Trong vòng chưa đầy nửa năm, các công ty xây dựng trên toàn thế giới đã phải mở rộng quy mô áp dụng và triển khai công nghệ đối với các giải pháp kỹ thuật số với tốc độ nhanh chóng. Theo công ty tư vấn McKinsey: “Chúng tôi chỉ mất 8 tuần để đã đạt được tiến bộ trong 5 năm tới trong việc áp dụng kỹ thuật số cho người tiêu dùng và doanh nghiệp.” 

Với sự phát triển mạnh mẽ của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, việc biết cách áp dụng và tận dụng công nghệ trong xây dựng để đạt hiệu suất tối đa đội nhóm trở nên cực kỳ quan trọng, đảm bảo thành công cho mọi hoạt động kinh doanh và các dự án.

Tuy nhiên, theo một cuộc khảo sát với hơn 1.000 chuyên gia xây dựng, các khoản đầu tư công nghệ mới thường không được sử dụng hiệu quả. Trên thực tế, theo báo cáo, 37% công ty xây dựng cho biết đã đầu tư vào phần mềm trong năm qua nhưng chưa áp dụng. 

Cùng chúng tôi tìm hiểu cách các chuyên gia trong ngành tiếp cận việc triển khai công nghệ trong xây dựng, giúp các công ty xây dựng hiểu cách họ có thể tạo ra các kế hoạch triển khai và áp dụng công nghệ thành công. 

I. KHÍA CẠNH QUAN  TRỌNG CỦA VIỆC ÁP DỤNG CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG THÀNH CÔNG LÀ GÌ?

Câu hỏi đặt ra đối với các công ty xây dựng là trước khi triển khai công nghệ mới, những điều cần được cân nhắc hàng đầu để lập kế hoạch triển khai thành công là gì?

Doanh nghiệp cần lưu ý một vài điểm như sau:

1.1. Đạt được sự thống nhất về quyết định đầu tư công nghệ mới trên toàn doanh nghiệp

Thông thường, khi một công ty đầu tư một công nghệ mới, họ thực hiện theo cơ cấu từ trên xuống; các giám đốc điều hành mua vào nhưng nhân viên, những người trực tiếp sử dụng không nhất thiết phải biết về công nghệ đó. Hoặc ngược lại, chính nhân viên là người rất quan tâm đến một phần mềm, công nghệ cụ thể và họ cần thuyết phục giám đốc mua phần mềm, công nghệ đó để áp dụng vào doanh nghiệp. Dù như thế nào, bất kỳ quyết định đầu tư, áp dụng một công nghệ mới vào doanh nghiệp cần phải có sự ủng hộ từ tất cả các thành viên trong nhóm., Bạn cần phải chứng minh giá trị của công nghệ với tất cả các bên liên quan và chứng minh nó sẽ thay đổi cách mà doanh nghiệp tổ chức thi công & làm việc theo chiều hướng tốt hơn như thế nào. 

1.2. Xác định thời gian thực hiện

Một mốc thời gian cụ thể sẽ giúp thúc đẩy kế hoạch thực hiện thành công. Nếu thời gian không rõ ràng sẽ xảy ra một số vấn đề như sự chậm trễ, không có nhiều động lực để thực hiện theo kế hoạch. Khi việc triển khai được tổ chức chặt chẽ với các thời hạn bàn giao & triển khai cụ thể, quy trình sẽ được sắp xếp hợp lý.

Trong khi Ngành xây dựng được xem là ngành có tốc độ số hóa thấp nhất (theo nghiên cứu của Mc Kinsey),  để tránh vấp phải bẫy trì hoãn thường thấy, các công ty có thể lập ra các đội dự án chuyển đổi số để cùng nhau bàn bạc, kiểm thử và lên kế hoạch triển khai công nghệ bằng được vào doanh nghiệp.

Biểu đồ so sánh & thống kê mức độ số hóa ở các ngành Kinh tế & công nghiệp năm 2015 (Nguồn. McKinsey) 

1.3. Hiểu quy trình làm việc và cấu trúc công ty

Khi bắt đầu triển khai công nghệ, việc hiểu rõ về bối cảnh bên trong, các quy trình và cấu trúc mà công nghệ này ảnh hưởng đến là rất quan trọng. 

