Phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y là gì?

Quản lý cửa hàng thuốc thú y chưa bao giờ là dễ dàng, chủ shop có thể gặp rất nhiều khó khăn như: Kiểm soát số lượng thuốc, hàng tồn, không theo dõi được công nợ, không làm hài lòng khách hàng,… Những lý do này có thể khiến việc kinh doanh kém hiệu quả hơn. Chính vì vậy, để giải quyết những khó khăn trên, nhiều công ty công nghệ đã cho ra mắt phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y.

Phần mềm quản lý thuốc thú y là giải pháp giúp quản lý chi tiết và chính xác toàn bộ danh mục thuốc, hàng tồn kho và khách hàng của cửa hàng. Giải pháp này hỗ trợ chủ shop theo dõi hoạt động kinh doanh của cửa hàng mà không tốn kém nhiều nhân lực hoặc chi phí. Giải pháp này đã được nhiều cửa hàng sử dụng và nhận thấy được nhiều lợi ích vượt trội, giúp nhà quản lý quản lý công việc, cửa hàng đơn giản, dễ dàng hơn.

6 lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y không thể bỏ qua

Phần mềm quản lý cửa hàng thuốc thú y mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời, cụ thể như sau:

Quản lý hàng hóa chặt chẽ

Dược phẩm nói chung hay dược cho thú y nói riêng có rất nhiều chủng loại, nhà cung cấp, giá tiền, hạn dùng,… Việc có thể nhớ hết những thuốc trong cửa hàng là rất khó khăn và có thể gây nhầm lẫn. Việc nhầm lẫn có thể gây ra nhiều rủi ro, ảnh hưởng đến uy tín.

Phần mềm sẽ giúp chủ tiệm, nhân viên giải quyết những khó khăn này. Toàn bộ thông tin sẽ được quản lý chặt chẽ, nhân viên chỉ cần truy cập vào ô danh mục hàng hóa là có thể xem được giá tiền, hạn dùng, số lượng,… không còn phải ghi nhớ thông tin theo cách thủ công.

Quản lý khách đặt hàng dễ dàng

Toàn bộ thông tin khách hàng, số điện thoại, lịch sử, tần suất mua hàng được ghi lại trên phần mềm. Bạn sẽ dễ dàng phân loại tệp khách hàng và áp dụng những chương trình khuyến mại phù hợp.

Ngoài ra, việc quản lý chặt chẽ thông tin khách hàng sẽ giúp chủ cửa hàng không bị sót bill, chủ động trong việc thanh toán, kiểm soát hóa đơn.

Quản lý thu chi và công nợ nhanh chóng

Trước đây, việc theo dõi thông tin về thu chi, công nợ của đối tác được thực hiện trên sổ sách nên rất khó nắm bắt. Phương pháp này cũng không tối ưu, sổ sách bị thất lạc, thông tin không chính xác và khó đối chiếu.

Phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y giúp người quản lý lưu sổ quỹ, công nợ của đối tác, lưu lại từng thao tác bán hàng, xuất nhập kho. Nhờ đó bạn có thể đối soát toàn bộ thông tin nhanh chóng khi cần.

Có thể quản lý kho

Kho hàng là nơi chứa hàng hóa phục vụ bán hàng và không phải cửa hàng nào cũng có thể quản lý khoa học, chặt chẽ.

Phần mềm có tính năng quản lý kho, giúp bạn không cần dùng đến phần mềm quản lý kho cho cửa hàng mà vẫn có thể theo dõi sản phẩm tồn nhiều, tồn ít, mức tồn tối đa, cảnh báo vấn đề trong kho,… để bạn chủ động nhập hàng nếu cần thiết.

Quản lý nhân sự thuận tiện, đơn giản

Việc quản lý nhân sự bằng cách truyền thông thường có nhiều bất cập, bỏ ra nhiều công sức và thời gian mà vẫn không đạt được hiệu quả. Nhiều chủ cửa hàng cho biết nhân viên có thể lười biếng hoặc gian lận mà không phát hiện được.

