I. ĐỊNH NGHĨA PHẦN MỀM ERP QUẢN TRỊ SẢN XUẤT
Phần mềm erp quản trị sản xuất là một hệ thống tổng thể, được tích hợp từ nhiều các phần mềm con khác. Mỗi phần mềm con này sẽ tập trung giải quyết giải quyết một phân hệ trong hoạt động sản xuất, như: Lập kế hoạch sản xuất, tính giá thành, điều độ sản xuất, quản lý kho xuất nhập tồn, nhân sự, kế toán...
Khi tích hợp tất cả các phần mềm con này vào một hệ thống duy nhất, nhằm liên kết dữ liệu của từng bộ phận và đồng nhất quy trình hoạt động, chúng ta sẽ sở hữu một hệ thống phần mềm quản trị sản xuất tổng thể (ERP Sản Xuất), bao gồm 3 thành tố:
- Resource (Tài nguyên): Là toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp có thể chuyển đổi thành tài nguyên như: Tài chính, nhân lực, công nghệ, máy móc thiết bị, dữ liệu thông tin.
- Planning (Hoạch định): Bao gồm các nghiệp vụ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, giám sát, kiểm soát chất lượng, hoạch định chính sách, tính toán và dự báo, xây dựng quy trình.
- Enterprise (Doanh nghiêp): Kết nối tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp thành một thể thống nhất. Tinh gọn và tối ưu toàn bộ các nghiệp vụ của từng phòng ban.
Một cách đơn giản hơn để chúng ta hình dung, đó là trước đây các bộ phận làm việc trên giấy tờ thủ công, mọi việc tính toán giá cả, sắp xếp công việc, quản lý hàng hóa nguyên vật liệu đều thụ động và tương đối. Thì nay với công nghệ phần mềm quản trị, mọi thao tác hằng ngày đều được số hóa và tự động hóa, dữ liệu toàn công ty đều được liên kết và đồng nhất quy trình hoạt động, các số liệu tính toán sẽ chính xác tuyệt đối và doanh nghiệp có thể loại bỏ các lãng phí không cần thiết, khai thác tối đa hiệu quả hoạt động.
II. CÓ MẤY LOẠI PHẦN MỀM ERP QUẢN TRỊ SẢN XUẤT?
Trên thị trường hiện nay có hai loại phần mềm erp quản trị sản xuất, đó là phần mềm đóng gói và phần mềm tối ưu hóa (Customize)
1. Phần mềm đóng gói:
Là hệ thống phần mềm được viết sẵn và áp dụng đại trà cho tất cả các doanh nghiệp và ngành nghề. Đặc điểm của loại phần mềm này là triển khai nhanh chóng, giá thấp, tuy nhiên có nhiều tính năng thừa không cần thiết. Đồng thời một vài tính năng đặc thù (do văn hóa quản trị của doanh nghiệp, đặc thù của ngành nghề) thì phần mềm đóng gói lại thiếu và không đáp ứng được.
2. Phần mềm tối ưu hóa (Customize):
Là hệ thống phần mềm được các chuyên gia phân tích quy trình hoạt động từ trước, sau đó mới lập trình phần mềm theo đúng nhu cầu của khách hàng, theo phong cách quản trị và yếu tố đặc thù của ngành nghề. Đặc điểm của loại phần mềm này là đáp ứng được hầu hết các yêu cầu quản trị của khách hàng, là hệ thống phần mềm duy nhất chỉ dành riêng cho doanh nghiệp, với các tính năng vừa đủ, không dư thừa, không thiếu. Tuy nhiên sẽ đi kèm với mức đầu tư cao hơn so với sản phẩm đóng gói và thời gian triển khai trong vòng từ 2-3 tháng.
III. DOANH NGHIỆP NÊN CHỌN LOẠI PHẦN MỀM NÀO?
Để có thể đưa ra quyết định đúng đắn, chúng ta nên xét trên nhiều yếu tố như: Quy mô hoạt động, ngành nghề, thị trường, mức ngân sách đầu tư... Tuy nhiên để đơn giản, bạn hãy xét theo đề xuất sau:
1. Phần mềm đóng gói:
Hãy chọn khi doanh nghiệp của bạn sản xuất ít mẫu mã và mặt hàng, quy trình quản trị sản xuất đơn giản ít công đoạn. Hãy dùng phần mềm đóng gói trước, sau đó sẽ cập nhật lên phần mềm tối ưu hóa theo quy mô phát triển.
