Hệ thống ERP (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

Một hệ thống ERP đầy đủ thông thường sẽ bao gồm các phân hệ sau: 

• Kế toán tài chính (Finance)
• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
• Quản lý mua hàng (Purchase Control)
• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
• Quản lý dự án (Project Management)
• Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
• Quản lý dịch vụ (Service Management)
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
• Báo cáo thuế (Tax Reports)
• Báo cáo quản trị (Management Reporting)
  

15 LỢI ÍCH CỦA ERP CHO DOANH NGHIỆP NĂM 2024

Bảo mật dữ liệu

Hệ thống ERP có thể tăng cường bảo mật dữ liệu bằng cách hạn chế những người có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu. Đảm bảo nhân viên chỉ nhìn thấy thông tin họ cần và giảm thiểu cơ hội gian lận hoặc các hoạt động bất chính khác.

Dữ liệu được chuẩn hóa/tập trung

Dữ liệu được phân phối và tập trung trên một nền tảng ERP Cloud với cùng một định dạng, thay vì việc sử dụng quá nhiều Trang tính (Excel, Google Sheet) với định dạng không nhất quán, khó theo dõi.

Sự tuân thủ

Việc lưu trữ hồ sơ chính xác, cập nhật, dễ tìm kiếm giúp giảm bớt các công việc hành chính. Việc duy trì tuân thủ có thể gây ra nhiều khó khăn, đặc biệt nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực/ ngành nghề được quản lý chặt chẽ, nhưng hệ thống ERP sẽ giúp điều đó trở nên khả thi hơn.

Tăng năng suất

Có vô số cách mà hệ thống ERP có thể giúp tăng năng suất: tự động hóa những công việc đơn giản, có tính lặp lại, giải phóng thời gian cho nhân viên xử lý những công việc khác. Thông tin được tập trung cũng giúp giảm thời gian tìm kiếm và quy trình thủ công.

Hiển thị thông tin rõ ràng

Khả năng hiển thị là một trong những lợi ích cơ bản, tiện ích khác của ERP. Ví dụ: nếu nhóm mua hàng có thể thấy trạng thái của các đơn đặt hàng đang vận chuyển và đã đến kho hay chưa, từ đó tính toán thời gian các đơn đặt hàng sắp gửi để tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.

Khả năng mở rộng

Cái hay của các hệ thống ERP Cloud hàng đầu là doanh nghiệp có thể sử dụng chức năng doanh nghiệp cần ngay bây giờ trong khi vẫn để ngỏ khả năng bổ sung thêm các mô-đun khác trong tương lai. Nếu doanh nghiệp có kế hoạch tăng trưởng nhanh chóng, hệ thống ERP trên nền tảng đám mây sẽ mang lại khả năng mở rộng cao nhất.

Tính cơ động

Sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng thay vì máy tính để hoàn thành nhiều nhiệm vụ cơ bản và gấp đã trở thành xu hướng của bộ phận nhân viên ngày nay. Do đó hệ thống ERP ngày nay được phát triển rất thân thiện với thiết bị di động.

Tiết kiệm chi phí

Đối với các chủ doanh nghiệp và lãnh đạo, lý do thuyết phục nhất để đầu tư hệ thống ERP là nó giúp giảm chi phí tổng thể, thường ở mức đáng kể. Việc tự động hóa mà đã thảo luận có thể giảm hoặc thậm chí loại bỏ nhiều chi phí hành chính và vận hành.

Ngoài ra, những cải tiến trong việc lập kế hoạch mà hệ thống ERP hỗ trợ sẽ ngăn chặn các đơn đặt hàng gấp, sản xuất quá mức hoặc đặt hàng quá mức, gây ra tăng tổng chi phí. Đó là lý do một hệ thống ERP sau khi được đầu tư có thể thu lại giá trị ROI nhanh chóng cho doanh nghiệp.

