Spa là ngành dịch vụ có những đặc thù riêng biệt trong mô hình vận hành. Do đó, để quản lý Spa hiệu quả là điều không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là khi yêu cầu về chất lượng dịch vụ ngày càng tăng. Đối với những người mới bắt tay vào kinh doanh dịch vụ Spa - Thẩm mỹ viện thì cần nắm rõ quy trình quản lý Spa tổng thể giúp hạn chế những nguy cơ khiến hệ thống vận hành không hiệu quả.

Quy trình quản lý Spa chuyên nghiệp thúc đẩy hiệu quả kinh doanh

1. Có kiến thức về quản lý mô hình quản lý Spa

Để điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả trong lĩnh vực quản lý spa - làm đẹp, nâng cao doanh thu cũng như giữ chân khách hàng thì người quản lý cần giải quyết tốt các vấn đề dưới đây:

• Spa của bạn sẽ hoạt động theo mô hình nào?
• Các kiến thức chuyên môn nào giúp người quản lý cần có đề điều hành tốt cửa hàng?
• Làm thế nào để tạo nên chất lượng dịch vụ khác biệt so với đối thủ cũng như nâng cao trải nghiệm người dùng?
• Lên các mục tiêu cần đạt được khi kinh doanh Spa (Mục tiêu theo từng khoảng thời gian hoạt động)
• Các tiêu chuẩn quốc tế mà Spa của bạn cần đáp ứng?
• Xây dựng các tiêu chuẩn cho đội ngũ kỹ thuật viên trong Spa
• Quy trình đào tạo đội ngũ nhân viên 
• Các chính sách nhân sự
• Chính sách chăm sóc khách hàng

2. Xây dựng quy trình quản lý Spa

Bạn cần phải thiết kế quy trình quản lý Spa với các bước rõ ràng. Các bước trong quy trình tương tác với khách hàng từ khi đến, trải nghiệm dịch vụ và sau khi trải nghiệm cần bảo đảm bảo tính chuyên nghiệp. 

Nhân viên của bạn cũng cần được đào tạo tuân theo quy trình quản lý đã đề ra. Bên cạnh đó, nhân sự cần duy trì tác phong chuyên nghiệp và tạo sự thân thiện với khách hàng. 

Quản lý kho cũng cần được kiểm soát tốt để đảm bảo mỹ phẩm và các loại thuốc trong Spa của bạn luôn được duy trì đầy đủ. 

3. Nắm rõ các quy định của Pháp luật về loại hình Spa của bạn

Trước khi kinh doanh Spa bạn cần tìm yểu đến các quy định của pháp luật để mô hình kinh doanh Spa đảm bảo hoạt động tốt. 

Hiện nay có 4 loại hình kinh doanh Spa phổ biến là: Day Spa, Resort Spa, Destination Spa, Medical Spa. Mỗi mô hình lại hướng đến những nhóm đối tượng khách hàng khác nhau. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải tìm hiểu các giấy tờ cần thiết để đăng ký hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của Nhà nước. 

4. Đào tạo kiến thức và kỹ năng chuyên môn

Yếu tố quyết định sự thành công của lĩnh vực kinh doanh Spa đó chính là nắm chắc các kiến thức và kỹ năng chuyên môn của ngành làm đẹp này. 

Khi nhân sự có kiến thức chuyên môn tốt họ sẽ tự tin trong việc tư vấn cũng như mang đến cho khách hàng những giải pháp làm đẹp phù hợp, từ đó thúc đẩy gia tăng doanh số. Bên cạnh đó, nhân sự cũng cần được đào tạo thêm các kỹ năng bổ trợ (kỹ năng nói chuyện, kỹ năng quan sát, kỹ năng lắng nghe,...) việc tương tác với khách hàng đạt hiệu quả tốt nhất.

Một môi trường mà nhân viên được đào tạo phát triển đầy đủ kiến thức và kỹ năng chuyên môn sẽ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, giúp bạn dễ dàng trong quá trình quản lý hoạt động Spa.

5. Vận hành và giám sát 

Nếu bạn đã chuẩn bị tốt các bước ở phía trên thì việc đưa mô hình Spa vào vận hành theo các mục tiêu đề ra không quá khó khăn. Tuy nhiên, để quá trình vận hành được ổn định và không phát sinh các sự cố ngoài ý muốn thì yêu cầu người quản lý phải luôn rõ ràng trong quy trình quản lý Spa, hướng dẫn nhân viên thực hiện tốt các công việc và đảm bảo Spa phát triển đúng mục đích. 