2. Phần mềm tối ưu hóa (Customize):
Hãy chọn khi doanh nghiệp của bạn sản xuất nhiều loại sản phẩm, sản xuất trên nhiều công đoạn, đòi hỏi chất lượng sản phẩm đầu ra cao, chuỗi cung ứng phức tạp... Các doanh nghiệp ngành gỗ, cơ khí, tôn-thép, linh kiện điện tử, may mặc, in ấn, đá quý... nên áp dụng hệ thống phần mềm Customize từ sớm bởi sự phức tạp trong quy trình sản xuất và khan hiếm nguồn nguyên vật liệu.
IV. PHẦN MỀM QUẢN TRỊ SẢN XUẤT CÓ THỂ LÀM GÌ?
Phần mềm quản trị sản xuất có khả năng xử lý mạnh mẽ hầu hết các phân hệ trong hoạt động sản xuất, tiêu biểu như:
1. Lập kế hoạch sản xuất:
Kết nối tổng thể các thông tin trong doanh nghiệp để đảm bảo các bộ phận có đầy đủ nguyên vật liệu và sản phẩm có sẵn khi cần tại thời điểm đó nhưng chỉ với số lượng vừa đủ để giữ cho nhà máy hoạt động hiệu quả với lượng hàng tồn kho dư thừa ở mức tối thiểu.
- Căn cứ vào thời gian giao hàng của đơn hàng và tình hình nguyên vật liệu, nhân sự, máy móc thiết bị để lên kế hoạch sản xuất theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.
- Căn cứ vào danh sách đơn hàng cần sản xuất theo từng thời điểm, định mức nguyên vật liệu thực, tồn kho thực tế, thời gian giao hàng của nhà cung cấp để lên kế hoạch vật tư phục vụ sản xuất từng thời điểm. Hạn chế việc mua dư thừa nguyên vật liệu, tiết kiệm các chi phí về bảo quản kho, ứ đọng hàng tồn.
- Tính toán năng lực sản xuất để quyết định nhận thêm đơn hàng.
- Căn cứ dữ liệu quá khứ để lên dự báo nhu cầu tương lai, lên kế hoạch nhân sự, máy móc.
2. Tính giá thành sản xuất:
Hệ thống tự động tính toán các khoản chi phí dựa theo định mức được quy định, giảm thiểu tối đa sai sót khi tính toán giá thành sản xuất. Là nền tảng cốt lõi để đảm bảo sức khỏe tài chính doanh nghiệp.
- Tính giá thành sản phẩm theo nguyên vật liệu trực tiếp
- Có thể đáp ứng được mô hình sản xuất hàng loạt và sản xuất theo đơn hàng. Dữ liệu tính toán giá thành được liên kết trực tiếp với định mức nguyên vật liệu sản phẩm (BOM)
- Tính toán theo chi phí nhân công trực tiếp
- Dữ liệu được liên kết trực tiếp với các phân hệ chấm công, tính lương, tính theo công ngày, theo sản phẩm và năng suất làm việc để tính toán được chính xác chi phí nhân công.
- Tính toán theo chi phí sản xuất chung
- Bao gồm các dữ liệu khấu hao tài sản, máy móc thiết bị, và các loại chi phí khác đều được trích xuất đầy đủ và chi tiết.
3. Quản lý kho:
Chấm dứt ngay lập tức tình trạng mất kiểm soát hàng hóa, nguyên vật liệu với giải pháp quản lý kho vô cùng khoa học và chi tiết
- Quản lý xuất-nhập-tồn
- Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được phân bổ chi tiết theo từng kho, từng vị trí để dễ dàng truy xuất. Đặc biệt với chức năng xác định nguyên vật liệu giành hàng (SO) sẽ giúp đảm bảo luôn có đủ số lượng khi cần sản xuất và không bị chồng chéo nguyên vật liệu sản phẩm.
- Quản lý theo mã vạch, barcode, theo lô-date
- Với những mô hình hoạt động sản xuất theo nhiều công đoạn, cần liên tục xuất nhập bán thành phẩm, thành phẩm, kiểm soát chất lượng... sẽ được giải quyết và kiểm soát triệt để bằng công nghệ quản lý mã vạch, barcode.
- Hệ thống báo cáo và liên kết dữ liệu
- Dữ liệu kho hàng luôn được tổng hợp tức thì theo chứng từ như: phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển kho, xuất kho lắp ráp, thực hiện tính và cập nhật giá hàng tồn kho. Cho phép lên các báo cáo nhập xuất tồn theo mặt hàng, vụ việc.
4. Theo dõi tiến độ sản xuất:
Tiến độ sản xuất luôn được cập nhật tức thời theo từng công đoạn sản xuất. Giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và kịp thời ra quyết định phù hợp.
- Tiến độ sản xuất luôn được cập nhật tức thời theo từng công đoạn sản xuất. Giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và kịp thời ra quyết định phù hợp tại từng công đoạn sản xuất.
