Phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP được đánh giá là giải pháp công nghệ thông tin hiệu quả, đáp ứng đầy đủ nhu cầu doanh nghiệp. Chính vì sự toàn diện nên quá trình triển khai dự án ERP thường phức tạp hơn các phần mềm thông thường. Bài viết dưới đây hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về dự án ERP là gì và quy trình triển khai dự án ERP hiệu quả, tránh rủi ro cho doanh nghiệp nhé! 

I. Dự án ERP là gì?

Dự án ERP (Enterprise Resource Planning) là đề cập đến việc triển khai một hệ thống phần mềm tích hợp, mang lại sự tối ưu hóa và tổ chức cho các quy trình kinh doanh và hoạt động nội bộ của một tổ chức. Dự án ERP nhằm tạo ra một cơ sở thông tin chung để quản lý tất cả các phần tử tài nguyên và quy trình trong một doanh nghiệp.

Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp hiện đại đang gặp phải nhiều thách thức về quản lý thông tin, tăng cường hiệu suất và cải thiện tính cạnh tranh. Hệ thống phần mềm ERP được tạo ra để giải quyết những thách thức này bằng cách tối ưu hóa việc quản lý các tài nguyên và quy trình nội bộ trong toàn bộ doanh nghiệp.

Một hệ thống ERP tích hợp các chức năng và quy trình kinh doanh khác nhau như quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý khách hàng và quản lý sản xuất. Bằng cách kết hợp và tổ chức thông tin từ các phòng ban và quy trình khác nhau, ERP tạo ra một cơ sở dữ liệu chung và một giao diện người dùng duy nhất cho toàn bộ tổ chức.

II. Quy trình triển khai dự án ERP hiệu quả

Tùy vào từng doanh nghiệp mà sẽ có các bước triển khai dự án ERP khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các dự án sẽ có những bước thực hiện cơ bản sau:

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Nhà triển khai ERP cần cung cấp dịch vụ sẽ khảo sát: hệ thống hạ tầng, các nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo… từ đó xây dựng nên hồ sơ đánh giá hiện trạng làm căn cứ cho quá trình triển khai sau này. Từ thông tin khảo sát này, nhà cung cấp sẽ hiểu hơn về hoạt động của doanh nghiệp, còn doanh nghiệp sẽ biết được để triển khai giải pháp đó thì cần hoàn thiện nội dung gì.

Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở

Trước khi tiến hành triển khai thì 2 bên đối tác cần thống nhất để chuẩn hóa hạ tầng cơ sở, thống nhất một số vấn đề như: chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu… Nhà cung cấp có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn về những vấn đề liên quan đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 3: Hoạch định dự án triển khai ERP

Sau khi đã có 2 bước chuẩn bị nền tảng thì nhà triển khai ERP cùng doanh nghiệp sẽ cùng nhau hoạch định kế hoạch tổng thể như:

Lộ trình cụ thể về thời gian làm việc, nguồn nhân lực thực hiện dự án… Đây là cơ sở để quá trình triển khai dựa vào để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đặt ra.

Bước 4: Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP

Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP là quá trình chính và dài nhất. Trong đó, nhà cung cấp tiến hành khảo sát, thiết lập, chỉnh sửa hệ thống ERP và đào tạo để những người tham gia trực tiếp vào hệ thống có thể sử dụng được phần mềm.

Bước 5: Nghiệm thu dự án triển khai ERP

Thời gian triển khai hệ thống ERP cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau và cũng có thể thay đổi so với thời gian dự kiến ban đầu. Thường dự án ERP nghiệm thu khi hệ thống thiết kế đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp đã đề ra. Các bộ phận sử dụng phần mềm thao tác tốt và lên được các báo cáo cần thiết. 

Tuy nhiên, sau quá trình triển khai của bộ phận kỹ thuật thì trong quá trình sử dụng bộ phận bảo hành sẽ cùng hỗ trợ để hệ thống ERP được vận hành tốt.

III. Vai trò quan trọng của người quản lý dự án ERP

Khi bắt đầu triển khai hệ thống ERP các đơn vị cần thiết lập đội dự án.Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, nhóm dự án triển khai ERP có thể dao động từ 15 thành viên đến vài người. Các nhà quản lý dự án (Project Manager ) là người giàu kinh nghiệm sẽ chịu trách nghiệm cho toàn bộ dự án. Bên cạnh đó là xác định rõ vai trò và trách nhiệm ở thời điểm đầu dự án để đảm bảo ai sẽ là người đại diện và chịu trách nhiệm giải trình cho các chức năng chính.

Người quản lý sẽ xây dựng quy định dự án triển khai ERP để gắn trách nhiệm cho các nhân viên nội bộ và bên ngoài cho từng giai đoạn của dự án. Quy định sẽ xác định chính xác cách thức đưa ra quyết định, các vấn đề được giải quyết và những hoạt động được hoàn thành. Các thành viên trong nhóm dự án được phân công nhiệm vụ theo các điểm mạnh, mức độ kinh nghiệm.