Với tính năng như một phần mềm quản lý nhân sự, giải pháp quản lý cửa hàng thuốc giúp bạn thống kê được giờ làm, năng suất làm việc, lương thưởng của nhân viên. Qua đó bạn có thể đánh giá được năng lực làm việc của từng người và có chế độ đãi ngộ phù hợp.

Báo cáo doanh thu dễ dàng

Để việc kinh doanh hiệu quả, chủ shop cần biết được doanh thu, lợi nhuận sau bán hàng. Điều này sẽ giúp bạn có kế hoạch điều chỉnh sao cho phù hợp. Tuy nhiên nếu ghi chép sổ sách thì tốn rất nhiều thời gian mà còn gây nhầm lẫn.

Với phần mềm, chủ cửa hàng có thể dễ dàng xem báo cáo bán hàng, đánh giá tình hình hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.

Các tính năng nổi bật phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y mang lại

Đa số các phần mềm đều sở hữu những tính năng hiện đại, cùng giao diện khoa học, trực quan giúp bạn thao tác dễ dàng và quản lý cửa hàng đơn giản hơn.

Quản lý danh mục

Phần mềm cho phép quản lý danh sách khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, có thể nhập dữ liệu từ excel vào phần mềm dễ dàng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý các  danh mục sau:

• Quản lý nhóm mặt hàng, dịch vụ, giá bán, giá khuyến mại,…
• In tem mã vạch cho mặt hàng, dịch vụ ngay trên phần mềm.
• Quản lý danh mục thú cưng theo giống loài, màu sắc,…
• Quản lý danh mục kho hàng, danh sách nhân viên,…
• Quản lý thu chi, kế toán, kiểm toán theo từng thời điểm.

Quản lý khám bệnh thú y

Giờ đây, bạn không còn bị quá tải khi khám chữa bệnh cho thú cưng, phần mềm hỗ trợ đặt lịch hẹn, đồng thời quản lý và tạo đơn thuốc đơn giản. Màn hình phần mềm rất thông minh với các tính năng như:

• Cho phép tìm kiếm thú cưng dễ dàng theo tên, mã thú, chủ sở hữu, địa chỉ,… hiển thị lịch sử khám bệnh, rất dễ dàng tra cứu.
• Cho phép lấy dữ liệu từ đơn thuốc và copy đơn khám bệnh trước để dễ dàng đối chiếu và so sánh.
• Quét mã vạch thức ăn, thuốc, phụ tùng và các mặt hàng khác.
• Hiển thị hàng tồn ngay khi nhập dữ liệu, giúp chủ cửa hàng thông báo đến khách hàng mặt hàng bị hết.
• Theo dõi công nợ của khách hàng, biết được khách hàng nào thường đến khám nhiều.
• Xem lịch khám của thú cưng, theo dõi lịch tiêm, chăm sóc hoặc dịch vụ liên quan.
• Báo cáo doanh số bán hàng, giao dịch của từng khách hàng và thống kê thu chi theo từng đầu bệnh.

Quản lý các kết quả xét nghiệm của vật nuôi

Phần mềm cho phép người dùng bổ sung nhiều file kết quả xét nghiệm của từng nhóm vào từng lần khám bệnh để khách hàng tiện theo dõi. Ngoài ra, nhân viên cũng dễ dàng quản lý các file kết quả, hình ảnh CLS của từng bệnh nhân, người dùng cũng có thể tự biên soạn file theo mẫu CLS để tích hợp vào phần mềm.

