Kế toán tồn kho là một phần thiết yếu của mọi hoạt động kinh doanh. Nó giúp theo dõi các sản phẩm và nguyên vật liệu mà doanh nghiệp lưu giữ trong kho, điều này rất quan trọng để quản lý dòng tiền, đưa ra quyết định mua hàng và dự báo nhu cầu trong tương lai. Tuy nhiên, quản lý kế toán hàng tồn kho có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức và tốn thời gian. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách phần mềm có thể cung cấp giải pháp kế toán hàng tồn kho.
Kế toán hàng tồn kho là gì?
Kế toán hàng tồn kho đề cập đến quá trình ghi chép, theo dõi và định giá hàng tồn kho hoặc các mặt hàng trong kho của công ty. Nó liên quan đến việc quản lý các chi phí liên quan đến việc mua, lưu trữ và bán hàng tồn kho cũng như báo cáo chính xác giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính của công ty. Kế toán hàng tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi mức tồn kho, tính giá vốn hàng bán, xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và đưa ra quyết định sáng suốt về mua hàng, định giá và sản xuất. Đây là một khía cạnh thiết yếu của quản lý tài chính và cung cấp những hiểu biết có giá trị về lợi nhuận, dòng tiền và sức khỏe tài chính tổng thể của công ty.
Điểm khó khăn trong quản lý kế toán hàng tồn kho
Quản lý kế toán hàng tồn kho có thể đưa ra nhiều điểm khó khăn khác nhau cho doanh nghiệp. Một số điểm đau phổ biến bao gồm:
1.Hết hàng và dự trữ quá nhiều: Việc cân bằng mức tồn kho để tránh tình trạng hết hàng (hết hàng) đồng thời giảm thiểu tình trạng tồn kho quá mức (giữ hàng tồn kho dư thừa) có thể là một thách thức. Việc hết hàng có thể dẫn đến mất doanh thu và khách hàng không hài lòng trong khi việc dự trữ quá nhiều sẽ làm tăng vốn và tăng chi phí lưu kho.
2.Độ chính xác của dữ liệu: Việc duy trì dữ liệu hàng tồn kho chính xác là rất quan trọng. Việc nhập và theo dõi dữ liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót, sai lệch và không khớp giữa mức tồn kho thực tế và mức tồn kho được ghi lại.
3.Phương pháp tính giá và định giá: Việc quyết định phương pháp tính giá phù hợp (FIFO, LIFO, Chi phí trung bình) và định giá chính xác hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, thuế và lợi nhuận. Những cách khác nhau có thể mang lại kết quả khác nhau, gây nhầm lẫn và phức tạp.
4.Hàng tồn kho lỗi thời và di chuyển chậm: Các doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác định và quản lý hàng tồn kho chậm di chuyển hoặc lỗi thời, dẫn đến tổn thất tài chính và sử dụng tài nguyên không hiệu quả.
5.Các vấn đề về chuỗi cung ứng: Sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng, chẳng hạn như sự chậm trễ trong việc nhận nguyên liệu hoặc sản phẩm, có thể ảnh hưởng đến mức tồn kho và lịch trình sản xuất.
6.Quy trình thủ công: Việc dựa vào các quy trình thủ công để theo dõi hàng tồn kho, đối chiếu dữ liệu và tạo báo cáo có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.
7.Thiếu khả năng hiển thị: Việc theo dõi hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến thiếu khả năng hiển thị về mức tồn kho trên nhiều địa điểm hoặc kho, gây khó khăn cho việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
8.Dự báo không chính xác: Dự báo nhu cầu không chính xác có thể dẫn đến mức tồn kho không khớp, dẫn đến hết hàng hoặc tồn kho quá mức.
9.Tích hợp với Kế toán: Khó khăn trong việc tích hợp dữ liệu hàng tồn kho một cách liền mạch với hệ thống kế toán có thể dẫn đến sự khác biệt trong báo cáo tài chính.
