Bạn nên biết triển khai ERP thành công sẽ giúp doanh nghiệp tạo được tiền đề phát triển tốt, tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, để quá trình triển khai được thuận lợi và đạt hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị thật cẩn thận và chi tiết Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình triển khai ERP và những lưu ý cần nhớ để giảm thiểu rủi ro thất bại.

Quy trình triển khai ERP cơ bản

Quy trình bao gồm 8 bước:

Bước 1: Lập kế hoạch triển khai dự án

Triển khai hệ thống ERP đòi hỏi người thực hiện phải mất nhiều thời gian và chi phí đáng kể. Một kế hoạch chi tiết và cụ thể sẽ giúp dự án ERP diễn ra hiệu quả hơn. Do đó, bước đầu tiên bạn cần làm là lên kế hoạch triển khai ERP chi tiết

Để xây dựng kế hoạch triển khai dự án, doanh nghiệp cần thu thập một số thông tin quan trọng như:

• Ngân sách dự án
• Số lượng nhân sự tham gia vào dự án
• Hệ thống ERP mà doanh nghiệp mong muốn triển khai
• Các vấn đề cụ thể mà ERP cần giải quyết
• Các công việc cần được thực hiện
• Những thông tin liên quan khác

Khi kế hoạch càng chi tiết và đầy đủ, việc triển khai hệ thống ERP sẽ diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả hơn.

Bước 2: Lựa chọn đội ngũ tham gia

Chất lượng của đội ngũ nhân sự có tác động trực tiếp đến sự thành công của dự án. Những quyết định quan trọng thường do đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp đưa ra, bao gồm tổng giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng... Những nhân viên triển khai ERP có trách nhiệm chuẩn hóa dữ liệu, đưa thông tin vào hệ thống ERP, thực hiện thử nghiệm và chấp nhận hệ thống mới, sau đó đào tạo lại cho người dùng cuối khác. Đây là những chuyên gia có thể nắm rõ quy trình nghiệp vụ và phụ trách tư vấn triển khai ERP cho lãnh đạo.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Ngày nay, có rất nhiều công ty cung cấp giải pháp ERP cho nhiều ngành nghề khác trên thị trường. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể chọn một đối tác uy tín? Dưới đây là các yếu tố nên cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp:

• Xem xét chi phí nền tảng ERP của nhà cung cấp có phù hợp theo ngân sách của doanh nghiệp đã lên trong kế hoạch?
• Nền tảng ERP của nhà cung cấp có cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu và có khả năng mở rộng quy mô?
• Các đánh giá từ đối tác trước đó của nhà cung cấp
  

Khâu lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng, cần xem xét kỹ lưỡng. Do đó, doanh nghiệp cần chắc chắn rằng đã nắm đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp cũng như có sự thống nhất giữa các thành viên thuộc nhóm dự án ERP và ban quản lý.

Bước 4: Cài đặt phần mềm, triển khai dự án ERP

Sau khi doanh nghiệp đã đưa ra lựa chọn và bước vào giai đoạn triển khai, nhà cung cấp sẽ chuyển giao công nghệ, tài liệu và hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp sử dụng. Bên phía nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cài đặt phần mềm ERP và xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.

• Nếu doanh nghiệp quyết định sử dụng các hệ thống ERP cao cấp, việc điều chỉnh hệ thống để phù hợp với doanh nghiệp có thể mất từ 6 tháng đến 1 năm hoặc thậm chí lâu hơn.
• Nếu doanh nghiệp hạn hẹp ngân sách đủ, có thể chọn sử dụng ERP theo gói hoặc dùng một số module nhỏ để đáp ứng các chức năng cần thiết. Nhà cung cấp sẽ nhanh chóng triển khai hệ thống cho doanh nghiệp mà không tốn nhiều thời gian.
  

Bước 5: Di chuyển dữ liệu và thử nghiệm

Trước khi tiến hành di chuyển dữ liệu, doanh nghiệp phải kiểm tra và loại bỏ những dữ liệu không cần thiết hoặc dư thừa. Khi toàn bộ thông tin và dữ liệu đã được cập nhật và xác minh một cách hoàn chỉnh, nhà cung cấp ERP sẽ tiến hành chuyển chúng vào nền tảng mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một hệ thống duy nhất.

Sau khi hệ thống đã được kiểm tra và đảm bảo về chất lượng, doanh nghiệp sẽ có một giai đoạn thử nghiệm tính năng và quy trình triển khai của hệ thống ERP. Sau đó, doanh nghiệp sẽ báo cáo kết quả trải nghiệm thử nghiệm này cho nhà cung cấp để tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình. Quá trình kiểm tra phải được thực hiện một cách kỹ lưỡng để tránh tối đa các lỗi có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh khi hệ thống được áp dụng chính thức.

Bước 6: Nghiệm thu và đánh giá

Sau khi hoàn thành việc triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần thực hiện một bước quan trọng là kiểm tra toàn bộ dự án. Giai đoạn này được gọi là nghiệm thu và đánh giá. Lý do là vì sau khi kiểm tra và hoàn thiện, hệ thống sẽ được sử dụng trong hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Do đó, bất kỳ lỗi nào bị bỏ sót cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và thành công của doanh nghiệp trong tương lai.