Quản lý hóa đơn và các chứng từ bán hàng

Nhân viên có thể dễ dàng tạo gói hàng combo (dùng khi giảm giá, khuyến mại), quản lý các đơn đặt hàng từ khách hàng, tạo hóa đơn bán sỉ, bán lẻ,…

• Hiển thị toàn bộ danh sách và dễ dàng theo tên, mã mặt hàng.
• Nhập thời gian cần nhắc nhở chăm sóc khách hàng trên từng mặt hàng và dịch vụ.
• Hiển thị tồn kho ngay khi nhập dữ liệu, tự động quy đổi đơn vị tính theo yêu cầu.
• Quản lý đơn hàng theo ngày, tháng, khu vực, nhân viên, khách hàng,…
• Quản lý và theo dõi công nợ, thu tiền công nợ khách hàng, đối tác.
• Báo cáo đơn hàng xuất, trả, doanh số, lợi nhuận với từng nhóm hàng hoặc từng khách hàng.
• Thống kê KPI của từng nhân viên, khách hàng, khu vực,…

Quản lý mua nhập hàng

Phần mềm hỗ trợ quản lý và tạo lập phiếu đặt mua, đơn mua từ nhà cung cấp cùng nhiều tiện ích như:

• Hiển thị danh sách và dễ dàng tìm kiếm theo nhiều thuộc tính khác nhau.
• Cho phép quét mã vạch nhập hàng thuốc, thức ăn, đồ chơi và các phụ kiện liên quan.
• Hiển thị giá nhập, giá trung bình ngay khi nhập dữ liệu, có thể copy, lấy dữ liệu từ đơn hàng cũ.
• Báo cáo nhập, trả hàng đến từng mặt hàng, nhóm mặt hàng với khách hàng, nhà cung cấp.
• Theo dõi và quản lý công nợ.

Quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y giúp bạn biết được hàng trong kho, có mặt hàng nào hư hỏng, quá hạn hay không,… Bạn cũng nhận được báo cáo chi tiết về các sản phẩm trong kho theo định kỳ, nhắc nhở nếu kho tồn nhiều, cảnh báo nếu kho tồn dưới mức tối thiểu,…. Ngoài ra, nhân viên có thể lập phiếu đặt hàng trước cho những mặt hàng sắp hết.

Báo cáo tài chính

Phần mềm cho phép báo cáo thu tiền tổng hợp, tiền bán hàng, tiền dịch vụ khám chữa, tiền ứng từ khách, tiền thu công nợ,… Việc chi tiền mua hàng, trả tiền nợ, ứng tiền cho nhà cung cấp cũng được ghi chép chi tiết. Ngoài ra, bạn cũng dễ dàng theo dõi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,… Tình hình doanh thu, lợi nhuận sẽ được trình bày bằng biểu đồ một cách tự động để chủ shop có thể theo dõi và đánh giá tình hình theo tháng, quý hoặc năm.

Phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y miễn phí có tốt không?

Phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y miễn phí có nhiều trên thị trường với nhiều tính năng khác nhau và được nhiều cửa hàng sử dụng. Nhưng liệu giải pháp này có thực sự tốt và cửa hàng có nên sử dụng hay không?

Để trả lời được câu hỏi này, hãy cùng điểm qua những ưu và nhược điểm mà phần mềm mang lại.

Ưu điểm của phần mềm

• Phần mềm giúp bạn quản lý cửa hàng chuyên nghiệp mà không tốn kém chi phí, giúp chủ shop tiết kiệm được một khoản tiền vận hành.
• Có đầy đủ các tính năng giúp quản lý cửa hàng, đặc biệt là với những cửa hàng nhỏ, mới thành lập, chưa có nhiều loại thuốc cũng như nhiều mặt hàng.
• Giải pháp miễn phí giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, bạn có thể tiếp cận được với công nghệ và ứng dụng để quản lý hiệu quả hơn.
• Rất dễ sử dụng, không tốn quá nhiều thời gian để làm quen hoặc đào tạo, dù là nhân viên mới hay người không am hiểu về công nghệ.

Hạn chế của phần mềm

• Nếu cần những tính năng nâng cao thì phần mềm sẽ không đáp ứng được, đặc biệt là với những cửa hàng lớn, nhiều chi nhánh khác nhau.
• Phần mềm quản lý miễn phí cũng thường giới hạn số lượng người truy cập, sẽ chỉ có 1 – 2 người được truy cập cùng lúc.
• Phần mềm không có khả năng bảo mật cao, dữ liệu có thể bị rò rỉ, trong quá trình tải xuống và sử dụng máy tính có thể bị nhiễm mã độc, gây rủi ro về thông tin.
• Nếu gặp lỗi, bạn không nhận được bảo hành, trong quá trình cài đặt, sử dụng bạn cũng không được hướng dẫn, gây khó khăn cho nhân viên.

