Hệ thống quản lý khách sạn không những giúp chủ sở hữu quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh và công việc của nhân viên mà còn góp phần to lớn vào quá trình hoạch định mục tiêu và triển khai các chiến lược kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.

Hãy cùng Enmasys tìm hiểu Hệ thống quản lý khách sạn là gì cũng như các tính năng cần có khi doanh nghiệp muốn xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn hoạt động trong bài viết này!

Hệ thống quản lý khách sạn (PMS) là gì?

Hệ thống quản lý khách sạn (Property Management System, viết tắt là PMS) là một hệ thống quản lý thông tin giúp chủ khách sạn cũng như các nhân viên phòng ban có thể thực hiện các nhiệm vụ quản lý, phục vụ khách hàng khác nhau, giúp tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của khách sạn. Hiện nay, hệ thống quản lý khách sạn là một công cụ rất hữu ích được rất nhiều các khách sạn hiện đại triển khai.

Phân loại hệ thống

Việc xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả cần rất nhiều yếu tố. Trong đó, lựa chọn loại hệ thống phù hợp với mình là một điều rất cần thiết. Hiện tại, có hai loại hệ thống mà chủ sở hữu có thể lựa chọn triển khai tại khách sạn của mình:

Local Property Management System (Local PMS) 

Hệ thống này còn gọi là Hệ thống quản lý khách sạn PMS cục bộ dạng truyền thống, lưu trữ cục bộ tại khách sạn những dữ liệu quan trọng và cần thiết. Để triển khai và duy trì loại hệ thống này hiệu quả, doanh nghiệp cần phải sở hữu đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để bảo trì và vận hành hệ thống cũng như trang bị các thiết bị phần cứng, phần mềm, máy trạm,… thật đầy đủ.

Cloud-Based Property Management System (Cloud-Based PMS) 

Hệ thống này còn gọi là hệ thống quản lý khách sạn PMS vận hành trên nền tảng điện toán đám mây. Hiện nay, đa số các khách sạn hiện đại đã chuyển sang sử dụng loại hệ thống này bởi tính nhanh chóng và tiết kiệm chi phí của nó. Chủ sở hữu không cần chi trả quá nhiều cho đội IT hay các thiết bị phần cứng – phần mềm mà có thể dễ dàng mua trọn gói dịch vụ được cung cấp sẵn. Do dữ liệu được lưu trữ Cloud nên chủ khách sạn có thể truy cập và quản lý ở bất cứ đâu, bằng bất kỳ thiết bị nào, chỉ cần có Internet. 

Sự khác biệt giữa Local PMS và Cloud-Based PMS

Vì sao doanh nghiệp kinh doanh khách sạn nên sử dụng Hệ thống quản lý khách sạn?

Việc sử dụng hệ thống quản lí khách sạn sẽ giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp trong việc quản lý, điều hành và kinh doanh khách sạn một cách hiệu quả. Chúng ta có thể điểm qua các lợi ích tuyệt vời đó là: 

– Tích hợp hầu hết mọi hoạt động cần thiết của khách sạn trong duy nhất một nền tảng.

– Cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về việc đặt phòng, nơi ở, những tiện ích kết hợp trong khách sạn như spa, nhà hàng, bar,…theo thời gian thực. 

– Thông báo và cập nhật tình hình hiện tại của doanh nghiệp, hỗ trợ cho các cấp lãnh đạo, quản lý hoạch định mục tiêu và triển khai các chiến lược kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.

– Hỗ trợ nâng cao hiệu suất làm việc của các nhân viên khách sạn thông qua một quy trình quản lý chặt chẽ.

– Tối ưu và đơn giản hóa các hoạt động phức tạp mỗi ngày của các nhân viên khách sạn, đem lại sự thuận lợi để nhân viên khách sạn có thể phục vụ khách lưu trú một cách tốt nhất có thể.

Các tính năng cần có khi xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả

Dưới đây là 8 tính năng quan trọng cần có của phần mềm quản lý khách sạn giúp doanh nghiệp kinh doanh khách sạn hoạt động ngày càng hiệu quả hơn.

Giao diện trực quan, đơn giản, dễ dùng

Hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả cần có giao diện trực quan, đơn giản, dễ dùng, đặc biệt, hệ thống cần sử dụng linh hoạt cả trên máy tính, điện thoại hay máy tính bảng,… Một điều quan trọng nữa là hệ thống cần tích hợp nhiều loại ngôn ngữ để người dùng từ nhiều khu vực khác nhau có thể dễ dàng tìm hiểu và ứng dụng.