Quy trình làm việc có tổ chức

Giống như ERP chuẩn hóa dữ liệu, nó cũng chuẩn hóa quy trình làm việc. Ví dụ: ngay cả hai nhân viên trong cùng một bộ phận AP cũng có thể không thực hiện các bước giống nhau để thanh toán. Một hệ thống ERP sẽ xóa bỏ những khác biệt đó, đảm bảo mọi người đều tuân theo các phương pháp phù hợp nhất và giống nhau.

Báo cáo thời gian thực

Lãnh đạo không chỉ có thể theo dõi hiệu suất của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp mà còn có thể so sánh các phòng ban để hiểu yếu tố nào đang thúc đẩy doanh nghiệp phát triển và điều gì đang cản trở doanh nghiệp bằng các dữ liệu thời gian thực cập nhập liên tục

Hiệu quả hoạt động

Giải pháp ERP tăng hiệu quả trong toàn tổ chức của bạn vì nó chạm đến mọi hoạt động kinh doanh. Các quy trình trở nên ít tốn thời gian hơn, mang lại lợi ích không chỉ cho công ty mà còn cho cả khách hàng.

Dịch vụ khách hàng tốt hơn

Các doanh nghiệp trên thị trường đều đang cạnh tranh với các doanh nghiệp khác để sở hữu cùng một lượng khách hàng. Đó là lý do tại sao trải nghiệm của khách hàng lại rất quan trọng. ERP giúp các công ty nâng cao dịch vụ của mình vì hệ thống giúp tập hợp tất cả thông tin khách hàng, từ chi tiết liên hệ, lịch sử đặt hàng đến các trường hợp cần hỗ trợ, tất cả trong một hệ thống. Từ đó tạo điều kiện xử lý nhanh hơn và trải nghiệm cá nhân hóa hơn khi khách hàng cần hỗ trợ.

Sự hợp tác

Rất nhiều lợi ích được đề cập ở trên giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác. Khả năng hiển thị rõ ràng về cách các nhóm làm việc cùng nhau, họ có thể phát hiện ra những công việc trùng lặp và đưa ra định hướng tốt hơn để xử lý các quy trình hàng ngày.

Tính linh hoạt

Nền tảng ERP được thiết kế để hoạt động cho các công ty thuộc mọi hình dạng và quy mô, đó là lý do tại sao các nhà cung cấp hàng đầu đã xây dựng tính linh hoạt sâu sắc trong hệ thống của họ. Tính linh hoạt này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp phát triển theo thời gian. Quy trình công việc và KPI hiệu quả nhất có thể thay đổi theo thời gian và nhờ có tính linh hoạt, hệ thống ERP vẫn có thể hoạt động cho doanh nghiệp mà không cần biện pháp thay thế.

Dự báo chính xác

Doanh nghiệp chỉ có thể chuẩn bị cho những gì sắp xảy ra nếu doanh nghiệp biết được những dự báo. Các dự báo sẽ chính xác hơn nhiều khi có hệ thống ERP vì chúng dựa trên thông tin chính xác và toàn diện hơn , tất cả dữ liệu được tập trung trong một nền tảng.

KHI NÀO DOANH NGHIỆP CẦN SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM ERP?

• Doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động: Công ty đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô.
• Doanh nghiệp sử dụng quá nhiều phần mềm rời rạc: Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc và các phần mềm không kết nối với nhau.
• Doanh nghiệp phát sinh các vấn đề trong công tác quản lý: Doanh nghiệp cần phần mềm quản lý để giám sát, cải thiện các quy trình quản trị vận hành được tốt hơn.
• Doanh nghiệp kế thừa và nâng cấp hệ thống: Hệ thống hiện tại mà doanh nghiệp đang sử dụng đã trở nên lỗi thời và không có sự nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cập nhật xu hướng quản lý mới: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp điều hành mới.
• Doanh nghiệp cần nâng cao năng suất làm việc: Việc xử lý số liệu một cách thủ công, khiến doanh nghiệp tiêu tốn quá nhiều thời gian và khi quá nhiều dữ liệu, sẽ dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý.

