Trong vô số các nhiệm vụ liên quan của phòng nhân sự, tuyển dụng là công việc chiếm tỷ trọng cao hơn cả về số lượng và mức độ quan trọng. Đa phần nhiệm vụ này sẽ do cấp quản trị như trưởng phòng hoặc giám đốc nhân sự trực tiếp điều phối. Thuật ngữ chuyên ngành gọi riêng đây là công tác quản lý tuyển dụng với hàng loạt công việc được liên kết chặt chẽ với nhau. Những tổ chức hoặc doanh nghiệp có lượng nhân sự lớn, biến động thường xuyên còn có thể xây dựng riêng một phòng ban chuyên về quản trị tuyển dụng nhằm đảm bảo nhu cầu nhân lực luôn được đáp ứng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Quản lý tuyển dụng là gì?
Quản lý tuyển dụng là việc tìm kiếm, chiêu mộ ứng viên phù hợp nhất với vị trí đang trống tại một phòng ban nào đó trong công ty.
Công việc này yêu cầu cao về chất lượng và sự sáng tạo trong cách làm việc, bởi lẽ, cùng một lúc người quản trị tuyển dụng có thể sẽ phải tuyển hàng trăm nhân sự cho nhiều phòng ban khác nhau đồng thời vẫn phải đảm bảo chất lượng ứng viên theo yêu cầu.
Vai trò của quản lý tuyển dụng
Công việc quản lý tuyển dụng sẽ xác định và phân tích vai trò cho từng vị trí, những người làm công tác tuyển dụng sẽ chịu trách nhiệm đánh giá các kỹ năng và trình độ ở mỗi ứng viên.
Thông thường, người quản lý tuyển dụng sẽ hợp tác với nhà tuyển dụng để chia sẻ tất cả thông tin về vị trí và yêu cầu công việc trước khi quá trình tuyển dụng bắt đầu. Tại thời điểm này, họ có thể phác thảo bản mô tả công việc của riêng họ hoặc yêu cầu nhà tuyển dụng viết một bản dựa trên cuộc thảo luận trước đó. Do vậy, nhà tuyển dụng thường sẽ là người chủ động tìm nguồn ứng viên, nhưng người quản lý tuyển dụng sẽ là người đọc sơ yếu lý lịch và phỏng vấn các ứng viên triển vọng. Thông thường thì người quản lý tuyển dụng sẽ là người cuối cùng đưa ra quyết định về việc có nên thuê ứng viên hay không.
Các công việc cần làm tại vị trí quản lý tuyển dụng
Tiếp nhận thông tin bổ sung nhân lực từ các phòng ban trong doanh nghiệp
Trình ban lãnh đạo phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
Viết bài và đăng tin tuyển dụng
Soạn thảo bài viết tuyển dụng với đầy đủ thông tin về yêu cầu, vị trí và mô tả công việc cụ thể…, đồng thời phải chọn lựa kênh tuyển dụng trực tuyến thích hợp và đáng tin cậy để đăng tin.
Tiếp nhận hồ sơ ứng viên
Mỗi ngày đều phải tổng hợp lại hồ sơ và lên kế hoạch sàng lọc ứng viên phù hợp để tránh trường hợp quá tải.
Gửi danh sách ứng viên dự kiến qua phòng ban cần bổ sung nhân lực
Quy trình này rất quan trọng vì trưởng phòng là người nắm rõ yêu cầu của vị trí đang thiếu nhân sự, và tố chất nào của ứng viên là quan trọng nhất.
Bên cạnh đó, những yêu cầu đặc biệt khi phỏng vấn cũng có thể được trưởng phòng ghi chú cụ thể, từ đó sẽ thuận lợi hơn cho người phỏng vấn.
Lên lịch hẹn phỏng vấn
Thông thường thông báo lịch hẹn phỏng vấn ứng viên sẽ gửi qua email, nếu nhà quản lý tuyển dụng muốn phỏng vấn sơ bộ thì có thể thông báo bằng điện thoại.
Báo cáo cấp trên về kết quả phỏng vấn
Ban lãnh đạo và trưởng phòng nơi cần nhân lực sẽ trực tiếp thảo luận cùng nhau, cân nhắc lựa chọn ứng viên phù hợp và gửi danh sách ứng viên trúng tuyển về phòng nhân sự.
Liên lạc với ứng viên trúng tuyển và sắp xếp thời gian nhận việc
Nếu có thay đổi gì từ một trong hai bên, việc trao đổi nên diễn ra thông qua email để ban lãnh đạo có đính kèm trong email có thể cập nhật tình hình thường xuyên.
Đánh giá kết quả ứng viên sau thời gian thử việc
Thậm chí, trong quá trình thử việc có thể người quản lý tuyển dụng phải tìm kiếm ứng viên mới nếu ứng viên thử việc hoặc người quản lý trực tiếp cảm thấy bên còn lại không phù hợp với mong muốn và sự kỳ vọng hoặc khó gắn bó lâu dài.
Báo cáo ban lãnh đạo, hoàn tất hồ sơ tuyển dụng chính thức
Ứng dụng công nghệ để quản lý tuyển dụng hiệu quả
Với những doanh nghiệp, tổ chức lớn, lượng công việc tuyển dụng rất nhiều, để tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của nhà quản lý tuyển dụng, trang bị phần mềm quản lý tuyển dụng đang là xu hướng hiện nay.
Thông qua phần mềm này, mọi công việc liên quan đến quản lý tuyển dụng đều sẽ được tự động hóa theo tiêu chí đặt ra, ví dụ:
Tạo mẫu CV riêng cho doanh nghiệp
Tổng hợp thông tin ứng viên nhanh chóng theo từng tiêu chí trong CV
Tự động sàng lọc danh sách ứng viên theo một hoặc một số tiêu chí, tùy thuộc và sự chọn lựa của người quản lý tuyển dụng
Tổng hợp danh sách báo cáo, đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên, đánh giá hiệu quả của các kênh tuyển dụng… đều được tính toán tự động và thể hiện bằng những con số cụ thể
Phỏng vấn trực tuyến đối với những ứng viên ở xa hoặc khi người phỏng vấn đang đi công tác…
Phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự
Phần mềm quản lý tuyển dụng hay còn gọi là phần mềm tuyển dụng, là hệ thống giúp quản lý mọi hoạt động nằm trong quy trình tuyển dụng của tổ chức, bắt đầu từ khâu xây dựng website tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng, lọc thông tin ứng viên, phỏng vấn hay lưu trữ hồ sơ ứng viên, báo cáo đánh giá quá trình tuyển dụng,… giúp nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý tuyển dụng là một phần cấu thành nên hệ thống quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Có thể nói, tuyển dụng là bước đệm để quản trị nhân sự thành công.
Các phần mềm quản lý tuyển dụng free hay trả phí đều góp phần giải quyết những vấn đề trong tuyển dụng, công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại gặp không ít khó khăn, với thực trạng nguồn cung nhân sự dồi dào nhưng không thể tìm được ứng viên phù hợp.