Phần mềm ERP cho ngành đúc nhựa là giải pháp quản trị toàn diện giúp góp phần kiểm soát Q-C-D (Quality – Chất lượng, Cost – Chi phí, Delivery – Tiến độ giao hàng) trên toàn bộ chuỗi giá trị. Cùng tìm hiểu cách mà ERP giúp các ông lớn ngành đúc nhựa nâng cao lợi thế cạnh tranh cũng như tăng cơ hội gia nhập thị trường quốc tế nhờ ứng dụng phần mềm ERP trong bài viết dưới đây.

Cơ hội, thách thức đối với ngành đúc nhựa Việt Nam

Với tốc độ phát triển nhanh, ngành đúc nhựa được coi là một ngành năng động trong nền kinh tế Việt Nam. Sự tăng trưởng đó xuất phát từ thị trường rộng, tiềm năng lớn và đặc biệt là vì ngành đúc nhựa Việt Nam mới chỉ ở bước đầu của sự phát triển so với thế giới và sản phẩm nhựa được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống bao gồm sản phẩm nhựa vật liệu xây dựng, sản phẩm nhựa gia dụng và sản phẩm nhựa kỹ thuật cao.

Dù có sự phát triển mạnh trong những năm gần đây nhưng ngành Nhựa Việt Nam chưa thực sự tạo ra dấu ấn nổi bật.

Các sản phẩm nhựa Việt Nam hầu hết nằm ở phân khúc tầm thấp nên các công ty quy mô nhỏ và vừa (chiếm hơn 90% trong tổng số 2.000 công ty nhựa) thường ít chú trọng đến việc đầu tư công nghệ, máy móc hiện đại. Bên cạnh đó, các công ty vừa và nhỏ thường gặp khó khăn trong việc tiếp cận các phương thức quản trị hiện đại… Chỉ có một số rất ít các công ty có quy mô sản xuất lớn chịu đầu tư chuyên sâu và có những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu ngày càng cao của người tiêu dùng. Điều này khiến sức cạnh tranh của doanh nghiệp đúc nhựa Việt Nam trên thị trường không lớn, đặc biệt là những đơn vị đang sản xuất mảng nhựa gia dụng.

Bài toán trong quản lý doanh nghiệp ngành đúc nhựa

• Nhà quản trị khó có thể nắm chắc, quản lý chính xác cấu trúc chi phí sản xuất ra các sản phẩm do các yếu tố đầu vào (giá nhựa nhập ngoại/mua nội địa, chi phí khuôn/chi phí nhân công/khả năng tái chế…) thường liên tục thay đổi;
• Việc lập kế hoạch trong các nhà máy đúc nhựa thường gặp khó khăn khi không thể sắp xếp hay điều phối được các tiến độ công đoạn đúc/đùn ép nhựa. Do các quy trình này diễn ra hết sức phức tạp và khó để nắm bắt;
• Vấn đề quản lý kho cũng rất nan giải do ngành đúc nhựa đòi hỏi nhiều loại kho vận và từng loại sẽ có những yêu cầu quản trị riêng. Ví dụ Kho nguyên vật liệu và khu vực sản xuất yêu cầu thiết lập việc quản lý theo lô nhằm phục vụ công tác truy xuất nguồn gốc; còn kho thành phẩm thì yêu cầu các tem thành phẩm với đầy đủ thông tin của sản phẩm…
• Việc sản xuất cũng là rào cản rất lớn ảnh hưởng tới sự phát triển của các doanh nghiệp đúc nhựa với hai điểm “nghẽn” chính bao gồm: khâu chuẩn bị kĩ thuật cho sản xuất tốn rất nhiều thời gian và dễ nhầm lẫn nếu quản lý thủ công; điều phối cấp phát nhựa cho từng máy sản xuất luôn chiếm nguồn lực rất lớn; việc thống kê sản xuất từ lượng nhựa được cấp vào tới kết quả sản xuất là vô cùng khó khăn…
• Kiểm soát chất lượng thường dựa vào yếu tố truyền thông như độ giãn nở thực tế của sản phẩm. Tuy nhiên việc này là rất tốn thời gian trong việc đánh giá cũng như tìm ra giải pháp khắc phục;

Chính vì thế, các doanh nghiệp đúc nhựa rất cần những giải pháp ưu việt nhằm có thể chuyển mình để bắt kịp với sự thay đổi, không chỉ cần phải đổi mới về mặt công nghệ máy móc, mà công tác quản trị cũng cần được quản lý tốt, hiệu quả, tối ưu. Và để giải quyết các khó khăn trên, doanh nghiệp cần một hệ thống ERP có chức năng hiệu quả cao mang đến nhiều cơ hội khi kinh doanh cũng như cải thiện hiệu suất sản xuất cho doanh nghiệp.

