Phần mềm ERP tổng thể đã được xem là một giải pháp công nghệ thông tin hiệu quả, tuy nhiên việc triển khai dự án ERP đòi hỏi người quản lý cần nắm vững những lưu ý quan trọng. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng trong quá trình triển khai ERP:

1. Nắm vững về ERP và nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi triển khai dự án ERP, người quản lý cần tìm hiểu kỹ về ERP và những thách thức hiện có trong doanh nghiệp, đồng thời xác định rõ nhu cầu thay đổi cụ thể. Việc này giúp cho nhà cung cấp ERP có thể tư vấn hiệu quả về quy trình tổng thể và các vấn đề nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều phương án để lựa chọn. Đồng thời, trong quá trình chuẩn bị, doanh nghiệp cần chuẩn bị tinh thần, đặc biệt là xây dựng sự tin tưởng và thiện chí làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.

2. Quản lý ngân sách hợp lý

Triển khai phần mềm ERP đòi hỏi việc tích hợp và quản lý nguồn lực trong doanh nghiệp một cách toàn diện, điều này làm cho quá trình triển khai ERP phức tạp hơn nhiều so với việc triển khai các phần mềm độc lập. Điều này cũng đồng nghĩa với việc nhà cung cấp phải đối mặt với nhiều khó khăn hơn. Một phần mềm ERP tốt phải đáp ứng được yêu cầu chi tiết của từng nhân viên và đồng thời giải quyết được mối quan hệ toàn diện giữa các phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này đẩy chi phí triển khai dự án ERP lên rất cao.

Ngoài ra, việc hoàn thiện một hệ thống ERP đầy đủ cũng đòi hỏi nhiều chi phí, bao gồm việc mua bản quyền, tư vấn và tùy chỉnh, cũng như các chi phí duy trì hàng năm và nâng cấp. Một trong những chi phí không thể thiếu là chi phí đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Do đó, giá trị của một phần mềm ERP sẽ cao hơn rất nhiều so với các phần mềm độc lập, nhưng đồng thời nó mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp.

Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý ngân sách một cách hiệu quả và tính toán các chi phí phát sinh một cách hợp lý, đảm bảo không gặp phải tình trạng thiếu kinh phí trong quá trình triển khai.

3. Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp

Việc triển khai dự án ERP không chỉ là trách nhiệm của một đơn vị thực hiện mà cần sự tham gia của toàn bộ đội dự án nội bộ. Quá trình triển khai không chỉ bao gồm việc mua giải pháp, thử nghiệm và triển khai phần mềm, mà còn yêu cầu thành viên trong đội dự án nội bộ hiểu rõ về các hoạt động kinh doanh để có thể đáp ứng tốt yêu cầu của doanh nghiệp.

Một yếu tố quan trọng khác là sự cam kết từ cấp lãnh đạo, bởi họ sẽ đóng vai trò dung hòa và lựa chọn hướng giải quyết cuối cùng nếu có mâu thuẫn giữa các thành viên trong đội dự án nội bộ hoặc giữa hai bên.

4. Tăng cường quá trình đánh giá từ phía nhà cung cấp

Trong quá trình triển khai phần mềm ERP, không nên vội vàng rút ngắn quá trình đánh giá từ phía nhà cung cấp. Việc đánh giá đầy đủ và kỹ lưỡng giúp xác định các vấn đề mà doanh nghiệp đang đối diện và tìm ra giải pháp phù hợp nhất. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp lớn với quy mô nhân sự lớn, việc lựa chọn cần được tiến hành cẩn thận.

5. Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết

Một kế hoạch triển khai chi tiết giúp thể hiện rõ tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp và đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai và kiểm soát các vấn đề có thể phát sinh. Trách nhiệm trong việc lập kế hoạch này thuộc về cả đơn vị triển khai và doanh nghiệp.

Kế hoạch cần có mục tiêu rõ ràng, ngân sách cụ thể và sẵn sàng đối mặt với các chi phí phát sinh do những vấn đề không lường trước. Đặc biệt, trong quá trình triển khai dự án ERP, cần thiết lập các mốc thời gian cho từng giai đoạn một cách chính xác nhằm tránh sự cố, đảm bảo không phát sinh thêm chi phí và duy trì tinh thần của đội dự án.

6. Xác định thời điểm triển khai hợp lý

Thời điểm triển khai là một yếu tố quan trọng thường bị doanh nghiệp bỏ qua. Tuy nhiên, thời gian triển khai dự án ERP kéo dài từ 6 tháng đến vài năm, trong thời gian này, một số hoạt động trong doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng và thay đổi. Do đó, cần lên lịch triển khai vào thời điểm thị trường yêu cầu ít khắt khe nhất trong năm và không kỳ vọng có doanh thu lớn ngay sau đó

"Quản lý dự án ERP thành công đòi hỏi người quản lý phải có sự kết hợp linh hoạt giữa chiến lược, kỹ năng lãnh đạo, và khả năng điều phối nguồn lực. Bằng cách xác định rõ mục tiêu, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, và ứng dụng công nghệ thông minh, dự án ERP sẽ không chỉ mang lại sự tối ưu hóa về quy trình mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Quan trọng hơn hết, sự linh hoạt và khả năng xử lý tình huống sẽ giúp người quản lý vượt qua các thách thức, đảm bảo dự án ERP được triển khai đúng tiến độ và mang lại giá trị tối đa."