- Cho biết tình trạng đơn đặt hàng: Chưa sản xuất; Đang chờ nguyên vật liệu; Đề xuất kho nguyên vật liệu sản xuất; Đang được sản xuất tại từng công đoạn cụ thể; Đã nhập kho; Đã giao hàng.
- Quản lý đơn hàng trễ, đơn hàng sắp đến hạn giao. Báo cáo phân tích năng lực giao hàng. Cảnh báo vượt quá công suất và cập nhật theo từng công đoạn.
- Tính toán tổng năng lực sản xuất, tổng thời gian theo thời gian thực.
- Tự động thông báo để đôn đốc và nhắc việc.
5. Quản lý chất lượng:
- Hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm chi tiết theo từng công đoạn và có liên kết với các bộ phận khác để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng và giảm thiểu sai sót thấp nhất. Đồng thời đo lường năng suất theo từng nhân sự, máy móc, nhà máy.
- Kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, chất lượng bán thành phẩm tại mỗi công đoạn; Chất lượng sản phẩm đầu cuối.
- Kiểm tra và kiểm soát chất lượng sản phẩm. Cập nhật dữ liệu để phân tích.
- Thống kê, đánh giá các chỉ số hỏng, huỷ, tiêu hao, xác định nguyên nhân lỗi tại từng công đoạn, từng bộ phận để khắc phục.
- Phản ánh chi phí lỗi, huỷ, sản xuất lại vào giá thành sản xuất.
6. Kế toán sản xuất:
- Quản lý vốn bằng tiền
- Quản lý mua hàng phải trả
- Quản lý bán hàng phải thu
- Quản lý hàng tồn kho
- Quản lý giá thành
- Quản lý kế toán tổng hợp
- Quản lý tài sản - công cụ dụng cụ
- Kế toán tiền lương
- Kế toán quản trị
7. Quản lý nhân sự:
Nhân sự là nguồn lực vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, Enmasys ERP chú trọng vào các tính năng giúp doanh nghiệp quản trị dễ dàng nguồn nhân lực, bố trí công việc hợp lý, đảm bảo tính công bằng và quyền lợi cho nhân sự. Bao gồm các phân hệ chính như:
- Quản lý thông tin nhân viên
- Quản lý hợp đồng
- Tuyển dụng và đào tạo
- Đánh giá xếp loại nhân viên
- Quản lý chấm công
- Quản lý tính lương
- Quản lý phép
- Quản lý bảo hiểm
- Quản lý thuế thu nhập cá nhân
- Quản lý cấp phát công cụ dụng cụ
- Hệ thống biểu đồ báo cáo
8. Báo cáo hợp nhất:
Giúp nhà quản lý nắm chắc được toàn bộ các thông số hoạt động doanh nghiệp sản xuất như:
- Báo cáo nhu cầu vật tư.
- Báo cáo thống kê sản lượng sản xuất theo nhiều tiêu chí như tỷ lệ hỏng/hủy/phế phẩm.
- Báo cáo trạng thái lệnh/kế hoạch sản xuất.
- Hệ thống cảnh báo tự động khi phát sinh thiếu hụt hoặc vượt định mức, lô/date.
9. Quy trình liên kết được khái quát theo sơ đồ:
V. DOANH NGHIỆP ĐẠT ĐƯỢC GIÁ TRỊ GÌ?
Với việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản trị sản xuất, chúng ta sẽ nhận được các giá trị như:
1. Tự động hóa doanh nghiệp:
Doanh nghiệp của bạn được vận hành tự động hóa trên nền tảng phần mềm. Các bộ phận trước đây rời rạc thì nay đã có sự liên kết chặt chẽ với nhau và cùng chia sẻ luồng thông tin đồng nhất. Gắn kết mọi người và tạo ra sức mạnh tập thể, khai thác triệt để các nguồn lực của doanh nghiệp.
2. Tiết kiệm chi phí – Nâng cao năng suất:
Giúp bạn quản lý chi tiết chuỗi cung ứng. Tính giá thành sản xuất chính xác. Quy trình sản xuất được tự động hóa để giảm bớt sự phụ thuộc vào yếu tố con người, giảm thiểu hầu hết các lãng phí dư thừa không cần thiết, từ đó năng suất làm việc được nâng cao rõ rệt và giảm thiểu thất thoát.
3. Thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng mạnh:
Sức khỏe doanh nghiệp nay đã hoàn toàn nằm trong tay bạn thông qua các chỉ số được thống kê chính xác như: Năng suất làm việc, tỷ lệ sản xuất sản phẩm, công suất nhà máy, tình hình nhân sự, số liệu tài chính kế toán... Giúp bạn dự báo kế hoạch sản xuất dựa trên tình hình thực tế, góp phần ra quyết định phù hợp và hiệu quả.