10.Nhu cầu theo mùa: Các doanh nghiệp có mô hình nhu cầu theo mùa hoặc theo chu kỳ có thể gặp khó khăn trong việc điều chỉnh mức tồn kho phù hợp, dẫn đến tình trạng hết hàng trong thời kỳ nhu cầu cao hoặc dư thừa hàng tồn kho trong những mùa thấp điểm.
11.Chi phí lưu trữ cao: Việc lưu trữ hàng tồn kho sẽ phát sinh các chi phí như không gian lưu trữ, bảo hiểm và khả năng lỗi thời. Quản lý các chi phí này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận tổng thể.
12.Quản lý nhà cung cấp: Việc phối hợp với các nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng kịp thời và thực hiện đơn hàng chính xác có thể là một thách thức, đặc biệt là khi giao dịch với nhiều nhà cung cấp.
13.Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên hiểu được quy trình quản lý hàng tồn kho và các công cụ phần mềm có thể là một vấn đề khó khăn, đặc biệt là trong môi trường thay đổi nhanh chóng.
Để giải quyết những điểm yếu này, doanh nghiệp thường chuyển sang các giải pháp phần mềm quản lý hàng tồn kho để tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình, cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, cải thiện độ chính xác và tăng cường kiểm soát hàng tồn kho tổng thể. Điều quan trọng là xác định các điểm yếu cụ thể liên quan đến doanh nghiệp của bạn và tìm kiếm giải pháp giải quyết chúng một cách hiệu quả.
Phần mềm Quản lý Kế toán tồn kho như thế nào?
Phần mềm có những tính năng đặc thù giúp doanh nghiệp quản lý kế toán tồn kho hiệu quả. Những tính năng này bao gồm:
1. Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực
Phần mềm cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về mức tồn kho. Bạn có thể theo dõi số lượng hàng tồn kho khi hàng hóa vào và ra khỏi kho, cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt về việc bổ sung thêm hàng, mua hàng và xử lý đơn hàng.
Theo dõi số lượng tồn kho bằng phần mềm
2. Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho
Phần mềm hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá vốn khác nhau như Nhập trước xuất trước (FIFO), Nhập sau xuất trước (LIFO) và Chi phí trung bình để tính giá vốn hàng bán và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.
Phương pháp tính giá thành trong kế toán tồn kho bằng phần mềm 3. Định giá hàng tồn kho theo thời gian thực
Phần mềm cung cấp khả năng định giá hàng tồn kho theo thời gian thực dựa trên phương pháp tính giá vốn đã chọn, cho phép doanh nghiệp có được thông tin cập nhật về giá trị hàng tồn kho của mình.
Định giá hàng tồn kho trong kế toán hàng tồn kho bằng phần mềm
4. Kế toán chi phí về kho
Phần mềm hỗ trợ phân bổ chi phí cho kho hàng thông qua các tính năng và công cụ trong module quản lý hàng tồn kho. Mỗi khi có chi phí liên quan đến kho hàng (như mua hàng, vận chuyển, bảo trì, v.v.), phần mềm cho phép phân bổ các chi phí này vào giá trị hàng tồn kho được nhận vào bằng cách sử dụng một phương pháp phân bổ đã chỉ định:
- Bằng: Tổng chi phí đưa hàng về kho được chia đều cho các sản phẩm có trong các phiếu nhận hàng, không quan tâm đến số lượng của từng sản phẩm.
- Theo số lượng: Chi phí phân bổ cho từng sản phẩm = Tổng chi phí về kho * (Số lượng mỗi sản phẩm / Tổng số lượng hàng mua).
- Theo Giá vốn hiện tại (tính đến lúc phân bổ chi phí về kho): Chi phí phân bổ cho từng sản phẩm = Tổng chi phí về kho * (Tổng giá vốn hiện tại của mỗi sản phẩm / Tổng giá vốn hàng mua).
- Theo thể tích: Chi phí phân bổ cho từng sản phẩm = Tổng chi phí về kho * (Tổng thể tích mỗi sản phẩm / Tổng thể tích hàng mua). Thể tích được thiết lập tại tab Kho vận của sản phẩm.
- Theo khối lượng: Chi phí phân bổ cho từng sản phẩm = Tổng chi phí về kho * (Tổng khối lượng mỗi sản phẩm / Tổng khối lượng hàng mua). Khối lượng được thiết lập tại tab Kho vận của sản phẩm.
