Để tăng cường hiệu quả đào tạo và quản lý nhân sự, giảm thiểu chi phí và thời gian tính lương, phúc lợi cho nhân viên và các thủ tục khác, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển đổi sang hệ thống quản trị nhân sự để nâng cao hiệu quả làm việc.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng ENMASYS tìm hiểu chi tiết về hệ thống phần mềm này nhé!

I. Hệ thống quản trị nhân sự (HRMS) là gì?

HRMs – Hệ thống quản trị nhân sự là một phần của phần mềm quản lý nhân sự, gồm nhiều hệ thống và quy trình để quản lý nhân viên và dữ liệu dễ dàng. Nó tích hợp các chức năng nhân sự như lưu trữ thông tin nhân viên, quản lý biên chế, quy trình tuyển dụng, quản lý lợi ích và theo dõi hồ sơ tham dự. Sự kết hợp này giúp quản lý các quy trình nhân sự hàng ngày trở nên dễ dàng và có thể truy cập. Nó kết hợp cả nhân lực và công nghệ thông tin để phát triển các quy trình chuẩn và gói phần mềm ERP.

Các hệ thống ERP bao gồm các module tài chính và nguồn nhân lực được kết nối thông qua một cơ sở dữ liệu phổ quát. Điều này là sự khác biệt quan trọng nhất so với các ứng dụng phần mềm trước đây, làm cho nó trở nên cứng nhắc và linh hoạt đồng thời tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau vào một nền tảng duy nhất.

II. Tại sao doanh nghiệp đầu tư vào hệ thống quản lý nhân sự?

Tránh lỗi sai sót trong quản lý nhân sự

Hệ thống quản lý nhân sự được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả và chính xác hơn. Các thông tin nhân viên bao gồm lịch sử làm việc, thông tin liên lạc, bảng lương và phúc lợi được quản lý một cách tổng thể và dễ dàng hơn. Việc quản lý thông tin nhân viên một cách chính xác sẽ giúp tránh các lỗi sai sót trong quá trình tính lương, quản lý nghỉ phép và các vấn đề liên quan đến các chính sách nhân sự khác.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Bằng cách sử dụng hệ thống quản trị nhân sự, các doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình nhân sự như tính lương, quản lý nghỉ phép và quản lý thời gian làm việc. Điều này giúp giảm thiểu số lượng nhân viên cần thiết để quản lý thông tin nhân viên và giúp tăng năng suất lao động.

Tăng tính minh bạch và đảm bảo tuân thủ pháp luật

Việc quản lý thông tin nhân viên một cách chính xác và đầy đủ giúp các doanh nghiệp tránh các vấn đề pháp lý liên quan đến nhân sự. Đồng thời, việc quản lý thông tin nhân viên một cách minh bạch cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc công bằng và minh bạch, giúp tăng sự tin tưởng và động viên các nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Cải thiện quá trình tuyển dụng và giữ chân nhân viên

Với cách quản lý thông tin ứng viên và các thông tin liên quan đến nhân viên hiện tại, các doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định những người có kỹ năng phù hợp và tìm cách giữ chân nhân viên tốt nhất. Hệ thống quản trị nhâ sự giúp giảm chi phí tuyển dụng và tăng hiệu quả tuyển dụng, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giúp giữ chân nhân viên tốt.

Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

Hệ thống quản lý nhân sự giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Bằng cách quản lý thông tin về hoạt động làm việc và đánh giá hiệu suất, các doanh nghiệp có thể tìm cách cải thiện quá trình làm việc của nhân viên, đồng thời tạo ra các kế hoạch đào tạo và phát triển để giúp nhân viên phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu suất làm việc.

III. Doanh nghiệp nào có thể sử dụng hệ thống quản trị nhân sự?

Hầu hết các doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều có thể sử dụng hệ thống HRMS để quản lý nhân sự và tăng cường hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể tận dụng các lợi ích của hệ thống HRMS nhiều hơn.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng lợi thế của hệ thống HRMS để quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí quản lý nhân sự, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tăng tính minh bạch và tăng cường sự phù hợp với các quy định pháp luật.

Các doanh nghiệp có quy mô lớn và tập trung vào nhân sự

Các doanh nghiệp có quy mô lớn và tập trung vào nhân sự, như các công ty tài chính, chuyên về tư vấn nhân sự, hoặc các công ty sản xuất có quy mô lớn, có thể tận dụng hệ thống HRMS để quản lý thông tin của hàng ngàn nhân viên và quản lý các hoạt động tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.

