Enmasys giới thiệu đến các CEO giải pháp quản lý lắp đặt nội thất nội thất chuyên sâu nhằm giúp các doanh nghiệp tư vấn – thiết kế – thi công nội thất vận hành tinh gọn để cải thiện tốc độ thi công và tăng hiệu quả quản lý dự án. Cùng với đó là câu chuyện và kinh nghiệm số hóa thành công của một trong những công ty Nội thất tiêu biểu. 

Quản lý lắp đặt nội thất là gì?

Quản lý lắp đặt nội thất là quá trình điều hành và giám sát việc thực hiện các công việc liên quan đến thi công lắp đặt và hoàn thiện nội thất trong một dự án xây dựng hoặc cải tạo không gian. Việc quản lý và kiểm soát diễn ra xuyên suốt từ giai đoạn lập kế hoạch, mua sắm vật liệu, tiến hành thi công đến kiểm tra chất lượng và bàn giao công trình. 

7 nhiệm vụ chính của quản lý thi công lắp đặt nội thất bao gồm:

• Lập kế hoạch: Xây dựng chi tiết kế hoạch thi công, xác định nguồn lực, thời gian thực hiện và phân công công việc cho các nhóm thi công
• Điều phối và giám sát: Đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng kế hoạch và đáp ứng chất lượng yêu cầu. Giám sát tiến độ, giải quyết các vấn đề phát sinh, và cập nhật tiến trình cho các bên liên quan
• Quản lý nhân viên và nhà thầu: Tổ chức và quản lý các đội thi công, chọn lựa nhà thầu phù hợp và thỏa thuận điều kiện hợp đồng
• Quản lý vật liệu và thiết bị: Theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật liệu, công cụ, thiết bị cần thiết để đảm bảo công trình được thực hiện đúng cách và đáp ứng chất lượng yêu cầu
• Kiểm tra chất lượng: Đảm bảo nội thất được lắp đặt đúng theo thiết kế, tuân thủ các quy định kỹ thuật và đáp ứng yêu cầu của khách hàng
• Quản lý tài chính: Theo dõi và kiểm soát ngân sách thi công, đảm bảo sử dụng tài nguyên hiệu quả và tránh vượt quá kinh phí
• Bàn giao công trình: Kiểm tra và bàn giao công trình sau khi hoàn thành cho khách hàng hoặc chủ đầu tư. Đảm bảo mọi yêu cầu đã được đáp ứng và công trình hoạt động hiệu quả.

Quản lý thi công lắp đặt nội thất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách, và đáp ứng tốt yêu cầu chất lượng, mong muốn của khách hàng.

Tại sao cần phần mềm quản lý lắp đặt nội thất?

Quy trình quản lý dự án thi công lắp đặt nội thất vốn rất phức tạp, luôn đòi hỏi sự chính xác, tính tổ chức cao và cần phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận từ quản lý, kỹ sư, kiến trúc sư, nhà cung cấp,… Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý dự án bằng các phương pháp thủ công qua excel, sổ sách, zalo,… sẽ gặp phải nhiều khó khăn và rủi ro như: 

• Quy trình tổ chức triển khai dự án cồng kềnh. Phân công công việc, quản lý tài nguyên rối rắm và mất nhiều thời gian hơn
• Theo dõi tiến độ từng dự án khó khăn, không kịp thời & thiếu chính xác gây ảnh hưởng đến tiến trình thi công
• Nhiều dự án triển khai đồng thời gây khó để kiểm soát vật tư công trình
• Thiếu phân tích và báo cáo dữ liệu chi tiết, làm giảm khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu của Ban lãnh đạo 
• Không có môi trường trao đổi tập trung để cập nhật thông tin dự án xuyên suốt và liên tục giữa các bộ phận
• Rủi ro mất thông tin, dữ liệu quan trọng của dự án.

Như vậy, thay vì sử dụng các công cụ quản lý thủ công gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và chất lượng của dự án thi công nội thất. Doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý lắp đặt nội thất để tinh gọn quy trình, tăng năng suất làm việc và đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ.

