Tùy vào đặc thù ngành và thực trạng tại doanh nghiệp mà sẽ có các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp riêng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần có 6 bước cơ bản cần lưu ý.
I. Yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp bao gồm 3 giai đoạn quan trọng: Số hóa (Digitization), Xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số (Digitalization) và Chuyển đổi số (Digital transformation). Để thành công trong quá trình chuyển đổi số, cần thực hiện một cách nghiêm túc hai giai đoạn quan trọng là Số hóa dữ liệu và Xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số.
Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng tương tự (analog) sang dạng số (digital), bằng cách sử dụng phương pháp thủ công hoặc tự động thông qua IoT. Xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số là quá trình tạo ra các quy trình sản xuất mới, dựa trên khả năng mà việc số hóa dữ liệu mang lại. Điều này đồng nghĩa với việc tích hợp các cơ chế tự động thông minh vào các quy trình sản xuất truyền thống và thay đổi chúng.
Đây là giai đoạn quyết định mà nhiều doanh nghiệp và tổ chức thường bỏ qua hoặc không đánh giá đúng mức. Chuyển đổi số là quá trình chuyển từ cách làm việc theo quy trình cũ sang quy trình mới. Quá trình chuyển đổi số tác động toàn diện đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp, bao gồm quy trình sản xuất, nguồn nhân lực, hạ tầng, chính sách, thói quen, mối quan hệ và văn hóa doanh nghiệp.
II. Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp
1. Đánh giá hiện trạng và mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp
Có một số bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Phân tích tác động và xu hướng bên ngoài
Việc phân tích này bao gồm nhà cung cấp, khách hàng, rào cản đối với sản phẩm mới, cạnh tranh và các sản phẩm/dịch vụ thay thế.
Phân tích các công nghệ số hiện có trong doanh nghiệp
Đánh giá việc cập nhật và tối ưu hóa các nền tảng công nghệ, khắc phục nhóm công nghệ chưa sẵn sàng cho chuyển đổi. Ngoài ra, nên tìm hiểu các công nghệ số đột phá tiềm năng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
Phân tích mô hình hoạt động và kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp
Đánh giá từ khía cạnh phục vụ khách hàng và tạo ra giá trị. Cần xem xét cách kết nối nguồn lực như quy trình, công nghệ, tổ chức, nhân sự và nguồn kinh phí để tạo ra giá trị cho khách hàng.
Việc phân tích con người và tiềm năng văn hóa là một yếu tố quan trọng. Công nghệ chỉ là một công cụ hỗ trợ, con người là yếu tố quyết định. Cần hiểu rõ năng lực, động lực và hệ thống khen thưởng, cũng như văn hóa tổ chức và tiềm năng để điều chỉnh theo thực tế. Điều này đảm bảo sự thành công của quá trình chuyển đổi số. Cần đảm bảo rằng mỗi nhân viên hiểu rõ mục tiêu, vai trò và nhiệm vụ của họ trong quá trình chuyển đổi số. Cần thiết lập một hệ thống truyền thông và trao đổi thông tin nội bộ hiệu quả. Văn hóa tổ chức cần phản ánh sự phản hồi mở và hướng tới mục tiêu chung.
Sau khi phân tích toàn bộ thực trạng hiện tại, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược và tiến hành chuyển đổi số.
2. Xây dựng chiến lược Chuyển đổi số
Sau khi có cái nhìn tổng quan về tình hình của doanh nghiệp, bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là xây dựng chiến lược chuyển đổi. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần thiết lập một tầm nhìn rõ ràng, bao gồm các mục tiêu chiến lược và các kết quả kinh doanh cụ thể. Điều này cho phép doanh nghiệp liên kết chiến lược số với chiến lược kinh doanh tổng thể để tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Trong quá trình xây dựng chiến lược chuyển đổi số, có ba câu hỏi chính cần được đặt ra:
Ngành kinh doanh đang hướng đến tương lai như thế nào?
Vai trò của doanh nghiệp sẽ là gì trong tương lai đó?
Làm thế nào để tạo ra một con đường phía trước cân bằng giữa sự định hướng và khả năng thích ứng liên tục?
Trong đó, quá trình chuyển đổi số phải hỗ trợ doanh nghiệp nhận biết và tận dụng các cơ hội kinh doanh phù hợp trong hiện tại, đồng thời triển khai các hoạt động phù hợp với tầm nhìn và định hướng trong tương lai.
3. Lập kế hoạch thực hiện chi tiết
Sau khi đã thiết lập chiến lược rõ ràng, việc lập kế hoạch thực hiện chi tiết là điều cần thiết để đạt được hiệu quả cao nhất. Dưới đây là một số bước cần thực hiện:
Xác định các sáng kiến số dựa trên mục tiêu định hướng: Các lựa chọn sáng kiến cần phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Mỗi sáng kiến nên tập trung vào một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể, đồng thời tránh sự chồng chéo giữa chúng.
Ưu tiên danh sách các sáng kiến số: Mỗi sáng kiến sẽ được gán một ngân sách và các nguồn lực riêng. Vì nguồn lực có hạn, việc xác định thứ tự ưu tiên cần dựa trên tầm quan trọng của mục tiêu và phân tích chi phí/lợi ích khi thực hiện sáng kiến đó.