Các doanh nghiệp đa quốc gia

Các doanh nghiệp đa quốc gia thường phải đối mặt với các quy định pháp luật khác nhau, văn hóa và thị trường lao động. Vì vậy, hệ thống HRMS có thể giúp các doanh nghiệp này quản lý thông tin nhân viên một cách đồng nhất, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tăng cường tính minh bạch trong quản lý nhân sự.

Các doanh nghiệp cần quản lý dữ liệu nhân sự

Các doanh nghiệp cần quản lý dữ liệu nhân sự, như các công ty chuyên về dịch vụ tư vấn nhân sự, hoặc các công ty chuyên về phân tích dữ liệu nhân sự và phân tích, cũng có thể tận dụng lợi ích của hệ thống quản trị nhân sự. Hệ thống này giúp thu thập, phân tích và đánh giá dữ liệu nhân sự, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhân viên của mình, từ đó có thể tăng cường việc đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp..

Các doanh nghiệp đang trải qua quá trình thay đổi và phát triển

Các doanh nghiệp đang trải qua quá trình thay đổi và phát triển, như mở rộng quy mô hoặc đưa ra các sản phẩm mới, cũng có thể tận dụng lợi ích của hệ thống HRMS để quản lý thông tin nhân viên và tăng cường quá trình tuyển dụng và giữ chân nhân viên. Với hệ thống HRMS, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn các ứng viên phù hợp, đồng thời cải thiện quá trình giữ chân nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện và có lợi cho nhân viên.

IV. Xu hướng mới của hệ thống quản trị nhân sự hiện nay

Đại dịch COVID-19 đã tác động đến sự phát triển của các quy trình nhân sự và đồng thời khuyến khích sự phát triển của các công nghệ mới trong lĩnh vực này. Dưới đây là một số công nghệ đang được sử dụng và phát triển trong hệ thống quản trị nhân sự của các doanh nghiệp:

Quản lý nhân sự thông minh với công nghệ AI

Các công ty phần mềm quản lý nhân sự đang tích cực tích hợp các khả năng AI vào hệ thống của họ để tự động hóa các quy trình. Điều này có thể giúp tăng độ chính xác và hiệu quả của quy trình, đồng thời giảm thiểu thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, một trong những vấn đề đang được đặt ra là bảo mật thông tin của khách hàng, vì vậy các doanh nghiệp cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp cần tìm cách giải quyết vấn đề này.

Blockchain

Công nghệ blockchain được biết đến với tính năng phân phối các bản ghi trên một chuỗi máy tính, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các cuộc tấn công hack và đảm bảo tính vĩnh viễn của dữ liệu. Các công ty đã nhận ra tiềm năng của công nghệ này trong việc chia sẻ hồ sơ nhân viên và thông tin nhân sự, và đã bắt đầu ứng dụng nó vào hệ thống quản lý thông tin nhân sự. Các ứng dụng ban đầu của blockchain trong quản trị nhân sự bao gồm quản lý bảng lương, thông tin ứng viên và hợp đồng lao động.

Làm việc từ xa

Khi các hạn chế do đại dịch COVID được nới lỏng, nhiều công ty đã phát triển mô hình lao động kết hợp giữa làm việc tại nhà và văn phòng. Điều này đã thúc đẩy nhu cầu sử dụng các phần mềm hội nghị truyền hình, công cụ cộng tác nhóm và các công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa. Do đó, các nhà cung cấp phần mềm nhân sự đã giới thiệu nhiều tính năng mới để quản lý nhân sự từ xa, tăng cường sự kết nối giữa nhân viên, giám sát và chăm sóc sức khỏe, cũng như quản lý các giao thức an toàn COVID-19.

Tự động hóa quy trình quản lý

Bằng cách áp dụng công nghệ tự động hóa quản lý (BPA), các quy trình nhân sự phổ biến như lựa chọn lợi ích, hoàn trả chi phí và sắp xếp lại hồ sơ có thể được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Các nhà cung cấp phần mềm đã tích hợp BPA vào các sản phẩm nhân sự của họ trong những năm gần đây.

Trên đây là tổng quan về hệ thống quản trị nhân sự. Hi vọng những kiến thức trên sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về công cụ hỗ trợ này. Liên hệ ngay với ENMASYS để được tư vấn về phần mềm quản trị nhân sự hiệu quả nhất nhé!