọi nơi
Với phần mềm quản lý kho hàng, quản lý xuất nhập tồn, ngoài việc dữ liệu kho được cập nhật chính xác theo thời gian thực, các chủ doanh nghiệp còn có thể dễ dàng kiểm tra được dữ liệu hàng hóa còn tồn trong kho bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu với chức năng quản lý kho bằng thiết bị di động. Chỉ cần một chiếc máy tính bảng hoặc một chiếc điện thoại thông minh có kết nối Internet là người quản lý có thể nắm bắt được tình hình hàng hóa trong kho hàng mà không cần trực tiếp đến cửa hàng, thoải mái cho những chuyến công tác dài ngày hay những chuyến du lịch bên gia đình mà vẫn có thể chủ động lên kế hoạch để nhập mới hàng hóa hoặc giải phóng hàng tồn quá lâu.Quản lý chặt chẽ mọi quy trình nhập, xuất kho. Tự động thông báo tình hình hàng hóa trong kho qua các thiết bị di động, chi tiết đến từng mặt hàng, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Quản lý danh mục phân nhóm hàng hóa (cho phép định nghĩa mô hình phân cấp- cây thư mục hàng hóa n cấp) – Quản lý hàng hóa, Lô, Date, số serial/ IMEI, hạn sử dụng/ bảo hành của từng serial/ IMEI… Cho phép khai báo và quản lý kho hàng không giới hạn.- Quản lý kế hoạch nhập hàng, định mức, lập dự báo hàng tồn kho, hàng hết hạn sử dụng, cảnh bảo hết hàng khi tới ngưỡng…
- Quản lý sổ kho hàng hóa (dạng Pivote Table): tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ, xuất nội bộ, xuất bán, xuất trả, tồn cuối)…
- Các hệ thống ERP thường kết hợp khả năng quét mã vạch trực tiếp từ phần mềm theo nhiều kiểu khác nhau giúp theo dõi và quản lý từng mặt hàng trong kho dễ dàng hơn. Điều này cũng có thể hỗ trợ theo dõi số sê-ri và số lô, đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc tốt hơn và cho phép các công ty xác định và quản lý việc thu hồi sản phẩm hoặc các vấn đề khác hiệu quả hơn.
Quản trị hệ thống, phân quyền
- Chức năng quản trị hệ thống, phân quyền được quy định rõ ràng, giúp quản lý trong quá trình phân quyền, thêm user phù hợp với từng nhân viên.
- Quản trị nhóm user: cho phép thêm, sửa, xóa các nhóm user trong hệ thống
- Quản trị user: cho phép thêm, sửa, xóa các user. User được phân quyền vào nhóm nào thì sẽ có toàn quyền mà nhóm user đó được phân. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép 1 user nằm trong 2 hoặc nhiều nhóm (trong trường hợp user được kiêm nghiệm nhiều công việc của các nhóm khác nhau, khi đó quyền cao nhất của các nhóm đó sẽ được áp dụng cho user)
- Có thể giới hạn quyền của user trên hệ thống: không được xem nhà cung cấp, không được sửa dữ liệu trong quá khứ, không được xem giá vốn
Báo cáo, thống kê
Hệ thống quản lý hàng tồn kho ERP cung cấp khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ, cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất và xu hướng hàng tồn kho của bạn. Các hệ thống này có thể tạo báo cáo chi tiết về mức tồn kho, doanh thu sản phẩm, doanh số bán hàng và lợi nhuận, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về chiến lược hàng tồn kho của mình
- Phần mềm quản lý kho còn cho phép xuất, tổng hợp các báo cáo, hỗ trợ quá trình đánh giá, lên kế hoạch.
- Báo cáo sổ kho: Nhập-Nhập trả, Xuất-Xuất trả, Nhập nội bộ- Xuất nội bộ, Tồn cuối. Có thể xem chi tiết của từng kho hoặc tổng cộng nhiều kho…
- Báo cáo tồn kho, hết hàng, báo cáo Quản lý serial/imei, báo cáo hạn thẻ, theo dõi hàng tồn, công nợ phải trả, báo cáo mua hàng.
Bảo mật hệ thống
- Quản lý tài khoản sử dụng để đăng nhập vào chương trình. Phân quyền người dùng: Người nào – được sử dụng module nào, tính năng gì, phạm vi ra sao (thêm-sửa-xóa-tìm-in-xuất)
- Log: Theo dõi tình hình đăng nhập, nhật ký sử dụng chương trình giúp bạn dễ dàng tìm ra các hành vi nghi vấn, sai phạm của người sử dụng chương trình
- Quản lý truy cập: thiết lập cửa hàng nào được phép truy cập vào hệ thống. Chống tấn công từ chối dịch vụ (DOS): tự động thẩm định và từ chối quyền truy cập của các kết nối nghi vấn
- Cấu hình chính sách toàn hệ thống: cho phép tắt hoặc bật chế độ ngăn cấm việc nhập dữ liệu sai ngày tháng; sửa giá, xem giá vốn, sửa chiết khấu, sửa thuế, sửa/ đổi mặt hàng khuyến mãi đi kèm mã hàng khi bán. Chức năng này sẽ giảm thiểu được sai sót của người sử dụng và ngăn chặn được hành vi cố tình gian lận.
- Sao lưu và phục hồi dữ liệu
