Sử dụng các sản phẩm phần mềm để quản lý hoạt động đã trở thành một yêu cầu cấp thiết trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, và lĩnh vực giáo dục không phải là ngoại lệ. Các trung tâm giáo dục đang chuyển đổi từ phương pháp quản lý truyền thống sang các giải pháp hiện đại, trong đó có việc áp dụng phần mềm ERP. Nhưng một vấn đề lớn nảy sinh là làm thế nào để chọn lựa một hệ thống ERP phù hợp cho trường học của bạn? Quyết định này có thể đặc biệt quan trọng, vì vậy, bạn có thể tham khảo những gợi ý sau để hiểu rõ hơn về những điều cần thiết của một hệ thống ERP xuất sắc.
I. Tại sao cần sử dụng ERP cho ngành đào tạo
- Thứ nhất, ERP giúp tối ưu hóa quản lý tài nguyên như nhân sự, vật liệu, và tài chính, giúp các trung tâm giáo dục nâng cao hiệu suất vận hành. Qua việc tự động hóa các quy trình hành chính và quản lý, ERP giảm bớt công việc lặp lại, giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác trong các hoạt động quản trị. - Thứ hai, ERP tạo ra sự tích hợp thông tin toàn diện, giúp cải thiện khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Các bộ phận khác nhau trong trung tâm giáo dục có thể chia sẻ thông tin một cách hiệu quả, từ việc quản lý học viên và giáo viên đến việc theo dõi tiến trình giảng dạy. Điều này không chỉ tăng cường sự linh hoạt và phản hồi, mà còn tạo điều kiện cho quyết định chiến lược thông tin hóa và linh hoạt, đặt lĩnh vực giáo dục vào tầm cao mới trong môi trường cạnh tranh và đa dạng ngày nay.
II. Những lưu ý khi chọn phần mềm ERP
1. Hiệu quả chi phí:
Việc xác định trước chi phí của một hệ thống ERP luôn cần được cân nhắc đầu tiên. Đối với điều này, cần phải nhận thức được giá cơ sở và chi phí thực sự của ứng dụng ERP.Chi phí thực sự bị ảnh hưởng bởi tổng chi phí sở hữu (TCO) cho tất cả các yêu cầu tùy chỉnh trong một thời gian dài. Chi phí thực sự của bạn có thể khác nhau tùy theo tổng số người dùng, cách triển khai phần mềm và liệu phần mềm có bất kỳ nhu cầu bảo trì nào không. Cuối cùng, bạn cần xác định xem ROI có cao hơn TCO hay không.
2. Tính khả dụng trực tuyến hoặc ngoại tuyến:
Mô hình ngoại tuyến của hệ thống ERP sẽ có lợi hơn nếu trường học của bạn không có truy cập internet suốt ngày đêm. Trong khi đó, mô hình trực tuyến hữu ích hơn vì nó cho phép người dùng truy cập công cụ từ mọi nơi, mọi lúc và đóng vai trò là một lựa chọn tuyệt vời để hỗ trợ các lớp học trực tuyến.
3. Năng lực công nghệ
Trước khi lựa chọn, điều không thể thiếu là kiểm tra khả năng của hệ thống, liệu nó có được phát triển bằng công nghệ mới nhất hay không và có thể đáp ứng nhu cầu của tổ chức bạn hay không. Yếu tố quan trọng nhất là kiểm tra xem phần mềm có thể được tùy chỉnh theo sở thích của bạn hay không.
4. Thân thiện với người dùng
Phần mềm đám mây ERP tốt nhất là phần mềm dễ sử dụng bởi nhân viên nhà trường, phụ huynh và học sinh. Giúp dễ dàng tìm ra cách sử dụng giải pháp ERP và làm việc với nó không nên rườm rà và tốn thời gian.
5. Khả năng mở rộng
Khi có được công cụ ERP, khả năng mở rộng phải luôn được cân nhắc. Điều này là do nếu một tổ chức quyết định mở rộng, thì các nhiệm vụ quản lý của tổ chức đó có thể được cung cấp bởi cùng một phần mềm thay vì tìm kiếm nhà cung cấp và sản phẩm mới.
6. Hỗ trợ khách hàng & đào tạo
Điều cần thiết là xác minh xem nhà cung cấp phần mềm có cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo dưới dạng SOP, phần Câu hỏi thường gặp, video đào tạo, đào tạo trực tiếp hoặc cộng đồng người dùng hay không. Cơ sở đào tạo và hỗ trợ khách hàng là hai tính năng thiết yếu hữu ích cho giáo viên, phụ huynh và học sinh khi làm việc với phần mềm mới được cài đặt.
7. Cập nhật tự động & thường xuyên
Một yếu tố quan trọng khác định hướng cho việc lựa chọn hệ thống ERP là phần mềm có được cập nhật và nâng cấp tự động thường xuyên để ngang tầm với các đối thủ hay không.
8. Năng lực của đơn vị triển khai
Việc lựa chọn nhà cung cấp ERP cũng quan trọng không kém để đảm bảo rằng ứng dụng ERP mà bạn quyết định cài đặt cho trường học của mình mang lại hiệu suất tốt nhất. Xem xét đánh giá của khách hàng và uy tín của nhà cung cấp sẽ luôn giúp bạn quyết định tốt hơn.
III. Kết luận
Từ những điểm đã thảo luận ở trên, bạn đã hiểu rằng một giải pháp ERP cần được phát triển và triển khai với công nghệ hiện đại nhất, có khả năng mở rộng, cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng đáng khen ngợi và được cập nhật thường xuyên. Khả năng truy cập trực tuyến của một ứng dụng ERP thực sự là một thuộc tính chiến thắng vì nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành các lớp học trực tuyến. Ngoài điều này, ROI phải lớn hơn tổng chi phí sở hữu và tổng thể công cụ phải thân thiện với người dùng.