1. Phần mềm quản lý nhân sự HRM là gì?

HRM – Human Resource Management - Quản trị nguồn nhân lực. Quản lý toàn bộ các hoạt động nhân sự, các quyết định liên quan tới nhân sự trong doanh nghiệp được gọi chung là quản trị nguồn nhân lực. Phần mềm quản lý nhân sự HRM là công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp trong công tác quản trị nhân sự. 

Phần mềm quản lý nhân sự là nền tảng để doanh nghiệp khai thác nguồn lực hiệu quả, tăng năng lực nhân sự, tạo sự gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Quản trị nguồn nhân lực gồm nhiều hoạt động khác nhau. Với sự hỗ trợ của phần mềm, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo mọi hoạt động thực hiện đầy đủ, hiệu quả cao, đem lại lợi ích và giá trị như mong đợi. 

2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự?

Phần mềm quản lý nhân sự HRM đóng vai trò quan trọng, giúp quản lý công việc khoa học, tối ưu. Phát huy tối đa sức mạnh nguồn nhân lực giúp tăng năng suất, giảm lãng phí, từ đó đảm bảo thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo quyền lợi và con đường phát triển sự nghiệp cho từng nhân viên. Phần mềm cũng cho nhà quản trị hiểu rõ nhân sự, đưa ra các quyết định phù hợp, tạo sự thống nhất giữa nhân lực và mục tiêu tổ chức.

Nhân sự đóng vai trò nòng cốt trong doanh nghiệp. Đội ngũ này có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh, tạo sự phát triển mạnh mẽ cho tổ chức. Quản trị nhân sự là cách để doanh nghiệp duy trì tổ chức ổn định, bền vững và phát triển lên tầm cao mới. 

Quản lý nhân lực tốt sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh như thế nào? Trong môi trường cạnh tranh gay gắt, nhân sự càng có năng lực tốt, làm việc phù hợp với khả năng sẽ tạo ra các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao, sáng tạo, khác biệt trong thời gian tối ưu. Nhanh hơn, tốt hơn, sáng tạo và khác biệt hơn sẽ là yếu tố giúp doanh nghiệp cạnh tranh và đứng vững trên thị trường. Đây cũng là một trong những lý do thôi thúc doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý HRM để tuyển chọn, bồi dưỡng và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả. Tóm lại:

Lợi ích phần mềm quản lý nhân sự với doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất lao động

• Đánh giá năng lực hiệu quả, khen thưởng hợp lý

• Tuyển dụng hiệu quả, phù hợp

• Cải thiện quy trình quản lý nhân sự

3. Phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp nào?

Các tập đoàn, tổng công ty có quy mô lớn, cơ cấu nhân sự đa dạng, phức tạp là đối tượng đầu tiên cần ứng dụng phần mềm quản trị nhân lực. Thông thường, các tập đoàn sẽ có nhiều chi nhánh, phải quản lý nhân sự từ xa và có nhiều đặc thù trong công tác quản lý. Để làm tốt công tác quản lý, họ không thể sử dụng cách thủ công.

Nhà máy sản xuất có quy mô từ 1000 nhân sự, cơ chế chấm công, tính lương đa dạng, hoạt động sản xuất đặc thù cũng rất cần tới hệ thống phần mềm quản trị nhân sự.

Các doanh nghiệp quy mô vừa, từ 200 nhân sự trở lên, hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau cũng có thể tìm đến giải pháp quản trị nhân sự phù hợp.

