Quản lý trang thiết bị là quản lý toàn bộ vòng đời của thiết bị, từ khi thiết bị được lên kế hoạch mua sắm cho đến khi được đưa vào sử dụng, thanh lý, kiểm kê.
Khó khăn trong công tác quản lý trang thiết bị
Quản lý thủ công bằng excel làm cho có quá nhiều bảng tính, thông tin, dữ liệu về trang thiết bị, doanh nghiệp không hoàn toàn kiểm soát, quản lý khoa học, hiệu quả.
Dữ liệu về thiết bị và công cụ không đồng nhất do có nhiều người nhập, dẫn đến bị thất lạc về thông tin, dữ liệu, không theo dõi hiệu quả các thiết bị mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Khó khăn trong việc nắm rõ thông tin của trang thiết bị ngay lập tức do quản lý theo cách truyền thống thì dữ liệu thường lưu trữ ở một vài người, vài máy nhất định.
Không kiểm tra được tình trạng hiện tại, độ hao mòn, hiệu suất sử dụng của thiết bị để đưa ra các phương án quản lý tài sản hiệu quả.
Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý trang thiết bị cho doanh nghiệp
Phần mềm giúp doanh nghiệp cải thiện công tác quản lý. Người dùng kiểm soát hoàn toàn thiết bị, giúp cho quy trình quản lý thiết bị ngày càng chặt chẽ, hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Những tính năng hữu ích phần mềm quản lý trang thiết bị mang đến cho người dùng khi sử dụng:
Quản lý kế hoạch mua sắm thiết bị
Lập kế hoạch mua sắm các thiết bị để đảm bảo máy móc hoạt động ổn định là cần thiết cho việc duy trì ổn định hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Nắm rõ về thông tin, tình trạng, số lượng của thiết bị giúp cho doanh nghiệp tối ưu chi phí trong khâu mua sắm.
Các đơn vị, phòng ban, các cấp đề xuất danh mục thiết bị cần mua, sau đó đơn vị quản lý tổng phê duyệt kế hoạch mua sắm trang thiết bị. Tất cả đều thực hiện trực tiếp và nhanh chóng trên phần mềm.
Phần mềm cho phép lập, quản lý kế hoạch dự trù mua sắm, theo dõi tiến độ tổ chức mua sắm theo ngày, tháng, quý, năm. Từ đó giúp doanh nghiệp tránh lãng phí ngân sách.
Báo cáo thống kê tài sản, thiết bị tại đơn vị
Phần mềm quản lý trang thiết bị giúp cho người dùng xem và xuất báo cáo chi tiết tình hình thiết bị, tài sản:
Danh sách tài sản, thiết bị tại đơn vị.
Tổng hợp các tài sản, thiết bị cần thanh lý, đề xuất thanh lý.
Báo cáo danh mục, lịch sử thu hồi, luân chuyển tài sản, trang thiết bị,…
Danh sách tài sản thừa hoặc thiếu so với sao kê.
Từ các báo cáo thì người dùng sẽ lên được chi tiết danh sách thiết bị cần mua.
Quản lý đánh giá nhà cung cấp thiết bị
Có các báo cáo chi tiết nhà cung cấp giúp cho doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị cung cấp thiết bị phù hợp.
Thông tin về nhà cung cấp được lưu trữ, quản lý chi tiết, trong phần mềm.
Sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp đánh giá nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí như: tình trạng giao hàng, chất lượng sản phẩm, vấn đề khiếu nại,…
Việc đánh giá được thực hiện qua nhiều kỳ nhằm đảm bảo sự ổn định của đơn vị cung cấp.
Quản lý hợp đồng mua sắm trang thiết bị
Việc mua sắm thiết bị, tài sản của doanh nghiệp với số lượng nhiều thường có giá trị lớn, thực hiện thông qua hồ sơ thầu giúp tìm nhà cung cấp tốt nhất.
Căn cứ vào hợp đồng đã thiết lập, phần mềm cho phép cập nhật hợp đồng kinh tế đối với từng gói thầu.
Sau khi đã có được các nhà thầu cho các gói thiết bị, phần mềm hỗ trợ người dùng cập nhật thông tin liên quan đến hợp đồng.
Quản lý thiết bị tồn kho
Trong quản lý kho thì sẽ có tính năng kiểm kê, báo cáo thanh lý thiết bị, tài sản giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và đối chiếu với hàng hóa, thiết bị trong kho.
Kiểm kê giúp người dùng kiểm soát được số lượng thiết bị, hàng hóa tồn kho.
Người dùng biết được cụ thể số lượng thiết bị chênh lệch, nguyên nhân thiết bị chênh lệch là gì. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí do giảm lượng hàng hóa, thiết bị tồn kho.
Quản lý điều chuyển trang thiết bị
Trong thời gian sử dụng, thiết bị có thể được điều chuyển đến nhiều đơn vị khác nhau, quản lý bằng phần mềm giúp người dùng nhanh chóng xác định vị trí thiết bị được điều chuyển, lưu trữ.