Kế hoạch nguồn nhân lực là một trong những nội dung chủ yếu và hết sức quan trọng đối với quá trình quản trị doanh nghiệp. Lập kế hoạch nguồn nhân lực là quá trình triển khai các hoạt động nghiên cứu, đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực và xây dựng các chương trình kế hoạch nhằm đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đúng số lượng, số người và được bố trí đúng nơi, đúng lúc, đúng chỗ.
Như vậy lập kế hoạch nguồn nhân lực bao gồm việc xác định nhu cầu về nguồn nhân lực (số lượng và chất lượng), xác định nguồn cung các chính sách và các giải pháp để cân đối cung và cầu nguồn nhân lực của tổ chức tại một thời điểm nhất định nào đó tương đương.
Các bước chính để lập kế hoạch nguồn nhân lực
Kế hoạch nguồn nhân lực được thực hiện như thế nào? Bởi vì công việc nhân sự bao gồm nhiều khía cạnh, từ tuyển dụng đến tuyển dụng, đào tạo và phát triển và đối phó với sự thay đổi, có những bước chính cần thực hiện để đảm bảo mọi thứ được giải quyết hiệu quả.
1. Đánh giá năng lực nguồn nhân lực:
Một trong những bước đầu tiên trong hoạch định nguồn nhân lực là xác định nhu cầu nhân sự hiện tại của một tổ chức. Đó là một bước quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực. Trước khi thực hiện các bước để thuê nhân viên mới hoặc tạo một vị trí hoặc vai trò hoàn toàn mới, điều quan trọng đối với một tổ chức là phải đánh giá tài năng mà họ đã có sẵn.
Bộ phận nhân sự có thể xác định năng lực nhân lực theo nhiều cách, chẳng hạn như bằng cách xem qua các đánh giá hiệu suất trong quá khứ và nhận phản hồi từ nhân viên.
2. Xác định yêu cầu nhân sự:
Mục tiêu của bộ phận nhân sự là đảm bảo rằng tất cả các nhu cầu nhân lực của tổ chức đều được giải quyết, có nghĩa là tất cả các vị trí tuyển dụng đều được lấp đầy, vai trò mới được tạo ra theo nhu cầu của tổ chức và nhân sự hiện tại đủ để đáp ứng sản xuất hàng ngày.
Ngoài ra, đội ngũ nhân sự cũng cần dự báo các yêu cầu nhân lực trong vài tháng hoặc vài năm tới. Họ phải quyết định xem có cần thuê thêm người hay bám sát nhân viên hiện tại hay không nhưng cải thiện kỹ năng và năng suất của họ thông qua đào tạo và phát triển.
Cần tập trung hơn vào việc quản lý cung và cầu nhân lực của tổ chức. Nói về điều này, có hai điều phải được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch: dự báo cung và dự báo nhu cầu.
Dự báo nguồn cung liên quan đến việc xác định các nguồn lực có sẵn để đáp ứng nhu cầu nhân lực của tổ chức. Để làm điều này, một kho kỹ năng phải được thực hiện. Quá trình này liên quan đến việc biết ai trong số các nhân viên có thể thực hiện công việc. Đội ngũ nhân sự cũng cần xem xét các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như tuyển dụng tiềm năng.
Dự báo nhu cầu đang xác định nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai. Trong quá trình này, hai điều phải được tìm ra – số lượng nhân viên cần được tuyển dụng và tầm cỡ tài năng cần có để điền vào các vai trò.
3. Kết hợp các kế hoạch nhân sự với chiến lược tổng thể của công ty:
Sau khi đánh giá năng lực nhân sự hiện tại, đã đến lúc kết hợp kế hoạch với chiến lược tổng thể của tổ chức để mua lại từ các nhà lãnh đạo và các bên liên quan. Lập kế hoạch chiến lược được thực hiện để tìm ra lý do tại sao công ty kinh doanh và mục tiêu dài hạn của nó là gì. Bởi vì nguồn nhân lực là một phần của mọi thứ – từ phát triển sản phẩm đến sản xuất, tiếp thị, v.v., nó được coi là tài sản lớn nhất của một tổ chức kinh doanh. Nếu công ty không thuê những nhân tài phù hợp để đạt được mục tiêu của mình, kế hoạch chiến lược sẽ thất bại.
4. Tạo ra một chiến lược để đáp ứng dự báo cung và cầu:
Sau khi xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức, đội ngũ nhân sự cần phát triển một chiến lược để có được, duy trì hoặc tăng cường nhân lực. Nhiều thứ phải được xác định, chẳng hạn như lịch tuyển dụng, nên diễn ra như thế nào, ai sẽ chịu trách nhiệm và cách thức tuyển dụng mới sẽ được đưa lên tàu.
5. Tạo hướng dẫn tuyển dụng và lựa chọn:
Phát triển tài năng bắt đầu với tuyển dụng. Điều này liên quan đến việc đăng một công việc trên các nền tảng khác nhau, chẳng hạn như trang web của công ty, trang web tài năng hoặc mạng, vv Sau khi tập hợp các ứng viên đủ điều kiện, quá trình lựa chọn diễn ra.
Các công cụ cần thiết cho kế hoạch nhân sự:
1. Phân tích nhân sự:
Quản lý lực lượng lao động liên quan đến việc đưa ra các quyết định lớn, được thực hiện tốt hơn với sự trợ giúp của phân tích dữ liệu như phần mềm quản lý nhân sự. Những thứ như ngân sách và dự báo năng lực nhân sự liên quan đến việc nghiên cứu xu hướng và lịch sử lực lượng lao động. Hiểu biết sâu sắc về phân tích nhân sự rất quan trọng đối với nhóm để tính toán chi phí và tạo quy trình quản lý lực lượng lao động, chẳng hạn như phát triển tài năng, thu hút nhân tài và rủi ro và khoảng cách lực lượng lao động (thiếu hụt kỹ năng và tỷ lệ doanh thu).
2. Cơ sở dữ liệu nhân viên:
Để tạo điều kiện lập kế hoạch nhân sự, hồ sơ lực lượng lao động phải được tạo ra. Hồ sơ cần bao gồm dữ liệu về nhân viên, doanh thu và tuyển dụng, ảnh hưởng nội bộ (những điều có thể ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh như cắt giảm ngân sách, thay đổi mục tiêu hoặc định hướng kinh doanh, áp lực thị trường, v.v.), năng lực hiện tại và phân tích đối thủ cạnh tranh.
3. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự sẽ là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lí hiệu quả nguồn nhân lực của mình. Trợ giúp các công việc trong quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, việc theo dõi chi tiết tình hình nhân sự, đánh giá nhân sự. Theo dõi và tính chi tiết các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập và các thay đổi của cá nhân từ đó đưa ra bức tranh toàn cảnh về tình hình nhân sự và chất lượng lao động trong doanh nghiệp.