Hiện nay, bạn có thể tích hợp phần mềm quản lý Spa trong hoạt động quản lý hàng hóa, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, lưu trữ lịch sử khách hàng,... Nhờ có những dữ liệu này người quản lý sẽ đưa ra các chính sách bán hàng cũng như chăm sóc khách hàng hiệu quả. 

6. Đánh giá hoạt động của Spa và đưa ra các giải pháp cải tiến

Dựa trên cách thức hoạt động, bạn nên đưa gia các đánh giá về mô hình kinh doanh của mình qua các khía cạnh chính như:

• Năng lực của nhân viên có đáp ứng tốt nhu cầu công việc hay không?
• Kế hoạch đào tạo nhân sự có đạt được hiệu quả hay không?
• Các điều kiện về cơ sở vật chất đã đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng chưa?
• Hoạt động chăm sóc khách hàng có diễn ra thường xuyên hay không?
• So sánh với dịch vụ Spa của các bên khác mình còn thiếu những điểm gì?

Cần đánh giá đầy đủ các khía cạnh của mô hình quản lý Spa để có thể có đưa ra được các điều chỉnh kịp thời. Để đầy đủ các dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá quy trình, việc ứng dụng phần mềm quản lý Spa chính là sự lựa chọn tốt.

Kinh nghiệm quản lý Spa thực tiễn: Những giải pháp khắc phục khó khăn trong vận hành

Như đã nói ở trên, việc vận hành Spa không phải là điều quá khó khăn. Tuy nhiên với những người chưa có nhiều kinh nghiệm thì vẫn có thể mắc phải những sai lầm cơ bản trong quy trình quản lý Spa. Dưới đây là các phương pháp giúp bạn có thể khắc phục các khó khăn có thể gặp phải trong hoạt động vận hành Spa. 

Quản lý đội ngũ nhân sự

Đối với dịch vụ Spa nói riêng và ngành làm đẹp nói chung, trình độ và thái độ nhân viên là yếu tố quyết định để khách hàng đưa ra lựa chọn dịch vụ của bạn. Do đó, để mang đến những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, bạn cần phải ưu tiên đến xây dựng đội ngũ nhân viên Spa có trình độ tốt ngay từ đầu. Nhờ đào tạo tốt ngay từ đầu, quy trình quản lý Spa của bạn sẽ vận hành hiệu quả ngay khi quy mô nhân sự ra tăng. 

Quản lý tồn kho

Để không làm gián đoạn quá trình trải nghiệm dịch vụ Spa cũng như đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người dùng thì bạn cần quản lý hiệu quả lượng hàng tồn kho. 

Số lượng các danh mục mỹ phẩm, thuốc, vật dụng phục vụ các dịch vụ làm đẹp,... cần được thống kê thường xuyên để từ đó đưa ra kế hoạch bổ sung kịp thời.

Quản lý thông tin khách hàng

Với cách quản lý dữ liệu khách hàng bằng giấy bút theo kiểu truyền thống sẽ khiến bạn gặp khó khăn trong quá trình trích xuất thông tin để xác định các phương pháp chăm sóc khách hàng phù hợp. 

Hơn nữa quá trình lưu trữ bằng phương pháp truyền thống có thể khiến thông tin của bạn bị thất thoát hoặc chậm trễ trong quá trình trích xuất. 

Chính vì thế, cần ứng dụng phần mềm quản lý Spa để quản lý thông tin khách hàng một cách đầy đủ và chính xác. 

Triển khai kế hoạch quảng cáo

Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Spa đều chi nhiều ngân sách cho hoạt động quảng cáo. Tuy nhiên, phương thức quảng cáo tốt nhất đó chính là sử dụng khách hàng của bạn để quảng cáo cho những đối tượng mới. 

Do đó, bạn cần đẩy mạnh việc chăm sóc khách hàng sau quá trình sử dụng dịch vụ cũng như phát triển các chiến dịch kích thích khách hàng giới thiệu người dùng mới. 

Phần mềm quản lý Spa - Giải pháp hỗ trợ kinh doanh dịch vụ làm đẹp chuyên nghiệp

Để bắt kịp xu hướng làm đẹp cũng như mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, việc ứng dụng phần mềm quản lý Spa là giải pháp đang được nhiều nhà quản lý Spa - Thẩm mỹ viện hướng tới. 

Phần mềm quản lý spa - Thẩm mỹ viện là giải pháp được nhiều doanh nghiệp và tổ chức tin tưởng sử dụng. Được xây dựng trên nền tảng công nghệ mạnh mẽ kết hợp với giao diện diện đại, phần mềm cung cấp đầy đủ các chức năng cho phép bạn quản lý các khía cạnh của cửa hàng mọi lúc mọi nơi.