Ví dụ, khi chúng tôi tư vấn phần mềm ENMASYS vào các doanh nghiệp xây dựng với mục tiêu là số hóa, đổi mới phương pháp quản lý các dự án thi công. Quá trình tư vấn sẽ cần làm rõ 3 vấn đề: những nhóm đối tượng nào sẽ tham gia vào sử dụng phần mềm? Các nhóm này sẽ sử dụng phần mềm như thế nào? Và nó sẽ thay đổi quy trình thi công thực tế của từng công ty như thế nào? 

Mỗi công ty đều có những đặc điểm riêng biệt, và cấu trúc vận hành không giống nhau. Do vậy, công nghệ khi được áp dụng phải đạt được sự tiêu chuẩn hóa, tùy chỉnh và linh hoạt.

Bằng cách làm rõ quy trình trước và sau khi triển khai công nghệ, các công ty xây dựng có thể giảm thiểu đáng kể rủi ro áp dụng phần mềm thất bại, đồng thời đạt được sự đồng lòng cao từ trên xuống dưới.

II. CHUYỂN ĐỔI CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG TRONG THỜI ĐẠI COVID-19 DƯỚI GÓC NHÌN CỦA CÁC CHUYÊN GIA 

“Trong ngành công nghiệp Xây dựng và Kiến trúc (AEC), các khách hàng nên xem xét lại các tiêu chuẩn và chính sách kiểm tra chất lượng và kiểm soát chất lượng (QA/QC) hiện tại của họ để đảm bảo rằng tất cả các danh sách kiểm tra và mục tiêu cần thực hiện bao gồm các tiêu chuẩn mới liên quan đến COVID-19.” 

“Ngày nay mọi thứ cần được số hóa. Trước đại dịch COVID-19, nhiều công ty xây dựng không muốn tham gia vào các khóa đào tạo từ xa vì họ đánh giá cao sự kết nối trực tiếp. Tình hình đại dịch covid -19 đã thúc đẩy các công ty phải thích nghi với việc đào tạo từ xa và chấp nhận chúng như một cách để nhanh chóng đạt được những gì họ cần. Tôi đã bắt đầu cởi mở hơn đối với công nghệ trong lĩnh vực xây dựng. Đối với đội ngũ của chúng tôi, điều này đã thúc đẩy chúng tôi xem xét lại cách chúng tôi cung cấp khóa học trực tiếp bằng cách thực hiện chúng từ xa. Kết quả là, chúng tôi đã trở nên hiệu quả và hiệu suất hơn trong nhiều khía cạnh.

Tôi cân nhắc nhiều hơn về rủi ro nói chung. Ví dụ, trong TradeTapp (một ứng dụng phân tích dành cho ngành xây dựng và kiến trúc), nhiều khách hàng bắt đầu tỏ ra cẩn trọng hơn trong việc thu thập dữ liệu an toàn bảo hiểm tài chính từ các nhà thầu phụ. Hoặc họ đặt ra nhiều câu hỏi có mục tiêu hơn về tình hình kinh doanh của đối tác trong ngành của họ. Khi các cải tiến mới được áp dụng, chúng sẽ ngày càng được sử dụng nhiều để xác định các rủi ro và những điều cần thực hiện do ảnh hưởng của COVID.” 

“Học/làm việc từ xa sẽ là một xu hướng mới trong một thời gian dài. Việc thể hiện lòng thông cảm đối với những thách thức và khó khăn mà mọi người đang trải qua đã trở thành một yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý và hỗ trợ khách hàng. Đối với một Quản lý Thành công Khách hàng (CSM), đây là cơ hội để kết nối với khách hàng bất kể khoảng cách vật lý. Chúng ta cần phải hiểu biết, thích nghi đồng thời biết cách hành động và phản ứng trong các tình huống bất ngờ.”

III. LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐỐI PHÓ VỚI SỰ PHẢN ĐỐI KHI ĐỀ CẬP ĐẾN CÁC CÔNG NGHỆ VÀ QUY TRÌNH LÀM VIỆC MỚI.

