Hoạt động bán hàng đóng vai trò thiết yếu đối với các công ty sản xuất hoặc kinh doanh, trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận và quyết định việc doanh nghiệp có tiềm năng phát triển hay không. Tuy nhiên quản lý bán hàng lại không hề đơn giản, những sai sót nhỏ có thể dẫn đến hệ quả nghiêm trọng. Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình, doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thông minh.

Những khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý hoạt động bán hàng

Trong bất kỳ hoạt động quản lý nào cũng không tránh khỏi những vấn đề phát sinh, đặc biệt là khi doanh nghiệp quản lý theo cách thức thủ công, gặp nhiều bất cập. Khi quản lý bán hàng không có sự hỗ trợ của công nghệ có thể gặp những khó khăn sau:

• Khó khăn khi kiểm soát các mặt hàng: Thông thường, công ty sản xuất, kinh doanh sẽ có số lượng hàng hóa rất nhiều, đa dạng mẫu mã, chủng loại, có thể lên đến hàng trăm sản phẩm khác nhau. Việc quản lý tất cả mặt hàng này không hề đơn giản, có thể xảy ra sai sót. Đặc biệt, số lượng hàng hóa còn bao nhiêu, tồn kho bao nhiêu là điều mà người quản lý sẽ khó có thể kiểm soát chặt chẽ nếu làm việc theo cách thức thủ công.

• Khó khăn trong việc quản lý doanh thu: Các công ty có quy mô càng lớn, số lượng hàng bán ra mỗi ngày không nhỏ. Khi đó quản lý cần nắm rõ tất cả thông tin liên quan đến doanh thu của từng sản phẩm, phải biết được sản phẩm nào đem đến doanh thu tốt nhất, sản phẩm nào bán kém để có kế hoạch điều chỉnh. Tuy nhiên, điều này cũng gây ra không ít khó khăn cho người quản lý.
• Khó khăn khi quản lý thông tin khách hàng: Nếu làm việc thủ công với giấy tờ hoặc excel, bạn khó có thể nắm bắt được hết thông tin khách hàng, kể cả những khách hàng thân thiết. Bên cạnh đó, khi không kịp thời xử lý những thắc mắc, vấn đề liên quan đến thanh toán, vận chuyển cũng khiến cho doanh nghiệp mất điểm trong mắt khách hàng.
• Tính toán thủ công thiếu chính xác: Đối với cách bán hàng truyền thống, nhân viên có thể tính nhẩm trong đầu, tính bằng giấy bút hoặc bấm máy tính bỏ túi. Tuy nhiên làm như vậy rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn và khiến khách hàng phải chờ đợi lâu.
• Quy trình quản lý bán hàng chậm: Các quy trình bán hàng thủ công khiến mọi hoạt động diễn ra chậm hơn nhiều. Ngoài ra, việc sửa chữa lỗi sai, nhầm lẫn cũng làm tốn không ít thời gian của quản lý và nhân viên, gây gián đoạn công việc.
• Khó quản lý công nợ: Đa số các cửa hàng, doanh nghiệp khi vận hành thủ công sẽ không thể quản lý công nợ triệt để. Khi đó doanh nghiệp khó có thể thu hồi các khoản nợ từ khách hàng, nhà cung cấp, không có vốn để quay vòng đầu tư, kinh doanh.

• Luôn cần có mặt tại cửa hàng: Với cách quản lý thủ công, người quản lý cần có mặt trực tiếp ở cửa hàng mọi lúc để theo sát hoạt động của nhân viên và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh. Tuy nhiên nếu luôn có mặt tại công ty sẽ làm tăng áp lực cho cả quản lý, nhân viên và giảm hiệu quả làm việc.

Đứng trước những khó khăn trong việc bán hàng, doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình giải pháp phù hợp, cụ thể là phần mềm quản lý bán hàng thông minh.

Giải pháp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh

Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ quản lý cung cấp những tính năng phục vụ cho việc  xử lý hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác. Giải pháp này giúp doanh nghiệp hợp lý hóa, tối ưu hóa cách thức quản lý. Khi ứng dụng phần mềm thông minh, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát được tình hình kinh doanh và toàn bộ sản phẩm, dịch vụ của mình thông qua màn hình máy tính hoặc điện thoại.

Nhờ sự kết hợp nhuần nhuyễn và tương tác giữa các tính năng, công cụ này sẽ hỗ trợ bạn xử lý dữ liệu cho doanh nghiệp. Tất cả thông tin cần thiết sẽ được đưa vào báo cáo tự động. Từ đó, nhà quản lý dễ dàng nhận định, đánh giá phương hướng phát triển trong tương lai.

Cũng bởi vậy, phần mềm quản lý bán hàng được xem là giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp thời đại 4.0, không chỉ giúp giải quyết những khó khăn, vướng mắc mà còn hỗ trợ các tổ chức đạt được mức doanh thu, lợi nhuận mong muốn.