Sử dụng bằng công nghệ đám mây

Với hệ thống trên nền tảng Cloud, chủ khách sạn có thể dễ dàng truy cập và quản lý ở bất cứ đâu, bằng bất kỳ thiết bị nào, chỉ cần có Internet. Khi được lưu trữ trên Cloud, việc sao lưu trên máy chủ Cloud luôn được thực hiện tự động nên các dữ liệu quan trọng sẽ không bao giờ bị gián đoạn hoặc bị mất. Điều này không những đem lại sự an tâm cho chủ khách sạn, tránh được rất nhiều những rủi ro đánh mất dữ liệu khi sử dụng hệ thống lưu trữ truyền thống tại chính nơi làm việc mà còn giúp cho quá trình làm việc được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn rất nhiều.

Hệ thống quản lý khách sạn cần có dịch vụ khách hàng tốt và nhanh chóng

Một phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả cần sở hữu dịch vụ khách hàng luôn sẵn sàng tư vấn chi tiết, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách sạn trong những lúc cần thiết. Có như vậy, công việc kinh doanh khách sạn, phục vụ khách lưu trú mới được tiến hành liên tục và xuyên suốt, không bị đình trệ bởi những sai lầm và thiếu sót.

Kết nối với các hệ thống bên ngoài một cách dễ dàng

Một phần mềm quản lý khách sạn mở có khả năng kết hợp với nhiều ứng dụng khác như phân tích dữ liệu khách hàng, quản lý hiệu suất công việc nhân viên, hoạt động Marketing hay Reputation Management (quản lý thương hiệu),… sẽ giúp ích rất nhiều cho việc quản lý khách sạn, giúp chủ khách sạn tiết kiệm chi phí, nguồn nhân lực cũng như công sức bỏ ra để vận hành khách sạn.

Hệ thống quản lý khách sạn cần có các Module độc lập trên một nền tảng chung

Việc sở hữu các Module độc lập trên một nền tảng chung sẽ giúp phần mềm quản lý khách sạn thêm tuyệt vời hơn vì nó không những phù hợp với những loại khách sạn vừa và nhỏ mà còn đáp ứng được nhu cầu của không ít khách sạn lớn hay chuỗi khách sạn. Chủ sở hữu khách sạn chỉ cần tích hợp các Module cần thiết hoặc chỉnh sửa, bổ sung thêm mà không phải thay đổi, lắp đặt lại một hệ thống nào mới nữa.

Lịch làm việc (Calendar) đơn giản, trực quan, dễ sử dụng

Giao diện lịch đặt phòng đơn giản, trực quan, dễ sử dụng sẽ hỗ trợ nhân viên lễ tân rất nhiều trong việc tìm kiếm và kiểm soát hiệu quả hơn các hoạt động đặt phòng của khách, trạng thái phòng hiện tại cũng như giá cả mỗi loại phòng như thế nào. Đặc biệt, lịch đặt phòng càng trực quan sẽ giúp cho việc thay đổi giá cả hoặc trạng thái phòng đặt được nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Đặt và bán phòng dễ dàng

Thông qua Hệ thống quản lý khách sạn, các loại phòng còn trống với mức giá kèm theo sẽ được đề xuất cho khách hàng có nhu cầu, giúp tiết kiệm rất nhiều công sức và nguồn nhân lực cho khách sạn.

Hỗ trợ các loại mô hình giá phòng khác nhau

Một phần mềm quản lý khách sạn tốt cần có chức năng hỗ trợ các loại mô hình giá phòng khác nhau. Chẳng hạn, kiểm soát giá phòng theo cách quản lý doanh thu – lợi nhuận hiện đại sẽ đem lại nhiều lợi ích trong kinh doanh, song song đó, nhiều khách sạn vẫn muốn lựa chọn mô hình kiểm soát giá truyền thống. Chính vì vậy, để đáp ứng đầy đủ mong muốn của người dùng, hệ thống cần hỗ trợ đa dạng mô hình giá phòng.

Kết luận

Hệ thống quản lý khách sạn sẽ giúp chủ sở hữu khách sạn kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh và công việc của nhân viên hiệu quả hơn, đồng thời, hoạch định mục tiêu và triển khai các chiến lược kinh doanh đạt được doanh thu – lợi nhuận vượt bậc.