Như vậy, có thể thấy phần mềm miễn phí sẽ là giải pháp tốt cho những cửa hàng nhỏ, mới thành lập và chưa có nhiều mặt hàng để quản lý. Nhưng với những cửa hàng lớn, có nhiều chi nhánh thì bạn nên dùng những phiên bản có trả phí để quản lý hiệu quả cũng như được hỗ trợ tốt nhất.

4 tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y

Không phải giải pháp nào cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn, đặc biệt là khi trên thị trường có hàng trăm sản phẩm khác nhau, gây hoang mang khi chọn lựa. Dưới đây là một số tiêu chí bạn có thể tham khảo khi chọn phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y.

• Phần mềm dễ dùng

Đây là tiêu chí đầu tiên mà bạn cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm. Bởi một phần mềm khó dùng, khó thao tác, giao diện rối mắt ảnh hưởng nhiều đến quá trình quản lý, bán hàng. Khi nhân viên khó khăn trong việc thao tác, sử dụng thì năng suất làm việc cũng kém đi. Do vậy, hãy ưu tiên giải pháp có giao diện thân thiện, dễ dùng để bất kỳ ai cũng có thể sử dụng, kể cả nhân viên mới bắt đầu làm quen.

• Phần mềm phù hợp với quy mô cửa hàng

Thực tế cho thấy không phải phần mềm nào cũng hợp với cửa hàng của bạn. Có nhiều phần mềm đầy đủ tính năng nhưng bạn chỉ sở hữu một cửa hàng nhỏ, vậy nên nếu không dùng hết tính năng đó sẽ gây lãng phí. Ngược lại, nếu sở hữu cửa hàng lớn nhưng bạn lại chọn giải pháp có quá ít tính năng thì việc quản lý cũng không có nhiều hiệu quả. Vậy nên khi chọn phần mềm, hãy tìm hiểu và chọn giải pháp phù hợp với quy mô, cách thức hoạt động của cửa hàng.

• Chọn công ty có chế độ hậu mãi, chăm sóc khách hàng tốt

Việc tìm đến công ty có chế độ chăm sóc khách hàng tốt, tư vấn nhiệt tình cũng là một tiêu chí mà bạn cần quan tâm. Bởi trong quá trình sử dụng phần mềm sẽ có rất nhiều vấn đề xảy ra và bạn có thể không tự sửa lỗi được. Lúc này, bạn cần tìm đến đội ngũ hỗ trợ khách hàng từ công ty cung cấp phần mềm.

Một công ty với khả năng chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp bạn yên tâm hơn trong quá trình sử dụng, dù gặp trục trặc cũng không có gì lo lắng bởi sẽ được support, hỗ trợ nhiệt tình.

• Phần mềm có tính bảo mật tốt

Thông tin cửa hàng cũng như các dữ liệu về khách hàng là rất quan trọng và không được để chúng rơi vào tay kẻ xấu. Nếu dữ liệu khách hàng bị đánh cắp, cửa hàng sẽ không còn uy tín trong mắt khách hàng. Vậy nên ngay từ khi chọn phần mềm, bạn hãy ưu tiên những giải pháp có tính bảo mật cao, đảm bảo mọi thông tin được lưu trữ an toàn, không có cơ hội để kẻ xấu đánh cắp.

Trên đây là thông tin chi tiết về phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y được nhiều người lựa chọn hiện nay. Nhiều chủ cửa hàng cho biết dùng phần mềm là không cần thiết, nhưng thực tế cho thấy công việc bán hàng có rất nhiều điều cần quan tâm. Do vậy dùng giải pháp quản lý là cần thiết để tăng tính hiệu quả, tránh sai sót, tránh những rủi ro không đáng có.