Lợi ích của phần mềm

Phần mềm quản lý bán hàng là hệ thống thông minh giúp giảm thiểu chi phí hoạt động, đồng thời thúc đẩy hoạt động sản xuất, kinh doanh đạt hiệu quả cao. Những lợi ích cụ thể mà công cụ này mang lại bao gồm:

Tiết kiệm thời gian và rút gọn quy trình bán hàng

Một số chức năng của phần mềm này giúp sắp xếp hàng hóa theo nhóm, phần chia theo thuộc tính, giá tiền,… Nhờ đó bạn có thể quản lý hàng trăm sản phẩm một cách dễ dàng, đồng thời việc tìm kiếm cũng đơn giản hơn. Thay vì trước kia nhân viên và quản lý phải ghi nhớ thông tin của từng mặt hàng thì với sự hỗ trợ của phần mềm, bạn có thể tra cứu nhanh chóng thông tin chi tiết từng sản phẩm như công dụng, số lượng, giá bán,….

Ngoài ra, bạn không cần phải tự kiểm kê số lượng, cập nhật bằng tay hoặc tính nhẩm số tiền hàng. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn rút ngắn quy trình bán hàng chỉ với một vài thao tác đơn giản. Tương tự phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào, bạn có thể tính tổng số tiền của đơn hàng và in hóa đơn.

Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả

Thông qua phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể quản lý quá trình làm việc của từng nhân viên một cách chặt chẽ. Giống với lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể dễ dàng giao nhiệm vụ riêng cho từng người, không để những người không liên quan can thiệp vào công việc. Qua đó, người quản lý có thể theo dõi, giám sát năng lực, quá trình làm việc của đội ngũ nhân viên để đưa ra chế độ lương thưởng phù hợp.

Bên cạnh đó, phần mềm còn lưu trữ lịch sử hoạt động mỗi khi hệ thống có sự thay đổi, nhờ vậy mỗi khi có sự bất thường, sai sót, bạn dễ dàng nhận ra và kịp thời xử lý.

Giúp việc quản lý được thực hiện dễ dàng hơn

Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm bán hàng, công việc kiểm kho và quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Người quản lý có thể nhanh chóng biết được số lượng các sản phẩm trong kho, nắm rõ đâu là mặt hàng bán chạy, sản phẩm nào có doanh thu cao, sản phẩm nào bán kém để kịp thời bổ sung và đưa ra quyết định đúng đắn. Ngoài ra, chức năng cảnh bảo vượt hàng tồn kho sẽ ngay lập thức thông báo đến bạn khi có sản phẩm vượt mức cho phép. Như vậy bạn có thể phát hiện hàng tồn, có biện pháp đẩy hàng, xả hàng nhanh.

Ngoài ra, các số liệu liên quan đến thu chi, công nợ, doanh số bán hàng đều được phần mềm thống kê, đồng thời cung cấp bản báo cáo đến bạn, từ đó bạn sẽ có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hoạt động kinh doanh, bán hàng nhanh chóng, thay vì phải chờ đợi nhân viên tổng hợp.

Tăng tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, mọi thao tác hoạt động trở nên chuyên nghiệp, nhanh chóng hơn, tăng sự hài lòng và xây dựng được hình ảnh thương hiệu tốt nhất trong mắt khách hàng.

Bên cạnh đó, dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng được nâng cao hơn khi toàn bộ thông tin của khách hàng, quản lý tích điểm, hỗ trợ khách sau bán được lưu trữ và cập nhật đầy đủ. Nhờ vậy, bạn có thể đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp cho từng đối tượng. Những điều này chắc chắn sẽ khiến khách hàng hài lòng, ấn tượng với cửa hàng hơn so với đối thủ cạnh tranh và tăng tỷ lệ khách quay trở lại vào những lần sau.

Tăng sự phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban

Không chỉ giúp ích cho hoạt động bán hàng, phần mềm này còn có lợi ích trong việc điều phối, hỗ trợ hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp, từ đó tăng tính hiệu quả cho  toàn hệ thống. Khi đó, hệ thống tất cả các bộ phận sẽ có một chế độ quản lý tập trung quy định các quy trình kinh doanh, giúp giảm chi phí sản xuất, kiểm soát hàng tồn tốt nhất.

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng lúc này vô cùng lớn, giúp tiết kiệm thời gian, công sức của lãnh đạo, quản lý và nhân viên khi hỗ trợ người dùng kiểm soát các sản phẩm, mẫu mã, phát hiện sai sót, truy tìm thất thoát, gian lận của nhân viên nếu có.

Nâng cao hiệu quả kinh doanh

Nâng cao hiệu quả kinh doanh chính là một trong những lợi ích nổi bật mà phần mềm quản lý bán hàng mang đến cho người dùng. Phần mềm thông minh với những tính năng hiện đại có thể giúp bạn tăng doanh số bán ra, tăng khách hàng trung thành, tối đa hóa chi phí và từ đó nâng cao doanh thu, lợi nhuận.

