Cách quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng sao cho hiệu quả, tối ưu và nắm bắt được tình hình công nợ của từng công trình là điều mà rất nhiều chủ cửa hàng đang hướng đến. Nguyên nhân là do ngành vật tư xây dựng có một số đặc thù như cần bóc tách khối lượng công trình để tính chi phí, số liệu, nguyên vật liệu đầu vào - đầu ra cần phải được quản lý một cách chi tiết và chính xác nhất.

Việc ghi chép thủ công qua Excel có vẻ đã lỗi thời. Lúc này, chúng ta cần một phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng chuyên nghiệp với khả năng cập nhật, truy xuất, thống kê và xử lý dữ liệu nhanh chóng.

1. Linh hoạt về đơn vị tính

Một điểm cần nhấn mạnh là chúng ta cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên dùng dành riêng cho ngành xây dựng để quản lý hiệu quả cửa hàng vật liệu xây dựng. Vì những phần mềm bán hàng tiêu chuẩn không hỗ trợ nhiều trong việc quy đổi đơn vị tính của nguyên vật liệu.

Một đặc thù khác của ngành này là hóa đơn đầu ra thì đơn vị lớn nhưng hóa đơn đầu ra thì đơn vị thường nhỏ, thậm chí là khác nhau. Ví dụ, sắt, thép, nhôm, tôn nhập theo tấn nhưng bán ra đơn vị mét hoặc cây.

Vì vậy, bạn cần chọn những phần mềm cho phép tạo và chuyển đổi đơn vị linh hoạt khi xuất - nhập hàng giúp quản lý hiệu quả cửa hàng vật liệu xây dựng hơn.

2. Quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng bằng việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Giải pháp quản lý hàng tồn kho là cách quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng hiệu quả.

Hàng hóa và vật tư thuộc ngành xây dựng thường không qua kho mà sẽ xuất thẳng đến công trường nhưng vẫn phải tính chi phí và theo dõi tồn kho (tại công trường), theo dõi hàng được điều chuyển, hoặc kiểm soát sự thừa thiếu giữa các công trình.

Bên cạnh việc cung cấp giải pháp quản lý hiệu quả cửa hàng vật liệu xây dựng được xuất gián tiếp qua kho, ứng dụng quản lý bán hàng chuyên dụng còn hỗ trợ theo dõi nhóm hàng hóa được xuất thẳng đến công trình. Không những vậy, ứng dụng còn cho phép bạn quản lý mọi giấy tờ và tính giá nhập/xuất kho vật liệu, hàng hóa, công cụ, thành phẩm bằng nhiều phương pháp khác nhau một cách tiện lợi và chuẩn xác.

3. Quản lý khoản công nợ theo hợp đồng hoặc công trình

Quản lý công nợ theo công trình rất phức tạp và mất nhiều thời gian để đối soát.

Công nợ của ngành xây dựng đến từ hai đầu. Một là từ những nhà cung cấp vật liệu, nguyên liệu, dịch vụ và hai là từ công trình đang thi công. Nếu theo dõi bằng cách ghi chép truyền thống thì sẽ rất dễ mắc sai sót do khối lượng dữ liệu cực kỳ lớn và được cập nhật liên tục. Do vậy, doanh nghiệp cần có cách quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, bạn sẽ hoàn toàn làm chủ được vấn đề này khi công ty trang bị một giải pháp quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng bằng phần mềm chuyên dụng cho ngành vật tư xây dựng. Tất cả công nợ đều sẽ được theo dõi và cập nhật theo từng ngày, từng tuần, từng tháng với độ chính xác cao.

4. Quản lý hiệu quả cửa hàng vật liệu xây dựng bằng việc quản lý lời/lỗ theo mỗi công trình, hợp đồng xây dựng

Ứng dụng phần mềm để hạch toán công trình giúp quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng.

Các nhà thầu xây dựng thường sẽ không trả tiền ngay khi đặt hàng. Đây là đặc thù của ngành vì nó có liên quan đến thỏa thuận giữa chủ đầu tư, nhà thầu và bên bán vật tư. Vì vậy, việc theo dõi lời/ lỗ của từng công trình, từng hợp đồng, từng chủ thầu khá phức tạp. Lúc này, những phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng chuyên nghiệp sẽ phát huy vai trò của mình khi cho phép chúng ta theo dõi tiến độ thanh toán cụ thể ra sao.

Với tính năng này, nhân viên kế toán sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian để nhập, xử lý, thống kê và tính toán số liệu vào đầu kỳ, giữa kỳ và cuối kỳ khi sử dụng phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng. Các nhà quản trị doanh nghiệp cũng nhanh chóng nắm bắt được tình hình lãi lỗ và nhanh chóng đưa ra những quyết định đúng đắn.