Giới thiệu phần mềm ERP cho ngành đúc nhựa

ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm không chỉ đáp ứng đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ theo yêu cầu quản lý đặc thù của ngành đúc nhựa mà còn được tùy chỉnh phù hợp với yêu cầu quản trị của từng doanh nghiệp Việt Nam. Theo đó ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản trị tổng thể các hoạt động của mình từ khu vực sản xuất tới khối văn phòng và lên tới tầng quản trị của bộ phận lãnh đạo. Qua đó tối ưu hóa các nguồn lực và gia tăng tính cạnh tranh trong ngành, hệ thống cũng là nền tảng giúp doanh nghiệp bắt kịp xu thế chuyển đổi số và phát triển bền vững.

Theo đó, các giải pháp ERP cho ngành đúc nhựa sẽ được xây dựng và phát triển các module cốt lõi sau nhằm đảm bảo yêu cầu quản trị tổng thể doanh nghiệp:

Chức năng cần có trong giải pháp ERP cho ngành nhựa

Quản lý bán hàng

 Phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP hỗ trợ bộ phận kinh doanh tự động hóa quy trình bán hàng thông qua việc:

• Thiết lập kế hoạch bán hàng, các chính sách bán hàng nhờ vào việc nắm bắt lãi lỗ của từng sản phẩm/ ngành hàng giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định sáng suốt về chính sách giá bán, cách thức Truyền thông…
• Quản lý minh bạch quy trình bán hàng và đo lường hiệu suất dễ dàng, đồng thời đáp ứng với sự phát triển nhanh của doanh nghiệp với chi phí thấp.
• Quản lý chính xác cấu trúc chi phí sản xuất ra các sản phẩm, tạo ra công cụ báo giá đủ mạnh dựa trên dữ liệu thực tế thu thập được từ sản xuất, mua hàng.
• Lập, thực hiện và theo dõi giảm giá, chiết khấu khuyến mãi qua chính sách giá. Tự động tính chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, chiết khấu cuối kỳ theo chính sách đã khai báo.
• Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT đầu ra, thuế tiêu thụ đặc biệt và tự động tính toán tiền chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mãi.
• Lập và theo dõi ghi nhận ứng trước tiền hàng, lịch thanh toán hóa đơn, đối chiếu thu tiền với hóa đơn.
• Quản lý, theo dõi công nợ khách hàng, theo dõi phân tích tuổi nợ, các kỳ hạn nợ. Tạo bút toán, ghi nhận và điều chỉnh doanh thu công nợ.
• Tự động tính giá vốn của hàng bán theo nhiều phương pháp khác nhau: Đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, giá nhập trước xuất trước…
• Thiết lập KPI đánh giá nhân viên bán hàng, cho phép Nhân viên bán hàng có thể check tồn kho và tạo đơn hàng từ một điểm bán bất kỳ từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Quản lý mua hàng

 Chức năng quản lí mua hàng trong phần mềm ERP là công cụ đắc lực cho bộ phận mua hàng của các doanh nghiệp đúc nhựa trong việc:

• Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn: Hệ thống hỗ trợ thiết lập quy trình mua hàng chuẩn từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, đơn hàng mua… Ngoài ra, giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động.
• Lập và in đơn hàng mua, phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ, phiếu chi trả nhà cung cấp, bù trừ công nợ, thanh toán tạm ứng trên máy tính.
• Kiểm duyệt phiếu qua các trạng thái (Lập chờ duyệt, duyệt chờ hoàn thiện, nhập kho chưa hạch toán, đã hoàn thiện, đã khóa). Quản lý có thể trực tiếp phê duyệt đề nghị mua.
• Theo dõi, hạch toán tự động tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ, thuế nhập khẩu theo tờ khai hải quan. Phân bổ chi phí mua, vận chuyển, thuế nhập cho các mặt hàng, lô hàng (theo giá trị/số lượng).
• Quản lý hiệu quả chất lượng NVL đầu vào: Hệ thống cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm (QA) để quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (IQC).
• Quản lý, Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp: theo nhiều chỉ tiêu như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down NCC…
• Cập nhật, tự động so sánh và lựa chọn báo giá của nhà cung cấp.
• Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên…)
• Theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng/hợp đồng. Tiến độ nhập hàng, tiến độ thanh toán công nợ từng hóa đơn, lô hàng, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp. Theo dõi tiền trả trước, tuổi nợ của các hóa đơn và lô hàng mua.

Quản lý tài chính kế toán

 Phân hệ tài chính kế toán trong phần mềm ERP có các chức năng tiêu biểu sau đây:

• Quản lý dòng tiền: Hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ dòng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả….
• Tích hợp các phân hệ khác trong hệ thống ERP: Module kế toán được kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác như: kho, bán hàng, sản xuất… giúp kế toán thiên về kiểm soát thay vì nhập liệu.
• Quản lý chi phí theo trung tâm phí (Cost Center): Xây dựng kế hoạch ngân sách cho từng phòng ban. Kiểm soát các chi phí phát sinh, đưa ra các cảnh báo vượt định mức ngân sách.
• Báo cáo phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp: Tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu, lên báo cáo tài chính cho doanh nghiệp đặc biệt là với DN mô hình tập đoàn với nhiều chi nhánh.
• Hệ thống báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin: Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động SXKD hỗ trợ lãnh đạo đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
• Quản lý công nợ và kế hoạch thanh toán: Theo dõi chính xác công nợ, thúc đẩy nhanh việc thu hồi, đưa ra các dự kiến về hạn thu tiền; hỗ trợ quản lý tốt việc thanh toán công nợ; theo dõi tài sản trong suốt cả quá trình từ hình thành đến khi thanh lý; thiết lập phiếu phiếu nhập thành phẩm, bổ sung thêm hạch toán tập hợp chi phí, trên cơ sở đó tính giá thành sản phẩm…

Quản lý kho hàng

 Module quản lý kho của phần mềm ERP đang ngày càng được doanh nghiệp đúc nhựa ưu tiên sử dụng QR code/Barcode tích hợp cùng các thiết bị IoT. Từ đó cho cung cấp người quản trị một công cụ để quản lý kho đơn giản – chính xác – toàn diện.

Đối với nhập kho

• Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa, vật tư trên hệ thống;
• Cho phép mã hóa các thông tin về sản phẩm như: mã sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, ngày sản xuất, công thức sản xuất…thành các mã QR code và được dán lên thành phẩm/ bán thành phẩm;
• Hệ thống tự động tạo mã QR code/Barcode theo từng đơn vị hàng hóa;
• In temp & Dán temp lên Thùng/Pallet sản phẩm;
• Dùng máy Handy Terminal scan temp hàng hóa, dữ liệu sẽ được tự động cập nhật trên hệ thống. Điều này giúp kiểm soát lượng tồn kho của từng mặt hàng, thông báo cho nhà quản lý về số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho.
• Hệ thống sẽ tự động phân bổ hàng hóa vào vị trí trong kho theo nguyên tắc đã quy định trước;

Đối với xuất kho

• Thiết lập lệnh giao hàng, in ra chỉ thị xuất hàng;
• Sử dụng máy Handy Terminal scan tem QR code/Barcode trên chỉ thị xuất hàng;
• Scan tem hàng hóa, thông tin xuất hàng sẽ thể hiển thị tức thời trên phần mềm;

Đối với kiểm kê kho

• Cho phép quản lý kho bao gồm toàn bộ nguyên liệu, vật tư, thành phẩm trong kho, hỗ trợ thiết lập yêu cầu kiểm kê hàng hóa;
• Quét QR code/Barcode để kiểm kê hàng hóa, hệ thống sẽ ghi nhận số liệu trong từng lần kiểm kê, từ đó xác định lượng hàng tồn kho;

Lập kế hoạch sản xuất

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp đúc nhựa cho phép các nhà máy có thể lập kế hoạch sản xuất tự động chính xác tới từng các mã hàng cần sản xuất trong tháng thông qua dữ liệu về đơn hàng và tồn kho.

Ngày nay, trước sự cần thiết của việc chuyển đổi số các mô hình nhà máy, phần mềm ERP còn có khả năng tích hợp với hệ thống MES để quản lý toàn diện hoạt động sản xuất theo thời gian thực cũng như các công nghệ khác như IoT, RFID… Từ đó hướng tới mục tiêu xây dựng nhà máy thông minh toàn diện.

Báo cáo quản trị

Hệ thống ERP cho phép hiển thị báo cáo quản trị dưới dạng Dashboard, giúp lãnh đạo có thể xem nhanh tổng quan tình hình hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trực thuộc theo ngày/tuần/tháng/quý/năm, với các thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời từ đó có thể có những định hướng cho doanh nghiệp.

Lợi ích đạt được khi ứng dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp đúc nhựa

• Quản trị toàn diện doanh nghiệp trên cùng một giao diện thông minh duy nhất;
• Tự động hóa các hoạt động sản xuất như lập kế hoạch sản xuất và lập lịch sản xuất, từ đó tiết kiện thời gian và giảm thiểu nhân sự nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dữ liệu, đảm bảo thời gian giao hàng đúng tiến độ cam kết;
• Nâng cao chất lượng sản phẩm, giúp phát hiện các thành phần bị lỗi ngay tại chuyền sản xuất hay truy cứu nguồn gốc các thành phẩm tại nhà máy. Điều này nâng tầm uy tín cho các giúp doanh nghiệp;
• Tối ưu chi phí thông qua cắt giảm những yếu tố gây lãng phí cho doanh nghiệp như thao tác thừa hay gián đoạn sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp có lợi thế trong việc thiết lập giá cả và xây dựng chương trình khuyến mãi…

Kết

Trước những áp lực cạnh tranh cũng như sức ép từ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp sản xuất nói chung tại Việt Nam cũng như ngành đúc nhựa nói riêng đòi hỏi đầu tư vào những giải pháp công nghệ tiên tiến. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tìm kiếm cho mình một người bạn đồng hành trong quá trình chuyển đổi số, nhằm giúp đơn vị mình có thể chuyển mình dễ dàng hơn.