Thiết lập tiêu chí đo lường và KPI cho sáng kiến: Để theo dõi tiến độ của từng sáng kiến, cần xác định tiêu chí đo lường và các KPI đi kèm. Mỗi KPI cần được ghi chép đầy đủ, bao gồm dữ liệu sử dụng, phương pháp thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu và cách đo lường KPI.
Thiết lập kế hoạch dự án: Mỗi sáng kiến số cần có một kế hoạch dự án ngắn gọn xác định rõ các mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan, tiến trình, rủi ro, vv. Để đảm bảo việc thực hiện dự án theo kế hoạch, quản lý dự án kỹ năng là rất quan trọng.
Đánh giá mức độ thành công: Việc đánh giá và truyền đạt hiệu quả của quá trình Chuyển đổi số tới tất cả các bên liên quan cần được thực hiện liên tục. Quan trọng là đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu rằng đây không phải là điểm dừng cuối cùng trong quá trình Chuyển đổi số, mà chỉ là một mốc đầu trên con đường dài phía trước.
4. Xây dựng nền tảng dữ liệu, công nghệ
Sự hạn chế linh hoạt trong nền tảng công nghệ đã gặp phải làm cho nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi số. Vì vậy, ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần tập trung đầu tư vào nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại. Các nền tảng dữ liệu và công nghệ này cần được thiết kế xung quanh các ưu tiên kinh doanh và có thể được chia thành hai nhóm chính:
Nền tảng làm việc nội bộ: Đây là các công nghệ nhằm tăng cường hiệu suất làm việc nội bộ của doanh nghiệp. Ví dụ, có thể sử dụng các công nghệ giúp quản lý tài liệu một cách hiệu quả, tăng năng suất làm việc của nhân viên và giảm chi phí nhân sự.
Nền tảng làm việc với khách hàng và đối tác: Đây là những công nghệ nhằm cải thiện quá trình tương tác và làm việc với khách hàng và đối tác. Các công nghệ này giúp thu thập thông tin từ khách hàng một cách hiệu quả hơn, đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng một cách nhanh chóng.
5. Chuẩn bị đội ngũ nhân lực thích hợp
Trong quá trình chuyển đổi số, nhân lực đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đạt được thành công. Doanh nghiệp có thể xem xét kết hợp cả hai phương án sau đây:
Đào tạo nhóm nhân sự nội bộ: Với đội ngũ nhân sự hiện tại, doanh nghiệp nên đầu tư vào việc đào tạo, tập trung vào việc chú trọng người dùng, cách áp dụng công nghệ mới vào thực tế và khuyến khích tư duy linh hoạt, sẵn sàng thay đổi và tiếp thu cái mới. Bằng cách này, theo thời gian, doanh nghiệp có thể tiếp tục phát triển chuyên môn nội bộ và không ngừng nâng cao năng lực.
Tuyển dụng nhân sự phù hợp: Trong lĩnh vực số hóa, nhiều doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụng hoặc thuê những người có chuyên môn về nghiên cứu, khám phá và ứng dụng các công nghệ mới. Khi có một nhóm nhân sự mới với chuyên môn phù hợp, khả năng thích ứng nhanh và sự mong muốn học hỏi điều mới, doanh nghiệp sẽ có cơ hội để đột phá và thành công trong quá trình chuyển đổi số.
6. Thực hiện số hóa thông tin, số hóa quy trình tiến tới chuyển đổi số tổng thể.
Sau khi đã có sự chuẩn bị đầy đủ về mục tiêu, kế hoạch và các nguồn lực cần thiết, đến lúc doanh nghiệp có thể bắt tay vào thực hiện quá trình chuyển đổi số. Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp cuối cùng khi tiến hành từng công việc và tác vụ theo kế hoạch, doanh nghiệp cần lưu ý ghi chép toàn bộ số liệu, thông tin và vấn đề liên quan để có dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá.
Số hóa thông tin
Số hóa thông tin là hạng mục cơ bản trong quá trình chuyển đổi số của tất cả các doanh nghiệp. Để hoàn thiện quá trình số hóa thông tin, doanh nghiệp cần tập trung vào các công việc sau:
Thu thập số lượng và chủng loại tài liệu, số liệu cần số hóa.
Phân loại tài liệu và chuẩn bị công nghệ, nền tảng để số hóa dữ liệu.
Thực hiện số hóa số liệu bằng các phương pháp phù hợp.
Kiểm tra chất lượng và số lượng tài liệu đã số hóa.
Số hóa quy trình
Số hóa quy trình cần được thực hiện cho cả quy trình nội bộ của doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Điều này giúp tăng năng suất xử lý công việc, giải quyết vấn đề và giảm thiểu chi phí nhân sự. Đồng thời, số hóa quy trình làm việc với khách hàng cũng giúp dễ dàng hơn trong việc tương tác và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Thực hiện chuyển đổi số
Chuyển đổi số ảnh hưởng toàn diện đến các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ và con người. Một chiến lược chuyển đổi số thành công bắt đầu từ sự thống nhất về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Cần nhớ rằng chuyển đổi số là một hành trình dài và diễn ra liên tục, không có điểm kết thúc. Vì vậy, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá định kỳ các quy trình chuyển đổi số theo trình tự và kết quả, từ đó điều chỉnh và cải thiện phù hợp nhất.
Có thể thấy, chuyển đổi số trong doanh nghiệp không phải là một quá trình dễ dàng và không có công thức chung nào cho tất cả ngành nghề, doanh nghiệp.
Trên đây là bức tranh các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp bạn có thể tham khảo.