1. Phần mềm ERP là gì? Những đặc điểm của phần mềm ERP

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp giúp các doanh nghiệp quản lý các quy trình kinh doanh như sản xuất, tài chính, bán hàng, mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng. Được lập trình để kết nối các thông tin từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, phần mềm ERP giúp cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp bằng cách giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để quản lý và xử lý thông tin.

Một số đặc điểm của phần mềm ERP bao gồm:

• Tích hợp các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

• Cung cấp các công cụ quản lý và phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn.

• Cung cấp khả năng truy cập dữ liệu và thông tin từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.

• Giúp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, tăng cường hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp.

2. Cần chuẩn bị gì cho quá trình triển khai phần mềm ERP

Quá trình triển khai phần mềm là một quá trình phức tạp và cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của dự án. Dưới đây là một số bước doanh nghiệp cần chuẩn bị quan trọng cần thực hiện trước khi triển khai phần mềm:

Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp 

Đối với việc triển khai phần mềm ERP, bước đầu tiên là phải xác định rõ nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Việc này bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những vướng mắc trong kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. 

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, phạm vi dự án và các yêu cầu cần thiết cho việc triển khai giải pháp ERP. Sự chuẩn bị cẩn thận này là cần thiết để đảm bảo một dự án triển khai ERP thành công, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp

Khi một giải pháp ERP được chọn, điều quan trọng là doanh nghiệp phải chọn một người quản lý dự án uy tín, chất lượng. Đặc biệt là với dự án quan trọng như triển khai ERP thì việc này càng cần được quan tâm. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết giữa nhân viên công ty và nhà cung cấp phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.

Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp

Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp cho quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ. Tuy nhiên, trước khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp nên đặt ra những câu hỏi để đảm bảo rằng giải pháp được lựa chọn có thể giúp tăng thêm lợi thế cạnh tranh, dẫn đầu thị trường kinh doanh, phù hợp với văn hóa và mô hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Đánh giá ngân sách và phân bổ tài nguyên cần thiết cho việc triển khai phần mềm ERP

Triển khai phần mềm ERP đòi hỏi một ngân sách và phân bổ tài nguyên phù hợp để đảm bảo sự thành công của quá trình triển khai. Doanh nghiệp cần đánh giá ngân sách và phân bổ tài nguyên cần thiết cho việc triển khai phần mềm ERP.

3. Các bước triển khai ERP thành công

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Để triển khai thành công phần mềm ERP, nhà cung cấp cần tiến hành khảo sát các yêu cầu của doanh nghiệp về hệ thống hạ tầng, các nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo và xây dựng hồ sơ đánh giá hiện trạng. Thông qua việc khảo sát này, nhà cung cấp sẽ hiểu rõ hơn về hoạt động của doanh nghiệp và doanh nghiệp cũng sẽ biết được những nội dung cần hoàn thiện để triển khai giải pháp ERP một cách hiệu quả.

Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở

Trước khi bắt đầu triển khai, hai bên đối tác cần thống nhất về việc chuẩn hóa hạ tầng cơ sở và các vấn đề khác như quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu. Nhà cung cấp có thể đề xuất cải tiến hoặc nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn về các vấn đề liên quan đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 3: Hoạch định dự án triển khai ERP

Sau khi đã chuẩn bị nền tảng, nhà triển khai phần mềm ERP và doanh nghiệp sẽ cùng nhau lên kế hoạch tổng thể, bao gồm lộ trình cụ thể về thời gian làm việc, nguồn nhân lực thực hiện dự án và các yếu tố khác. Kế hoạch này sẽ được sử dụng làm cơ sở để triển khai dự án và đạt được các mục tiêu đề ra.

Bước 4: Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP

Giai đoạn này thường mất nhiều thời gian cũng như chi phí. Ở bước này, đơn vị triển khai phần mềm sẽ tiến hàng khảo sát, thiết lập, chỉnh sửa phần mềm ERP và cuối cùng là đào tạo nhân viên tại doanh nghiệp.

Bước 5: Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ERP

Sau khi kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, nhà cung cấp sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một thời gian để thử nghiệm. Trong giai đoạn này, người dùng sẽ cùng nhau xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận. Nếu có bất kỳ sai sót nào, người dùng sẽ báo cáo lại cho nhà cung cấp để họ có thể điều chỉnh phần mềm. Việc kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống trước ngày triển khai chính thức là rất quan trọng để tránh xảy ra bất kỳ sự cố nào và đảm bảo hoạt động liên tục của doanh nghiệp.

Bước 6: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP

Một hệ thống ERP hiệu quả cần sự đầu tư và cải tiến phần mềm không ngừng. Doanh nghiệp cần kiểm tra phần mềm ít nhất một lần/năm. Điều này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch thay đổi, sửa chữa hay thêm chức năng nào để tối đa lợi ích phần mềm mang lại. 

Với kinh nghiệm triển khai ERP cho nhiều doanh nghiệp. Enmasys cung cấp giải pháp quản lý toàn diện cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng, mua hàng, sản xuất, kho vận, đến quản lý khách hàng và các mối quan hệ khác. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, bao gồm hỗ trợ cài đặt, tư vấn, đào tạo, bảo trì và nâng cấp phần mềm.