Dưới đây là các phương pháp triển khai dự án ERP thành công mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai trong tổ chức
Khi muốn tiến hành áp dụng ERP trong tổ chức thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ được các khó khăn mà doanh nghiệp mình đang gặp phải, những thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong khoảng tương lai gần 3 – 5 năm tới để xác định được rõ ràng nhất và đúng nhất về nhu cầu đầu tư ERP cho tổ chức. Từ đó, xác định được phạm vi nghiệp vụ mà phần mềm cần triển khai để phù hợp với quá trình phát triển của doanh nghiệp.
2. Lập bản kế hoạch chi tiết
Lập kế hoạch chi tiết đóng một vai trò rất quan trọng cho sự thành công của việc triển khai ERP. Tất cả các mốc quan trọng phải được đặt ra một cách cụ thể và chi tiết trước khi bắt đầu triển khai bất kỳ dự án ERP nào. Tất cả các kế hoạch liên quan đến dự án phải được chia sẻ giữa tất cả các nhóm tham gia để mọi người nắm được công việc của mình và công việc có liên quan đến các mốc/mục tiêu cần thực hiện.
Điều quan trọng là tất cả các nhiệm vụ phải được sắp xếp theo một chuỗi logic và các đầu việc cần ưu tiên nên được xác định từ trước.
Nếu việc lập kế hoạch và đánh giá không được thực hiện thì khung thời gian dự án tổng thể sẽ vượt quá thời hạn và chi phí của dự án sẽ rất cao. Cuối cùng nó trở thành một trong những lý do lớn dẫn đến triển khai ERP thất bại.
3. Tuân thủ quy trình triển khai hệ thống ERP
Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai được nhà cung cấp đưa ra sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro khi xây dựng hệ thống ERP. Bởi khi mua phần mềm ERP, đồng nghĩa với doanh nghiệp mua cả các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế của nhà cung cấp. Chính vì vậy, việc khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn của hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực hiệu quả hơn, kiểm soát được các công việc cần phải làm và nắm được từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào.
4. Tránh tùy chỉnh hàng loạt
Tùy chỉnh một phần mềm ERP là một thách thức rất lớn đối với đơn vị triển khai và doanh nghiệp. Nếu có quá nhiều tùy chỉnh được đưa ra so với kế hoạch ban đầu, nhà cung cấp phần mềm ERP sẽ phải tốn rất nhiều thời gian để thực hiện các thay đổi.
Hầu hết các hệ thống ERP đều phù hợp 70% cho một công ty, 30% sẽ được tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù của công ty đó. Việc yêu cầu chỉnh sửa quá nhiều so với kế hoạch đưa ra ban đầu khiến dự án “trật bánh” khỏi mục tiêu chính. Vì vậy, việc tùy chỉnh hàng loạt các chức năng trong triển khai ERP là nên tránh.
5. Lựa chọn đối tác triển khai phần mềm ERP phù hợp
Sau khi xác định được nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ triển khai trong tổ chức thì doanh nghiệp cần phải đưa ra lựa chọn để chọn được đối tác triển khai hệ thống phù hợp để đạt được kết quả tốt.
Lựa chọn đối tác phù hợp rất quan trọng để đảm bảo hệ thống ERP triển khai thành công
Đối tác phải có nhiều kinh nghiệm và đã triển khai thành công giải pháp này ở nhiều doanh nghiệp khác nhau. Tiêu chí lựa chọn đối tác chính là đối tác cần hiểu rõ được ngành nghề cũng như những quy định, văn hóa doanh nghiệp của tổ chức để có thể đưa ra được các giải pháp đúng và phù hợp. Đặc biệt, khi có sự tham gia của các lãnh đạo cấp cao, giám đốc các phòng ban trong doanh nghiệp thì việc áp dụng ERP trong doanh nghiệp càng dễ thành công.
6. Xây dựng đội ngũ triển khai hệ thống ERP hoàn hảo
Các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình triển khai ERP nên là những người có kinh nghiệm và trách nhiệm công việc
- Về phía doanh nghiệp
Cần một người làm quản lý dự án. Người này sẽ trực tiếp báo cáo cho Ban chỉ đạo và là người điều hành chính từ phía doanh nghiệp. Chủ nhiệm dự án sẽ thiết lập các đối thoại, theo dõi tiến độ, điều phối ngân sách dự án, điều động nguồn lực,…
Muốn làm được những điều này Chủ nhiệm dự án phải là một người hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp và quyết định khi cần thiết.
- Về phía nhà triển khai ERP
Cần một người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách dự án và các nhà tư vấn khác: Tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật,… Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua chủ nhiệm dự án. Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật,… đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra trong bản định nghĩa yêu cầu, đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
7. Đảm bảo người dùng các nhân viên thực hiện trong hệ thống được đào tạo đầy đủ
Quá trình triển khai ERP chưa dừng lại sau khi đã xây dựng, cấu hình và cài đặt được hệ thống bởi phần mềm không thể tự vận hành được. Những người dùng bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để có thể sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất.
Việc đào tạo cần được thực hiện một các nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy. Do đó, để chạy tốt hệ thống thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nhân viên thao tác trên phần mềm được đào tạo bài bản.
Không ai phủ nhận những lợi ích lớn từ việc triển khai ERP tại doanh nghiệp. Song bất cứ công cụ mạnh mẽ nào cũng là con dao hai lưỡi. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ phần nào giúp doanh nghiệp hiểu thêm về tầm quan trọng của phần mềm ERP cũng như các yêu cầu để triển khai một hệ thống ERP thành công.