4. 8 tính năng nổi bật của hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tốt

• Quản lý cơ cấu tổ chức: Danh sách đơn vị/phòng ban; Sáp nhập/giải thể đơn vị; Mô hình tổ chức đơn vị; Kế hoạch nhân sự hàng năm

• Quản lý tuyển dụng: Lên định biên nhân sự hàng năm; Lên quy trình tuyển dụng; Cập nhật, lưu trữ thông tin ứng tuyển; Đánh giá và thi tuyển online; Thực hiện lên chế độ chính sách; Thực hiện gửi email đàm phán với ứng viên; Chuẩn bị thủ tục tiếp nhận; Tiếp nhận ứng viên; Tự động sinh hồ sơ nhân sự

• Quản lý nhân sự: Thông tin cá nhân; Thông tin hợp đồng/pháp lý; Quá trình công tác; Chính sách, chế độ, bảo hiểm

• Chấm công tính lương: Cấu hình ca làm việc, kí hiệu chấm công linh hoạt; Phân ca làm việc; Cho phép cấu hình nghỉ lễ/nghỉ kế hoạch/làm bù; Chấm công tháng; Tổng hợp chấm công tháng; Báo cáo chấm công

• Quản lý đào tạo: Lập kế hoạch; Thành lập lớp học; Tổ chức đào tạo; Kết quả đào tạo

• Quản lý đơn từ: Khởi tạo yêu cầu; Phê duyệt; Thống kê, kiểm soát

• Biến động lao động: Lao động mới tăng; Bổ nhiệm, miễn nhiệm; Luân chuyển, điều động; Kiêm nhiệm, biệt phái; Gián đoạn, thôi việc

• Báo cáo thống kê: Hệ thống cảnh báo, nhắc nhở nghiệp vụ (nâng lương, hợp đồng, bổ nhiệm,...); Biểu đồ thống kê, phân tích nhanh; Hệ thống báo cáo theo mẫu có sẵn; Hệ thống báo cáo động, tìm kiếm thông minh --> Xuất dữ liệu dễ dàng; Phân quyền xem các loại báo cáo linh hoạt tùy theo đối tượng người dùng

5. Kinh nghiệm lựa chọn và triển khai phần mềm quản lý nhân sự

Dự vào một số tiêu chí dưới đây để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp:

• Quy mô kinh doanh

Quy mô nhân sự khác nhau sẽ có nhu cầu quản lý khác nhau. Tính năng phần mềm cần có cũng khác nhau. Ban đầu, doanh nghiệp hãy chọn phần mềm phù hợp với quy mô kinh doanh.

Lưu ý: Phần mềm quản lý cần có khả năng mở rộng trong tương lai để đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô kinh doanh.

• Nhu cầu nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự quản lý những gì?

Nhu cầu quản trị rất đa dạng, mỗi doanh nghiệp lại có những nhu cầu quản trị khác nhau. Phần mềm từ các nhà cung cấp cũng có những điểm khác biệt trong tính năng. Vì thế, cần nắm rõ nhu cầu quản lý của tổ chức để tìm hiểu và chọn phần mềm.

• Bộ tính năng bổ sung

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ có bộ tính năng cốt lõi. Ngoài các tính năng này, phần mềm cần có bộ tính năng bổ sung để đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của từng doanh nghiệp. Hơn nữa, khi nhu cầu quản lý mở rộng, phần mềm cũng cần điều chỉnh cho phù hợp.

• Giá phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm có thể thuê theo tháng/năm hoặc mua đứt. Chi phí đầu tư cũng khác nhau. Phần mềm từ nước có thường có giá cao hơn so với các phần mềm phát triển ở trong nước.
Các dạng phần mềm cho thuê theo gói hàng tháng/năm thường sẽ có bảng giá công khai để tham khảo. Phần mềm yêu cầu cần thiết kế, tuỳ chỉnh, tích hợp thêm sẽ có chi phí khác hẳn. 

Vì vậy, doanh nghiệp luôn cần nắm rõ nhu cầu sử dụng và tham khảo chi phí kỹ lưỡng khi chọn phần mềm.

6. Chi phí đầu tư phần mềm quản lý nhân sự HRM

Chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự HRM còn tùy thuộc vào từng nhà cung cấp và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Hãy liên hệ tới nhà cung cấp uy tín để được tư vấn cụ thể phần mềm phù hợp với nhu cầu sử dụng.