Việc các doanh nghiệp dược ứng dụng phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một nền tảng công nghệ vững chắc, kiểm soát tốt hơn mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, hệ thống ERP này trong ngành Dược nên được triển khai như thế nào để đảm bảo tính hiệu quả, chính xác?

Các bước triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp dược phẩm

Để một triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp dược phẩm thành công nhất định doanh nghiệp cũng như nhà cung cấp sản phẩm phải lên một kế hoạch gồm các bước tỉ mỉ và thống nhất thời gian thực hiện cho từng bước. Bản kế hoạch này sẽ là kim chỉ nam cho các hoạt động phối hợp giữa hai bên. Ngoài ra, các bước triển khai cẩn thận và hợp lý sẽ quyết định rất lớn đến sự thành công của dự án.Đặc biệt trong lĩnh vực dược phẩm, đây là ngành có nhiều yêu cầu khắt khe về quản lý sản xuất, cũng như quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn y tế trong nước và quốc tế. Nếu không có sự tìm hiểu, chuẩn bị kỹ càng mọi bước trước khi đưa giải pháp ERP vào hoạt động sản xuất, khả năng phát sinh các lỗi hay giải pháp không đạt được kỳ vọng của doanh nghiệp là đều rất dễ có thể xảy ra.

Một dự án ERP muốn được áp dụng thành công nên được thực hiện theo các bước như sau:

• Khảo sát thực tiễn tại doanh nghiệp ngành dược

Đây là bước triển khai đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong kế hoạch triển khai hệ thống ERP. Ngay sau khi khởi động dự án ERP, đơn vị cung cấp giải pháp sẽ khảo sát quy trình làm việc của doanh nghiệp, lắng nghe những yêu cầu, kỳ vọng của từng bộ phận, từ đó lấy dữ liệu để viết tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng. Bước khảo sát cũng đặc biệt quan trọng bởi với doanh nghiệp sản xuất dược yêu cầu nhiều tiêu chuẩn đối với nguyên vật liệu đầu vào, quá trình bán thành phẩm và thành phẩm, ngoài ra cần tuân thủ các tiêu chuẩn chung của ngành dược như: GMP, GLP, GSP…

• Phân tích xây dựng và thiết kế bộ giải pháp ERP cho doanh nghiệp

Sau bước khảo sát tại doanh nghiệp dược, nhóm dự án của nhà cung cấp phần mềm sẽ viết tài liệu URD mô tả chi tiết các chức năng cần có trong từng module, đáp ứng các yêu cầu công việc của từng bộ phận trong doanh nghiệp.

Tài liệu này cũng sẽ được đưa ra thảo luận giữa nhóm dự án của hai bên. Sau khi đạt được sự thống nhất cuối cùng, các tài liệu trên giấy này sẽ được lên hình khối bởi bộ phận lập trình của nhà cung cấp.

• Lập trình hệ thống ERP theo phân tích

Dựa vào tài liệu URD đã được duyệt, nhóm lập trình sẽ thiết kế các chức năng tương ứng trên phần mềm. Thời gian thiết kế sẽ phụ thuộc vào các chức năng cần phải có trong giải pháp. Các chức năng càng phức tạp sẽ càng tiêu tốn nhiều thời gian và ngược lại.

• Test hệ thống

Sau khi được hoàn thiện các chức năng, phần mềm sẽ nhóm thử nghiệm của nhà cung cấp sẽ kiểm tra các chức năng, tìm kiếm các lỗi. Nếu quá trình kiểm tra không phát hiện ra các tồn tại, phần mềm ERP đó sẽ được chuyển giao sang doanh nghiệp vận hành thử.

• Vận hành thử tại doanh nghiệp dược

Nếu như hệ thống được kiểm tra tại đơn vị cung cấp là bài kiểm tra lý thuyết, thì việc vận hành tại doanh nghiệp chính là bài kiểm tra thực hành. Vận hành thử là một phần vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai ERP, vì nó sẽ cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp toàn diện về hiệu suất của hệ thống đồng thời, hỗ trợ thực hiện một quá trình chuyển đổi suôn sẻ.

Trong hoạt động này, nhà điều hành doanh nghiệp cần phải liên tục giám sát và kiểm tra chất lượng, hiệu quả khi đưa giải pháp công nghệ này vào thực tế. Nếu như có bất kỳ điểm nào cần phải chỉnh sửa để gần hơn với yêu cầu thực tế, doanh nghiệp cần nắm được và báo cho đơn vị cung cấp sửa đổi hoặc cải thiện bộ giải pháp ERP này.

• Nghiệm thu hệ thống ERP tại doanh nghiệp

Sau thời gian vận hành thử, đơn vị cung cấp phần mềm và doanh nghiệp sẽ tiến hành tổng kết lại dự án, nghiệm thu và kết thúc dự án. Tuy nhiên điều kiện tiên quyết để đạt được điều này, chính là không có bất kỳ lỗi nào phát sinh trong quá trình phần mềm ERP được ứng dụng thử.

Bên cạnh đó, mặc dù dự án đã kết thúc, đơn vị cung cấp cần hỗ trợ hoặc thực hiện các hoạt động bảo hành trong trường hợp cần thiết tại doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc vào từng thỏa thuận giữa hai bên, nhưng hoạt động bảo hành là cần thiết để có thể triển khai hệ thống ERP một cách hoàn hảo nhất trong doanh nghiệp dược.

Các lưu ý để triển khai hệ thống ERP thành công trong doanh nghiệp dược

Ngoài đặc biệt đầu tư cho các bước triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp trong ngành dược cần lưu ý đến một vài yếu tố có ảnh hưởng không nhỏ đến thành công của dự án như:

• Chú trọng khâu chọn nhà cung cấp: Hiện nay có khá nhiều nhà cung cấp ERP trên thị trường để doanh nghiệp có thể lựa chọn, bao gồm cả nhà cung cấp nội và ngoại. Để triển khai hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP trong lĩnh vực dược.
• Chú trọng khâu duyệt tài liệu mô tả URD (tài liệu mô tả chức năng). Tài liệu URD là tài liệu mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu chuyên biệt của từng bộ phận trực thuộc. Đó là cơ sở để nhóm lập trình xây dựng lên các chức năng tương ứng trên hệ thống phần mềm. Do vậy, trong quá trình triển khai dự án, tài liệu mô tả URD càng chính xác, việc sửa cấu trúc phần mềm sẽ càng được hạn chế.
• Chú trọng khâu đào tạo người dùng cuối (End User). Là người trực tiếp tham gia vận hành hệ thống ERP, người dùng cuối phải là người nắm rõ hệ thống hơn cả, đặc biệt là các công việc trong phạm vi được phân quyền của mình.
• Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng đến hoạt động đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp. Việc bổ sung các hiểu biết cho họ về hệ thống sẽ giúp tăng chất lượng hoạt động trên hệ thống ERP, hỗ trợ doanh nghiệp tiến gần hơn các mục tiêu sản xuất kinh doanh.