Đôi khi, việc thay đổi có thể gặp phải sự phản đối từ nội bộ. Dưới đây là một số cách thông minh để đối phó với sự phản đối khi đề cập đến công nghệ và quy trình làm việc mới.

“Một trong những chiến lược thành công mà tôi đã thấy trong quá khứ là xác định một nhóm nhỏ sẵn sàng thử nghiệm công nghệ và xác nhận các giá trị của nó. Điều này cho phép chúng tôi với tư cách là người quản lý hỗ trợ khách hàng, hiểu rõ quy trình làm việc của nhóm để nhân rộng việc ứng dụng công nghệ lên toàn doanh nghiệp.

Ví dụ: Nếu nhóm bắt đầu sử dụng BuildingConnected (một nền tảng công nghệ dành cho ngành xây dựng và kiến trúc), chúng tôi sẽ xác định các giá trị quan trọng đối với nhóm như tiết kiệm thời gian trong việc chuẩn bị gói thầu, cải thiện phản hồi từ các nhà thầu phụ, hoặc tiết kiệm thời gian trong quản lý cơ sở dữ liệu nhà thầu phụ. Nếu có thể xác định những giá trị mà chúng tôi đã mang lại trong dự án đó, việc sao chép quá trình và thành công đó trên toàn tổ chức trở nên dễ dàng hơn. Chúng tôi có thể tận dụng thành công của nhóm đó để làm lý do thuyết phục lãnh đạo. Điều này có thể tạo ra hiệu ứng quả cầu tuyết (khi một sự kiện hoặc ý tưởng nhỏ ban đầu lan truyền thông qua mạng lưới xã hội hoặc mạng lưới kinh doanh, làm cho người tham gia thúc đẩy và lan rộng nó)” 

Một ví dụ khác, khi chúng tôi bắt đầu triển khai phần mềm Enmasys vào các công ty xây dựng lớn, chúng tôi thường hướng dẫn họ triển khai trên một dự án đang thi công trước để toàn đội nhóm có thể hiểu và đạt được những lợi ích nhất định. Bằng việc này, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đạt được sự đồng lòng áp dụng phần mềm cao hơn và có kinh nghiệm để nhân rộng mô hình quản lý thi công trực tuyến trên phần mềm Enmasys vào các dự án khác trong tương lai.

“Việc tìm ra một người trong tổ chức có khả năng nắm giữ vai trò lãnh đạo là điều quan trọng, đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức thực hiện công việc một cách đúng thời hạn và nghiêm túc. Điều này đặc biệt quan trọng khi tổ chức đang thực hiện sự thay đổi hoặc triển khai công nghệ mới.

Không có thời điểm nào là thích hợp để thực hiện thay đổi, vì vậy chiến lược tốt nhất là tạo ra các tiêu chuẩn triển khai BIM trên toàn công ty và bắt đầu ngay.

IV: CHIẾN LƯỢC ĐÀO TẠO VÀ HỖ TRỢ NGƯỜI DÙNG  KHI TRIỂN KHAI CÔNG NGHỆ TRONG NGÀNH XÂY DỰNG 

Theo Kristina Poluyanova, Quản lý Hỗ trợ Khách hàng Xây dựng, Giải pháp Xây dựng Autodesk, để đào tạo và động viên công nhân về cách sử dụng và tối ưu hóa công nghệ mới, cần xây dựng và tuân thủ một số chiến lược như: 

• Tận dụng sự hỗ trợ từ các đối tác công nghệ của bạn;
• Tham gia vào các buổi hội thảo của ngành để tìm hiểu thêm về công nghệ;
• Tận dụng nhóm hỗ trợ khách hàng và các cố vấn của bạn để cung cấp các khóa đào tạo cho công nhân, được tổ chức trực tuyến hoặc trực tiếp.
• Yêu cầu đối tác công nghệ cung cấp tài liệu hữu ích;
• Giữ liên lạc hàng tuần hoặc hai tuần một lần với các đối tác công nghệ của bạn để đảm bảo mọi thứ luôn được cập nhật.