NHỮNG XU HƯỚNG MỚI LÀM THAY ĐỔI THỊ TRƯỜNG ERP NĂM 2024

Năm 2023 được đặc trưng bởi sự chuyển đổi công nghệ quan trọng, không chỉ tác động đến cách chúng ta kinh doanh mà còn cả cách người tiêu dùng tương tác với thế giới xung quanh họ. Trong khi sự bùng nổ của AI tiếp tục gây chú ý trên toàn cầu, lĩnh vực phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cũng chứng kiến ​​​​sự tăng trưởng lớn khi các công ty ngày càng tận dụng công nghệ để điều hành hoạt động kinh doanh của mình.

Khi ERP tiếp tục phát triển và hỗ trợ cho các chức năng mới, đây là những xu hướng về ERP được dự đoán sẽ tiếp tục ảnh hưởng trong năm 2024.

Triển khai Cloud ERP

Số lượng các tổ chức di chuyển toàn bộ hệ thống ERP của họ sang nền tảng đám mây đang gia tăng. Hầu hết các công ty nghiên cứu đều đồng ý rằng thị trường ERP Cloud có giá trị từ 50-60 tỷ USD và tăng trưởng với tốc độ hàng năm từ 12% đến 15%.

Khả năng tích hợp

Người dùng cuối có thể áp dụng và sử dụng các tính năng mới mà không cần sự can thiệp của CNTT. Vào năm 2024, khả năng tích hợp của ERP Cloud trở thành tiêu chuẩn khi người dùng thành thạo tận dụng các công cụ tích hợp và phát triển mã thấp/không mã mở rộng và tích hợp ERP với các hệ thống và ứng dụng phụ trợ. Điều này cho phép tổ chức nhanh chóng áp dụng các tính năng mới, hợp lý hóa các quy trình và cho phép luồng dữ liệu giữa các hệ thống riêng biệt.

Trí tuệ nhân tạo (AI)

AI và ML mở rộng khả năng phân tích dữ liệu của các giải pháp ERP bằng cách chuyển đổi khối lượng dữ liệu kinh doanh thành những hiểu biết sâu sắc có thể sử dụng. Vào năm 2024 trở đi, các công cụ phân tích, trực quan hóa dữ liệu và phân tích được hỗ trợ bởi AI sẽ thay thế dashboard tĩnh bằng cách đưa ra lời khuyên thông minh và khả năng “điều gì xảy ra nếu” một cách nhanh chóng.

Tự động hóa quá trình

Vào năm 2024, sự kết hợp giữa AI/ML với khả năng tự động hóa quy trình sẽ dẫn đến siêu tự động hóa, tức là tự động hóa bất kỳ nhiệm vụ nào có thể được tự động hóa. Đây là một quá trình cần nhiều thời gian nhưng lợi ích kinh doanh là rất lớn. Một số đơn vị nghiên cứu dự đoán rằng: các tổ chức có thể cắt giảm chi phí từ 25% đến 30% trong vài năm tới bằng cách sử dụng AI/ML để tự động hóa các quy trình mà trước đây được coi là quá phức tạp và cần có sự can thiệp của con người.

Tăng cường tính cá nhân hóa

Hầu hết các bộ ERP Cloud hiện nay đều có giao diện hiện đại, dễ sử dụng và điều hướng thông minh. Năm 2024 sẽ chứng kiến ​​việc triển khai và áp dụng rộng rãi hơn các giao diện ngôn ngữ tự nhiên kỹ thuật số và cá nhân hóa. Cá nhân hóa ở đây có nghĩa là hệ thống thích ứng với cách hoàn thành nhiệm vụ của một cá nhân, tìm hiểu các mẫu và sở thích, thậm chí có thể chỉ cho người dùng các lối tắt để giúp họ xử lý hiệu quả và năng suất hơn.

