ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp được tích hợp toàn bộ các chức năng và hoạt động của công ty để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả thông qua một kho lưu trữ toàn bộ dữ liệu của công ty, những dữ liệu này được chia sẻ trong nội bộ công ty. Một gói phần mềm ERP uôn là cánh tay phải đắc lực của các công ty vì nó có nhiều ưu điểm như:

·         Sắp xếp hợp lý các luồng công việc 

·         Cung cấp các số liệu thống kê theo thời gian thực

·         Đảm bảo việc xử lý nhanh chóng các thông tin, do đó làm giảm rất nhiều các thủ tục giấy tờ.

·         Phối hợp với các công ty có quy mô hoạt động rộng khắp đất nước hoặc các công ty đa quốc gia

·         ………..

Nói chung, một phần mềm ERP có thể giúp tăng năng suất, tăng lợi nhuận, cả hữu hình và vô hình.

Tuy vậy, cũng phải nói rằng ERP cũng có một vài nhược điểm. Với mức độ phức tạp, để triển khai một phần mềm ERP cần phải có một lượng lớn thời gian và tiền bạc, điều này có thể ảnh hướng đến môi trường làm việc của công ty. Tuy nhiên, lợi thế của phần mềm ERP luôn luôn nhiều hơn những hạn chế. Phần mềm này đã trở nên hữu dụng và cần thiết trong các lĩnh vực giao thông vận tải, dịch vụ, bất động sản, xây dựng, ngành công nghiệp sản xuất, phân phối và hệ thống bán lẻ…

Để thực hiện giải pháp ERP, các công ty nên tìm hiểu kỹ lưỡng các tùy chọn và cân nhắc dựa vào các tính năng và khả năng ứng dụng của phần mềm vào công ty để lựa chọn những phân hệ phù hợp nhất. Một trong các phân hệ quan trọng là:

1. Phân hệ quản trị tài chính (Phân hệ kế toán tổng hợp)

Có nhiều cách gọi khác nhau cho các phân hệ này tùy thuộc vào từng nhà cung cấp. Trên thực tế, các công ty phải luôn làm việc về tài chính kế toán dưới sự quy định của cơ quan nhà nước. Quản lý tài chính “lành mạnh” là một thành phần tất yếu của giải pháp ERP. Phân hệ quản lý tài chính cung cấp một số lợi ích. Nó đảm bảo rằng các công ty tuân thủ các yêu cầu báo cáo tài chính, kế toán và thuế. Ngoài ra, các nhà quản lý có thể tăng hiệu suất tài chính với thời gian thực để theo dõi, cải thiện dòng chảy của tiền và duy trì các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.

2. Phân hệ quản trị nguồn nhân lực

Các phân hệ này trước đó có những hạn chế trong việc quản lý nhân viên, quản lý biên chế, báo cáo… Nhưng với phần mềm ERP ngày nay, các giải pháp đã được phát triển. Giải pháp mới này có thể xử lý số lượng công việc đa dạng như quản lý tài năng, lập kế hoạch, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất làm việc, thời gian, và nhiều hơn thế. Ngoài ra, phân hệ này cũng giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về qui trình quản lý nhân sự.

3. Phân hệ quản trị mua hàng

Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, phân hệ này thì cần thiết cho một công ty để đánh giá chính xác nhu cầu, tình trạng cung ứng, sản xuất, hậu cần và phân phối. Không làm như vậy có thể có ảnh hưởng xấu đến hoạt động của công ty và có thể bị lãng quên các mối quan hệ với nhà cung cấp hoặc nhà phân phối. Điều này cũng có thể làm giảm danh tiếng của công ty trên thị trường.

4. Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng

Khách hàng là tài sản có giá trị rất lớn của bất cứ công ty nào và không một công ty nào có đủ can đảm để làm mất thứ tài sản này. Nếu công ty bạn có một dữ liệu khách hàng đồ sộ và nó trở nên khó khăn để giải quyết nhu cầu của họ đúng hẹn. Phân hệ phần mềm quản lý khách hàng đảm bảo dòng chảy thông tin giữa các đội ngũ bán hàng giải quyết các nhu cầu của mình và đội ngũ làm công tác marketing hiểu được sở thích và nhu cầu của khách hàng trong quá khứ, hiện tại và tương lại

Trên đây chỉ là 3 tính năng thiết yếu của phần mềm ERP, tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp có thể thêm, bớt cho phù hợp. Một giải pháp và phần mềm ERP phải luôn linh hoạt và luôn có thể tùy biến để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của từng doanh nghiệp. Vì vậy, điều này khá cần thiết để lựa chọn một gói phần mềm ERP với các tính năng và khả năng thích hợp để nó có thể mang lại lợi ích nhiều hơn số tiền đầu tư vào giải pháp.