Những tính năng cơ bản

Quản lý hoạt động bán hàng dựa trên phần mềm được xem là bước tiến mới giúp giảm bớt gánh nặng cho công việc của nhân viên và người quản lý. Thông thường, một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ bao gồm những tính năng cơ bản sau:

Quản lý sản phẩm

Tính năng này tương tự như phần mềm quản lý sản xuất, hỗ trợ bạn quản lý toàn bộ thông tin của sản phẩm theo từng thuộc tính riêng. Khi đó, bạn có thể tự động cập nhật mã sản phẩm, tra cứu nhanh chóng, kiểm tra các chương trình khuyến mãi hoặc kiểm soát hàng hóa bị hỏng, lỗi. Ngoài ra, tính năng này còn hỗ trợ người dùng đồng bộ sản phẩm với các kênh bán hàng online như: Shopee, Tiki, Lazada để thuận tiện hơn trong việc tiếp cận khách hàng mục tiêu.

Quản lý khách hàng

Tính năng quản lý khách hàng giúp đại diện bán hàng xác định và tiếp cận đúng đối tượng khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thêm những cơ hội bán hàng mới, biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành thông qua việc phân loại khách, quản lý chi tiết thông tin khách, hỗ trợ nhanh chóng khi khách hàng có nhu cầu hoặc gửi chương trình khuyến mãi đến đúng đối tượng.

Quản lý kho hàng

Với công cụ thông minh này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý các hoạt động xuất – nhập hàng, theo sát quy trình điều chuyển hàng hóa giữa các kho trong chuỗi. Việc đếm số lượng hàng trong kho trở nên đơn giản hơn thông qua phần mềm, khi đó, quản lý sẽ nắm được chính xác hàng hóa trong kho còn bao nhiêu, mặt hàng nào đã hết, sản phẩm nào bán chạy để kịp thời có kế hoạch bổ sung hoặc xả hàng.

Quản lý bán hàng trực tiếp tại các cửa hàng

Tính năng này cho phép bạn kiểm tra nhanh chóng số lượng hàng tồn kho của sản phẩm khi bán hàng, hỗ trợ cả hoạt động bán buôn và bán lẻ. Việc kết nối trực tiếp với máy in và két tiền tự động hỗ trợ quá trình thanh toán, in hóa đơn nhanh chóng, không để khách hàng phải chờ đợi lâu. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể bán hàng, trả hàng bằng đầu đọc mã vạch vô cùng tiện lợi.

Một số thao tác khác bạn được hỗ trợ thực hiện thông qua công cụ thông minh đó là: Hỗ trợ chuyển đơn hàng online sang phiếu bán lẻ, tự động tính chiết khấu, tự động tích lũy điểm thưởng, cập nhật thông tin khách hàng, tự động báo quà tặng đi kèm sản phẩm.

Quản lý đơn hàng online

Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho phép người dùng đồng bộ đơn hàng từ các website, liên tục cập nhật trạng thái đơn hàng, theo sát quá trình bán hàng online từ khi tiếp nhận đơn đến khi hàng hóa đến tay khách hàng. Ngoài ra, tính năng này cũng sẽ thông báo cho bạn tình trạng hàng còn hay hết, tổng số hàng cần lấy, doanh thu cụ thể của từng đơn hàng,….

Quản lý tài chính

Tương tự phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp, phần mềm quản lý bán hàng giúp người dùng thiết lập báo cáo tài chính theo thời gian thực. Ngoài ra, quản lý có thể nắm rõ được dòng tiền, chi phí, doanh thu, lợi nhuận của hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác.

Một số câu hỏi liên quan đến phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng đang ngày càng trở nên phổ biến và được xem là phần thiết yếu đối với các doanh nghiệp thời đại công nghệ mới. Có rất nhiều người có nhu cầu sử dụng đã tìm hiểu về công cụ này, đồng thời đưa ra những câu hỏi liên quan như:

Sự khác biệt giữa phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm CRM là gì?

Có một số người còn nhầm lẫn giữa phần mềm CRM và phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm CRM là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng, theo sát sự tương tác với khách hàng từ giai đoạn tiếp xúc, tìm hiểu đến quá trình sau bán. Có thể nói, CRM thực hiện vai trò của mình xuyên suốt từ khi nhân viên tư vấn, chăm sóc khách hàng đến khi bán hàng. Riêng giai đoạn bán hàng, doanh nghiệp sẽ cần đến phần mềm quản lý bán hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng đóng vai trò giúp doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh trong chu trình bán hàng. Sau bán, CRM có thể tiếp tục tương tác với khách hàng thông qua hoạt động chăm sóc định kỳ, trích xuất thông tin, dữ liệu khách hàng để tiến hành các hoạt động tiếp thị, chương trình khuyến mãi.

Có thể thấy, phần mềm quản lý bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hiện nay. Nhờ sự hỗ trợ của các tính năng thông minh, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tối đa chi phí, hạn chế khó khăn, tăng doanh thu và đạt được mức lợi nhuận kỳ vọng.