Quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả luôn là bài toán khó đối với các doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ. Đó không chỉ là vấn đề về quản trị số lượng mà còn liên quan đến quản trị chất lượng nhân sự, chế độ lương bổng, và quản lý chuyên cần, v.v. Đặc biệt, trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0, quy trình quản lý nhân sự càng phải được tối ưu và đơn giản hóa bao giờ hết để tiết kiệm chi phí, thời gian cũng như nguồn lực cho doanh nghiệp. 

Quản lý nhân sự là gì? 

Quản lý nhân sự, hay quản trị nguồn nhân lực (tiếng Anh là: Human Resource Management, viết tắt: HRM) là công tác quản lý nhân viên của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp, các yếu tố về nguồn lực như vốn đầu tư, cơ sở vật chất, hay kỹ thuật công nghệ đều có thể mua được, học hỏi và sao chép được, nhưng con người thì không thể. Do đó, quản lý nhân sự được coi là một hoạt động có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có bộ phận quản lý nhân viên. Ở bất cứ phòng ban hay cấp quản trị nào có nhân viên dưới quyền đều phải có quy trình quản lý nhân sự. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần hình thành văn hóa và quyết định sự thành công của doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự bao gồm những việc gì?

Như vậy, quản lý nhân sự làm gì? Để xây dựng một tổ chức vững mạnh và giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, bộ phận nhân sự (HR) sẽ cần tập trung vào việc tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên và và xử lý tất cả các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự.

Về cơ bản, bộ phận HR sẽ chịu trách nhiệm thực hiện 7 hoạt động chính, bao gồm:

Tuyển dụng

• Lập bản mô tả công việc (JD: Job description; JS: Job specification)

• Tìm nguồn ứng viên

• Sàng lọc và tuyển chọn

Quản lý lương thưởng và phúc lợi

• Lập kế hoạch quản lý nhân sự và tiền lương: Xét duyệt cấp bậc lương; Quản lý chấm công và ngày nghỉ; kiểm soát và quản lý tính lương và trả lương.

• Quản lý nhân lực và bảo hiểm xã hội: Kê khai BHXH; Theo dõi, giải quyết chính sách – chế độ thai sản, đau ốm, tai nạn lao động, nghỉ hưu, v.v.; Chốt sổ và trả sổ bảo hiểm cho nhân viên thôi việc.

Quản lý các mối quan hệ lao động

• Cập nhật hồ sơ nhân viên vào hệ thống công ty; Ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động.

Thực thi luật lao động

• Giám sát và đảm bảo triển khai các nội quy, quy chế và văn bản hành chính.

Đảm bảo môi trường làm việc cho nhân viên

Tiếp nhận và xử lý các ý kiến phản ánh về công ty, về chính sách, môi trường làm việc.

Đào tạo nhân viên

• Hội nhập nhân viên mới (Onboarding)

• Lập kế hoạch đào tạo định kỳ

• Đánh giá, cải thiện quá trình đào tạo

Đánh giá nhân viên

• Xây dựng quy trình và bộ tiêu chí đánh giá nhân viên

• Thu thập bản đánh giá nhân viên

• Phê duyệt quyết định thăng chức, khen thưởng, khiển trách nhân viên

Quản lý nhân sự cần kỹ năng gì?

Quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là công việc quản lý hành chính, cơ cấu doanh nghiệp mà còn là vấn đề quản lý con người. Do đó, để quản lý nhân lực hiệu quả không chỉ đòi hỏi kinh nghiệm, khả năng phân tích, tổ chức và làm việc trong tập thể mà còn yêu cầu về vốn sống, sự linh hoạt trong giải quyết tình huống và kỹ năng nắm bắt tâm lý. Dù trong bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào, mỗi người quản lý đều cần có và liên tục trau dồi các kỹ năng sau đây:

Kỹ năng chuyên môn

• Hoạch định và cơ cấu nhân sự trong doanh nghiệp: Dự đoán nhu cầu nhân sự; Xây dựng quy trình và tiêu chí tuyển dụng; Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân viên.

