Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có thể là một công việc phức tạp ảnh hưởng đến nhiều bộ phận của doanh nghiệp. Do đó việc thiết lập một kế hoạch và một quy trình triển khai ERP  là khâu quan trọng quyết định sự thành-bại của dự án.

Quy trình triển khai ERP trong thực tế

Để một dự án ERP thành công, luôn đi theo một quy trình chuẩn với sự tham gia của đội ngũ dự án là những cán bộ phụ trách với nhiều năm kinh nghiệm.

Đặc biệt, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế trong quá trình triển khai phần mềm: từ quy trình nghiên cứu các bài toán của doanh nghiệp đến các bước tư vấn, khảo sát, triển khai, Kkểm thử sản phẩm (Test) trước khi update cho khách hàng và cuối cùng là quy trình bảo hành sản phẩm…) được áp dụng một cách rất chặt chẽ. Cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng, cùng phong cách làm việc chuyên nghiệp, nhằm thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu khắt khe của khách hàng, cũng như chuẩn mực, quy định của Việt Nam và quốc tế.

Sau khi ký hợp đồng triển khai giải pháp ERP thì quy trình triển khai dự án erp tại doanh nghiệp thường sẽ được thực hiện như sau:

• Khảo sát tại doanh nghiệp

Bước khảo sát khi triển khai hệ thống ERP đặc biệt quan trọng. Ngay sau khi kickoff dự án đội dự án sẽ có đội dự án xuống làm việc trực tiếp với từng bộ phận trong doanh nghiệp để lắng nghe yêu cầu từ khách hàng và tư vấn cho khách hàng. Chính vì vậy, doanh nghiệp trong ngành xây dựng và nhà cung cấp cần có sự làm việc và bàn bạc chi tiết và chính xác mọi vấn đề để tiết kiệm thời gia trước khi áp dụng giải pháp.

• Phân tích thiết kế

Khâu phân tích thiết kế hệ thống là bước tiếp theo sau khảo sát. Sau bước này đội dự án sẽ viết tài liệu URD mô tả chi tiết các chức năng cần có cho từng module phần mềm đáp ứng các yêu cầu công việc của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Tài liệu này sẽ được đội dự án 2 bên thống nhất trước khi đưa sang bộ phận lập trình.

• Lập trình hệ thống

Dựa vào tài liệu URD đội lập trình sẽ thiết kế các chức năng phù hợp. Thời gian thiết kế sẽ phụ thuộc vào các chức năng cần thiết có trong phần mềm.

• Test hệ thống

Sau khi đội lập trình hoàn thiện các chức năng thì đội test của đơn vị phần mềm sẽ test các chức năng, tìm kiếm các lỗi, nếu quá trình test không còn lỗi thì phần mềm sẽ được chuyển giao sang khách hàng.

• Vận hành thử (Golive)

Sau khi hoàn thành cấu hình, doanh nghiệp cần phải chuyển sang giai đoạn thử nghiệm để có thể đảm bảo rằng mọi thứ đang hoạt động bình thường.

Đơn vị CNTT sẽ cử nhân sự để đào tạo các key user sử dụng và vận hành hệ thống. Kiểm tra và vận hành thử là một phần quan trọng của quá trình triển khai ERP vì nó sẽ cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất của hệ thống và giúp thực hiện một quá trình chuyển đổi suôn sẻ.

Để quá trình triển khai ERP thực sự thành công, nhà quản lý và điều hành cần phải liên tục giám sát và kiểm tra chất lược và độ hiệu quả khi đưa giải pháp công nghệ này vào thực tế. Từ đó, khi cần thiết, doanh nghiệp và nhà cung cấp có thể có những điều chỉnh phù hợp hơn với yêu cầu sản xuất kinh doanh thực.

• Nghiệm thu hệ thống

Sau thời gian vận hành nếu quy trình không gặp bất kỳ trục trặc gì thì đơn vị phần mềm và doanh nghiệp sẽ tiến hành tổng kết lại dự án, nghiệm thu và kết thúc dự án.

Hãy chuẩn bị sẵn sàng khi hệ thống bắt đầu đi vào hoạt động. Thời gian đầu, có thể có các vấn đề tiềm ẩn, vì có nhiều bộ phận cùng hoạt động trên cùng một hệ thống và có thể là một số nhân viên gặp khó khăn trong sử dụng. Do đó, nhóm dự án nên sẵn sàng trả lời các câu hỏi, giúp người dùng hiểu hệ thống và cố gắng khắc phục mọi sự cố. Đối tác triển khai của bạn có thể trợ giúp khắc phục sự cố nếu cần. Có thể mất thời gian để người dùng thích nghi với hệ thống và đạt được mức tăng năng suất như mong đợi.

                                                       Quy trình triển khai hệ thống ERP