Các khoản chi phí này sẽ được ghi nhận vào các tài khoản kế toán tương ứng, giúp cung cấp báo cáo chi phí chi tiết và chính xác.
5. Tích hợp kế toán
Kế toán hàng tồn kho của Odoo tích hợp liền mạch với mô-đun kế toán, đảm bảo rằng các giao dịch liên quan đến hàng tồn kho, chẳng hạn như mua hàng, bán hàng và điều chỉnh hàng tồn kho, được tự động ghi lại trong sổ sách tài chính.
Bút toán nhập hàng từ việc nhận hàng trong kế toán tồn kho
Bút toán phát sinh từ hoạt động xuất kho trong kế toán tồn kho
6. Tự động hạch toán các khoản mục kế toán hàng tồn kho tại Đa công ty
Phần mềm cung cấp tính năng tích hợp đa công ty, cho phép bạn quản lý và hạch toán hồ sơ kế toán cho nhiều công ty trong cùng một hệ thống. Trong quản lý hàng tồn kho, nó cho phép tạo tự động các mục kế toán từ các hoạt động trong quản lý hàng tồn kho. Khi có giao dịch liên quan đến nhập, xuất hoặc điều chỉnh hàng tồn kho, phần mềm sẽ tự động tạo bút toán tương ứng vào hệ thống kế toán của mỗi công ty.
Cấu hình kế toán tồn kho cho đa công ty bằng phần mềm
Bút toán hạch toán cho đa công ty bằng phần mềm
7. Báo cáo tồn kho
Phần mềm tạo báo cáo tồn kho cho phép doanh nghiệp theo dõi mức tồn kho của mình, so sánh với các kỳ trước và xác định xu hướng nhu cầu sản phẩm. Nó cung cấp những hiểu biết có giá trị về hiệu suất tồn kho, cho phép các công ty tối ưu hóa mức tồn kho, tránh tình trạng hết hàng và giảm chi phí vận chuyển.
Ngoài ra, hệ thống phần mềm còn hỗ trợ báo cáo theo quy định của pháp luật Việt Nam bao gồm:
Báo cáo Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (S10-DN);
Bảng kê Xuất - Nhập - Tồn (S11-DN);
Bảng kê Nhập kho hàng hóa;
Bảng kê Xuất kho hàng hóa
Thẻ kho (S12-DN).
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm trong kế toán kho
Sử dụng phần mềm để hạch toán hàng tồn kho có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
1. Cải thiện độ chính xác và hiệu quả
Phần mềm tự động hóa quy trình kế toán tồn kho, giảm thiểu sai sót thủ công và tăng độ chính xác. Bằng cách hợp lý hóa các nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào các lĩnh vực quan trọng khác trong hoạt động của mình.
2. Tăng cường khả năng hiển thị và kiểm soát
Phần mềm cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về mức tồn kho, cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về lượng tồn kho của mình. Khả năng báo cáo và tự động hóa của hệ thống cung cấp khả năng hiển thị về hiệu suất tồn kho, cho phép các công ty tối ưu hóa mức tồn kho, giảm chi phí vận chuyển và tránh tình trạng hết hàng.
3. Giảm chi phí
Bằng cách tối ưu hóa mức tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí vận chuyển và giảm nguy cơ tồn kho dư thừa. Phần mềm cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa các công việc quản lý tồn kho, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí nhân công.
Phần kết luận
Kế toán hàng tồn kho là một phần quan trọng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Sử dụng phần mềm Enmasys có thể giúp doanh nghiệp quản lý kế toán hàng tồn kho một cách hiệu quả, giúp cải thiện độ chính xác và hiệu quả, nâng cao khả năng hiển thị và kiểm soát cũng như giảm chi phí. Với các tính năng như theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, điểm đặt hàng lại tự động, theo dõi lô & ngày hết hạn, tính giá hàng tồn kho và báo cáo hàng tồn kho, Enmasys có thể cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp muốn hợp lý hóa quy trình kế toán hàng tồn kho của mình.