Tóm lại, người quản lý dự án sẽ đảm nhiệm vai trò quan trọng trong suốt quá trình bao gồm lập kế hoạch, khởi đầu, thực hiện, giám sát và kết thúc. Công việc của họ có thể thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề, quy mô công ty, sự trưởng thành và văn hóa tổ chức. Mặc dù vậy, có một số trách nhiệm chung cho tất cả các quản lý dự án:

• Xây dựng kế hoạch và thực hiện dự án

• Quản lý các bên liên quan của dự án, quản lý nguồn lực

• Quản lý ngân sách, tiến độ và chất lượng dự án

IV. Mẹo quản lý dự án ERP hiệu quả cho người quản lý

Phần mềm ERP tổng thể đã được xem là một giải pháp công nghệ thông tin hiệu quả, tuy nhiên việc triển khai dự án ERP đòi hỏi người quản lý cần nắm vững những lưu ý quan trọng. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng trong quá trình triển khai ERP:

1. Nắm vững về ERP và nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi triển khai dự án ERP, người quản lý cần tìm hiểu kỹ về ERP và những thách thức hiện có trong doanh nghiệp, đồng thời xác định rõ nhu cầu thay đổi cụ thể. Việc này giúp cho nhà cung cấp ERP có thể tư vấn hiệu quả về quy trình tổng thể và các vấn đề nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều phương án để lựa chọn. Đồng thời, trong quá trình chuẩn bị, doanh nghiệp cần chuẩn bị tinh thần, đặc biệt là xây dựng sự tin tưởng và thiện chí làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.

2. Quản lý ngân sách hợp lý

Triển khai phần mềm ERP đòi hỏi việc tích hợp và quản lý nguồn lực trong doanh nghiệp một cách toàn diện, điều này làm cho quá trình triển khai ERP phức tạp hơn nhiều so với việc triển khai các phần mềm độc lập. Điều này cũng đồng nghĩa với việc nhà cung cấp phải đối mặt với nhiều khó khăn hơn. Một phần mềm ERP tốt phải đáp ứng được yêu cầu chi tiết của từng nhân viên và đồng thời giải quyết được mối quan hệ toàn diện giữa các phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này đẩy chi phí triển khai dự án ERP lên rất cao.

Ngoài ra, việc hoàn thiện một hệ thống ERP đầy đủ cũng đòi hỏi nhiều chi phí, bao gồm việc mua bản quyền, tư vấn và tùy chỉnh, cũng như các chi phí duy trì hàng năm và nâng cấp. Một trong những chi phí không thể thiếu là chi phí đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Do đó, giá trị của một phần mềm ERP sẽ cao hơn rất nhiều so với các phần mềm độc lập, nhưng đồng thời nó mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp.

Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý ngân sách một cách hiệu quả và tính toán các chi phí phát sinh một cách hợp lý, đảm bảo không gặp phải tình trạng thiếu kinh phí trong quá trình triển khai.

3. Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp

Việc triển khai dự án ERP không chỉ là trách nhiệm của một đơn vị thực hiện mà cần sự tham gia của toàn bộ đội dự án nội bộ. Quá trình triển khai không chỉ bao gồm việc mua giải pháp, thử nghiệm và triển khai phần mềm, mà còn yêu cầu thành viên trong đội dự án nội bộ hiểu rõ về các hoạt động kinh doanh để có thể đáp ứng tốt yêu cầu của doanh nghiệp.

Một yếu tố quan trọng khác là sự cam kết từ cấp lãnh đạo, bởi họ sẽ đóng vai trò dung hòa và lựa chọn hướng giải quyết cuối cùng nếu có mâu thuẫn giữa các thành viên trong đội dự án nội bộ hoặc giữa hai bên.

4. Tăng cường quá trình đánh giá từ phía nhà cung cấp

Trong quá trình triển khai phần mềm ERP, không nên vội vàng rút ngắn quá trình đánh giá từ phía nhà cung cấp. Việc đánh giá đầy đủ và kỹ lưỡng giúp xác định các vấn đề mà doanh nghiệp đang đối diện và tìm ra giải pháp phù hợp nhất. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp lớn với quy mô nhân sự lớn, việc lựa chọn cần được tiến hành cẩn thận.

5. Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết

Một kế hoạch triển khai chi tiết giúp thể hiện rõ tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp và đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai và kiểm soát các vấn đề có thể phát sinh. Trách nhiệm trong việc lập kế hoạch này thuộc về cả đơn vị triển khai và doanh nghiệp.

Kế hoạch cần có mục tiêu rõ ràng, ngân sách cụ thể và sẵn sàng đối mặt với các chi phí phát sinh do những vấn đề không lường trước. Đặc biệt, trong quá trình triển khai dự án ERP, cần thiết lập các mốc thời gian cho từng giai đoạn một cách chính xác nhằm tránh sự cố, đảm bảo không phát sinh thêm chi phí và duy trì tinh thần của đội dự án.

6. Xác định thời điểm triển khai hợp lý

Thời điểm triển khai là một yếu tố quan trọng thường bị doanh nghiệp bỏ qua. Tuy nhiên, thời gian triển khai dự án ERP kéo dài từ 6 tháng đến vài năm, trong thời gian này, một số hoạt động trong doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng và thay đổi. Do đó, cần lên lịch triển khai vào thời điểm thị trường yêu cầu ít khắt khe nhất trong năm và không kỳ vọng có doanh thu lớn ngay sau đó.