ERP tập trung vào ngành dọc

Nhu cầu về ERP tập trung vào ngành dọc ngày càng tăng. Nhiều hệ thống ERP đám mây được phân phối dưới dạng các gói tùy chỉnh được thiết kế riêng để phù hợp với nhu cầu của các tổ chức thuộc các lĩnh vực/ ngành nghề khác nhau. Sản xuất công nghệ cao, thực phẩm và đồ uống, dược phẩm, công nghiệp dịch vụ,.. đều có các quy trình tiêu chuẩn vốn có cho hoạt động kinh doanh. Bắt đầu từ năm 2024, nhiều tổ chức sẽ chọn ERP Cloud tập trung vào ngành dọc thay vì các giải pháp được bán dưới dạng “một kích cỡ phù hợp cho tất cả”.

AI sáng tạo

Generative AI gần đây đang nhận được rất nhiều sự chú ý nhưng vào năm 2024, trong bối cảnh ERP, nó vẫn chủ yếu được cường điệu hóa hơn là thực tế. Generative AI giống như một trợ lý có thể đưa ra những nội dung độc đáo, sáng tạo. Ví dụ: bạn có thể hỏi: “Tôi nên cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng bằng cách nào?” và nó sẽ viết một vài đoạn văn về chủ đề này. Tiềm năng là rất lớn, nhưng công nghệ này vẫn còn ở giai đoạn sơ khai và chịu ảnh hưởng của các tập dữ liệu và thông tin mà nó học được. Vì vậy, kết quả có thể bị sai lệch, không khách quan và mang lại kết quả kém.

MỘT SỐ LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP 

ERP là một ý tưởng quản lý tiên tiến hơn, liên quan đến nhiều lĩnh vực, đòi hỏi đầu tư lớn, chu kỳ triển khai dài, khó khăn và có rủi ro nhất định, đòi hỏi phải có phương pháp khoa học để đảm bảo sự thành công của dự án. Nhìn chung, trong quá trình thực hiện cần chú ý một số vấn đề sau:

Sự tham gia của những người ra quyết định hàng đầu và tất cả nhân viên

Việc triển khai ERP liên quan đến việc điều chỉnh phương thức quản lý nội bộ của doanh nghiệp, thay đổi quy trình nghiệp vụ và thay đổi một lượng lớn nhân sự, nếu không có sự tham gia của lãnh đạo doanh nghiệp sẽ khó đưa vào thực tế. Nhưng đồng thời, ERP là tích hợp thông tin cấp doanh nghiệp và không thể thành công nếu không có sự tham gia của tất cả nhân viên.

Cập nhật kiến ​​thức

ERP là sự kết hợp giữa công nghệ thông tin và công nghệ quản lý tiên tiến, dù là người ra quyết định, nhà quản lý hay nhân viên bình thường đều phải nắm vững công nghệ máy tính và công nghệ truyền thông, vận dụng chúng vào công tác quản lý doanh nghiệp hiện đại.

Dữ liệu chuẩn hóa

Hệ thống ERP hiện thực hóa việc chia sẻ dữ liệu doanh nghiệp trên toàn cầu.Là một hệ thống thông tin quản lý, đối tượng mà nó xử lý là dữ liệu. Chuẩn hóa dữ liệu là tiền đề để thực hiện tích hợp thông tin, trên cơ sở đó mới có thể nói đến tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của thông tin. Do đó, việc triển khai ERP phải nỗ lực rất nhiều để chuẩn bị dữ liệu cơ bản.

Ví dụ: Thông tin dữ liệu sản phẩm, thông tin khách hàng, thông tin nhà cung cấp, v.v.

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh và tái cấu trúc tổ chức

ERP được định hướng theo quy trình công việc, nhận ra sự dư thừa tối thiểu và chia sẻ thông tin tối đa. Theo truyền thống, các nhiệm vụ yêu cầu hoàn thành nhiều bước hoặc nhiều phòng ban chỉ có thể được hoàn thành một lần sau khi triển khai hệ thống ERP. Vì vậy, để doanh nghiệp phát huy được vai trò của hệ thống ERP, cần phải cấu trúc lại quy trình, tổ chức doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu triển khai của ERP.