“Triển khai ảo có thể rất thành công, mặc dù phương pháp đào tạo trực tuyến và hỗ trợ dự án tại chỗ đã thay đổi. Trong những thời điểm khó khăn này, việc giữ cho mọi người tham gia và cam kết với một phiên học trực tuyến khác trở nên khó khăn hơn. Vì vậy, chúng tôi đã nhận thấy rằng nếu chúng ta giữ phiên học ngắn hơn nhưng sắp xếp nhiều phiên học hơn, thì dễ dàng hơn để duy trì động lực của mọi người.

Mọi người học và tiếp thu thông tin theo cách riêng của họ.

V. CÁC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG THÀNH CÔNG CHO CÁC CHƯƠNG TRÌNH TRIỂN KHAI CÔNG NGHỆ 

“Đây là một trong những thách thức phổ biến trong quá trình triển khai công nghệ. Thường thì các công ty không đo lường thành công hoặc họ muốn có một phương pháp đo lường khoa học trước tuy nhiên kết quả thường dẫn đến việc không đo lường được điều gì hữu ích.

Tôi muốn đề xuất một phương pháp từng bước để đo lường quá trình triển khai của bạn. Trước khi bắt đầu, bạn nên hiểu rõ được lợi ích của công nghệ mới mà bạn muốn triển khai, chúng tôi gọi đó là giả thuyết giá trị. Điều này có thể là một đo lường cụ thể về tiết kiệm thời gian, chi phí hoặc giá trị khác, nhưng hầu hết về thời gian. Sau đó, bạn bắt đầu xác minh giả thuyết giá trị của mình trong các dự án thử nghiệm. Bạn càng có nhiều dự án, số liệu của bạn càng được tích lũy nhiều. Tuy nhiên, quan trọng là giữ cho quy trình đơn giản ở giai đoạn đầu. Bạn không muốn bỏ nhiều thời gian vào việc đo lường bởi bạn muốn dành thời gian cho việc triển khai công nghệ. Khi bạn sẵn sàng mở rộng quy trình làm việc mới, đến lúc đo lường mức độ áp dụng trên quy mô lớn. Điều này liên quan đến việc có bao nhiêu người và dự án đang sử dụng và hưởng lợi từ quy trình làm việc mới.” - Trích 

“Thay vì chỉ dựa vào số liệu hoặc tỷ lệ phần trăm, tôi khuyến khích khách hàng nghĩ về cách thành công có thể liên kết với mục tiêu kinh doanh. Công nghệ mới thực sự giúp doanh nghiệp phát triển và hoạt động tốt hơn như thế nào? Đây chính là điều chúng tôi gọi là “nguyên động lực giá trị”. Điều gì thúc đẩy công ty của bạn mỗi ngày? Liệu đó có phải là việc giành được nhiều hơn các dự án công việc? Liệu đó có phải là đảm bảo chất lượng tốt nhất? Hay là việc giảm thiểu công việc phải làm lại và chi phí? Dù đó là gì, nó đều liên quan đến việc đạt được kết quả mà công ty đánh giá cao.

Mỗi công ty sẽ đo lường thành công một cách khác nhau.

VI. Kết luận

 Chúng tôi hy vọng rằng thông qua những chia sẻ và bí quyết từ các chuyên gia trong ngành, bạn đã có cái nhìn sâu sắc hơn về cách triển khai công nghệ xây dựng một cách hiệu quả. Trong bối cảnh sự phát triển công nghệ trong ngành xây dựng phát triển mạnh mẽ, việc hiểu và áp dụng công nghệ mới trở nên cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự thành công của các dự án và hoạt động kinh doanh.

ENMASYS muốn giới thiệu tới quý khách hàng phần mềm quản lý dự án thi công được tạo riêng cho các nhà thầu Xây dựng tại Việt Nam. Với ENMASYS , bạn có thể thực hiện quản lý trực tuyến mọi khía cạnh của dự án xây dựng của mình, từ theo dõi tiến độ, quản lý vật tư, nhân sự đến tài chính dự án.