• Xây dựng quy chế quản lý nhân sự: Nội quy về chuyên cần; Chấm công; Phê duyệt yêu cầu nghỉ phép.

• Xây dựng quy trình và bộ tiêu chí đánh giá nhân viên: Sắp xếp, tổ chức các kỳ đánh giá; Thu thập và tổng hợp đánh giá; Quyết định thăng chức, thưởng, phạt.

• Thực thi luật lao động: Quản lý hồ sơ, hợp đồng; Thực hiện các thủ tục về giấy tờ hành chính.

• Dự trù rủi ro trong quản lý nhân viên: Biến động về nguồn nhân lực; Mâu thuẫn nội bộ; Chi phí tuyển dụng, đào tạo; Rủi ro pháp lý trong tuyển dụng, đào tạo và sa thải nhân viên.

Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

Ngành HR đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng về giao tiếp và làm việc với tập thể. Đặc biệt là phải nhạy bén, khéo léo trong cách ứng xử, hiểu rõ tính cách và tính chất công việc của từng người, luôn sẵn sàng giúp đỡ, biết lắng nghe và truyền đạt các thông điệp một cách hiệu quả đến các nhân viên khác trong công ty.

Kỹ năng đàm phán, thuyết phục

Bên cạnh kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, thuyết phục là một yếu tố vô cùng quan trọng mà một quản lý nhân sự đều phải trau dồi. Đây là một kỹ năng không thể thiếu giúp giải quyết mâu thuẫn nội bộ và duy trì môi trường làm việc lành mạnh, thân thiện. Ngoài ra, nó cũng rất có ích trong quá trình tuyển dụng, khi bộ phận HR thương lượng với ứng viên về mức lương và vị trí công việc.

Kỹ năng nắm bắt tâm lý, cảm xúc

Đọc vị tâm lý là một kỹ năng không dễ gì có được. Nếu có được khả năng này, đó không chỉ là một lợi thế khi phỏng vấn, sàng lọc ứng viên mà còn giúp quản lý nhân sự dễ dàng tiếp cận, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của các nhân viên trong công ty. Nhờ đó, giúp giữ chân nhân viên và hạn chế tình trạng “nhảy việc”.

Kỹ năng xử lý tình huống

Trong quá trình làm việc, bộ phận nhân sự sẽ phải giải quyết rất nhiều tình huống mâu thuẫn giữa các nhân viên với nhau cũng như trong mối quan hệ giữa người lao động và doanh nghiệp. Khi đó, HR cần phải tìm cách giải quyết bài toán khó này sao cho không làm mất lòng cả hai bên. Do vậy, người làm HR cần biết cách xử lý tình huống linh hoạt, nhạy bén và khách quan.

Kỹ năng quản lý nhân sự từ xa

Khi công nghệ ngày càng phát triển, các hình thức làm việc từ xa cũng dần phổ biến hơn. Bên cạnh đó, giới hạn về không gian tại nơi làm việc, chi phí thuê văn phòng và hơn nữa là tình hình đại dịch cũng là những yếu tố thúc đẩy sự dịch chuyển sang hình thức làm việc tại nhà của nhân viên. Trong bối cảnh đó, phong cách quản lý nhân sự cần được đổi mới để giám sát nhân viên hiệu quả hơn. Cụ thể, HR sẽ phải biết cách quản lý nhân sự từ xa thông qua các phần mềm quản lý online và thường xuyên giữ liên lạc để nắm bắt hiệu suất làm việc cũng như cập nhật về tình trạng hiện tại của nhân viên.

Tổng kết

Với sự phát triển của xã hội, vấn đề quản lý con người đang ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn. Cùng với các tiến bộ về công nghệ, có thể nói công việc quản lý nhân sự thời đại 4.0 hiện nay đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ có các phần mềm HRM giúp tự động hóa và đơn giản hóa các quy trình và nghiệp vụ trong quản trị nguồn nhân lực.