Để đánh giá một dự án ERP có thành công hay không, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí sau đây:

• Hệ thống phải đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp
• Các phần mềm và module khác nhau của ERP phải có khả năng tương thích và liên kết với nhau
• Hệ thống cần có khả năng mở rộng để đáp ứng khối lượng công việc lưu trữ lớn và linh hoạt trong việc thay đổi
• Giao diện phải dễ sử dụng và thân thiện với người dùng để tăng hiệu suất làm việc
• Hệ thống cần cung cấp các công cụ để quản lý và hoạch định hiệu quả cho các cấp quản lý
• Hệ thống có mức độ bảo mật cao và cơ sở dữ liệu riêng biệt để bảo vệ thông tin quan trọng
• Hệ thống cần dễ dàng nâng cấp để theo kịp các thay đổi công nghệ và nhu cầu mới
• Các yêu cầu tùy biến của doanh nghiệp phải được triển khai một cách hiệu quả
• Cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu, bất kể là vật lý hay điện toán đám mây đều đã được hoàn thiện
• Xem xét tổng chi phí dự án, bao gồm: Chi phí , đào tạo, sửa đổi, triển khai…

Bước 7: Đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên

Việc đào tạo chất lượng đội ngũ nhân viên đóng vai trò rất quan trọng và đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về thời gian, công sức từ cả lãnh đạo và nhân viên.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần trao đổi kỹ lưỡng với nhà cung cấp, đặc biệt là việc xác định chi phí đào tạo liệu có được tính vào chi phí mua phần mềm hay không. Bởi một số nhà cung cấp sẽ cung cấp đào tạo trực tiếp cho nhân viên, trong khi một số đơn vị khác có thể cung cấp cho doanh nghiệp các khóa học trực tuyến.

Bước 8: Theo dõi, bảo trì và nâng cấp hệ thống

Sau khi ứng dụng ERP trong doanh nghiệp , qua một thời gian dùng không thể tránh khỏi việc xảy ra các lỗi hoặc vấn đề kỹ thuật. Vậy nên, tùy thuộc vào hợp đồng đã ký kết mà nhà cung cấp sẽ tiến hành bảo trì hệ thống trong khoảng thời gian từ 12 đến 24 tháng. Sau thời gian này, doanh nghiệp sẽ phải chi trả các khoản phí bảo trì phát sinh.

Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu cải tiến hệ thống. Doanh nghiệp phải phối hợp với nhà cung cấp để thực hiện việc nâng cấp. Các tính năng nâng cấp có thể bao gồm: Mở rộng tính năng mới, nâng cấp phiên bản, chỉnh sửa các chức năng kết nối với các phần mềm từ bên thứ ba…

Các lưu ý để triển khai dự án ERP thành công, giảm thiểu rủi ro thất bại

Xác định rõ mục tiêu và tình trạng của doanh nghiệp

Khi muốn triển khai ERP, doanh nghiệp phải hiểu rõ những khó khăn hiện tại mà tổ chức đang phải đối mặt cũng như các thách thức có thể xảy ra trong tương lai gần, khoảng từ 3 đến 5 năm tới. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác hơn về nhu cầu đầu tư vào hệ thống để đáp ứng đúng với quá trình phát triển của tổ chức.

Chi tiết kế hoạch triển khai nhất có thể

Doanh nghiệp cần xác định và đặt ra các mốc quan trọng thật cụ thể và chi tiết trước khi thực hiện dự án ERP. Đồng thời, chia sẻ kế hoạch với tất cả các nhóm tham gia để mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và công việc cần thực hiện. Nếu không thực hiện công việc này một cách cẩn thận, dự án sẽ có nguy cơ vượt quá thời hạn và tăng chi phí đáng kể.

Xây dựng đội ngũ triển khai phù hợp

Các thành viên tham gia vào quá trình triển khai ERP cần có kinh nghiệm và sẵn sàng chịu trách nhiệm cho công việc của mình. Cụ thể:

Đối với doanh nghiệp: Quản lý dự án sẽ báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp, chuyên thực hiện các hoạt động như thiết lập các cuộc đối thoại, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách dự án, phân phối nguồn lực, đưa ra giải pháp, quyết định khi cần… Đội ngũ nhân viên thực thi thử nghiệm, đánh giá quá trình triển khai, ứng dụng ERP.

Đối với nhà cung cấp: Đội ngũ chuyên gia tư vấn chính về hệ thống và đội ngũ kỹ thuật cài đặt phần mềm và đào tạo công nghệ.

Đào tạo bài bản người dùng cuối cùng của hệ thống

Việc đào tạo phải diễn ra nghiêm túc và bao gồm cả lý thuyết lẫn thực hành trên hệ thống thực tế. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên sử dụng phần mềm đều đã học được cách sử dụng hệ thống một cách chính xác và hiệu quả