Tổng quan về phần mềm quản lý lắp đặt nội thất 

Enmasys là giải pháp quản lý dự án được phát triển dành riêng cho doanh nghiệp tư vấn – thiết kế – thi công nội thất. Phần mềm giúp các nhà quản lý kiểm soát tốt tiến độ, vật tư, khối lượng, nhân công, và tài chính dự án. 

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý lắp đặt nội thất: 

• Lập kế hoạch dự án, phân bổ công việc theo hiệu suất & khối lượng còn tồn đọng
• Theo dõi tiến độ dự án trực quan, bám sát tình trạng công việc dự án nội thất mọi lúc mọi nơi
• Quản lý chi phí dự án hiệu quả, minh bạch, giảm thiểu các rủi ro về mặt tài chính
• Đề xuất, phê duyệt mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ triển khai lắp đặt nội thất dễ dàng 
• Tương tác giải quyết công việc xuyên suốt, nhanh chóng
• Đánh giá chính xác hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên. 

Hướng dẫn áp dụng quản lý dự án lắp đặt nội thất 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ứng dụng các tính năng của phần mềm để số hóa quản lý quy trình thi công lắp đặt nội thất thay thế toàn bộ cách quản lý thủ công qua excel, sổ sách, zalo,… Mời các CEO tham khảo áp dụng để quản lý các dự án nội thất được hiệu quả và sâu sát hơn. 

1. Quản lý kế hoạch thi công lắp đặt 

Enmasys giúp các nhà quản lý lập nhanh kế hoạch online từ khâu sản xuất – thi công lắp đặt đến bàn giao, nghiệm thu công trình theo từng dự án. Với nhiều tính năng nổi bật hỗ trợ phân bổ nguồn lực phù hợp, theo sát yêu cầu về thời gian, chất lượng và ngân sách theo kế hoạch đặt ra như: 

• Quản lý kế hoạch thi công lắp đặt nội thất bằng sơ đồ Gantt chart
• Trực quan hóa kế hoạch thi công và sự phụ thuộc giữa các hạng mục với cấu trúc công việc theo mô hình WBS
• Khai báo nguồn lực trên từng đầu việc gồm định mức khối lượng, ngân sách, nhân lực, thiết bị, vật liệu thi công
• Quản lý thực hiện công việc theo kế hoạch. Giao việc phát sinh kèm deadline, nhắc nhở tự động cho từng nhân viên
• Tương tác, trao đổi thông tin dưới từng hạng mục công việc, đính kèm hình ảnh bản vẽ, tài liệu, file báo cáo thiết kế,… 
• Thêm/ bớt công việc và điều chỉnh kéo dãn kế hoạch dễ dàng tùy theo tình hình triển khai thi công thực tế từng dự án 

2. Quản lý tiến độ thi công lắp đặt nội thất

Ứng dụng phần mềm giúp Ban lãnh đạo theo dõi chặt chẽ tiến độ từng công trình mọi lúc mọi nơi theo thời gian thực, ngay cả khi có nhiều dự án thi công nội thất cùng lúc.

• Quản lý từ tổng quan tới chi tiết tiến độ toàn dự án, tiến độ hạng mục lắp đặt, tiến độ từng công việc con, tiến độ mua sắm vật liệu, tiến độ thanh toán/nghiệm thu,…
• Xem nhanh xu hướng biến thiên của tốc độ hoàn thành dự án so với kế hoạch ban đầu để ra quyết định quản lý kịp thời
• Cảnh báo hàng ngày các hạng mục thi công chậm tiến độ, xảy ra vượt định mức…
• Bộ phận giám sát, chỉ huy trưởng lập và báo cáo nhật ký thi công trực tuyến giúp đơn giản hóa công tác báo cáo tiến độ thi công lắp đặt tại công trường

3. Quản lý vật tư dự án lắp đặt nội thất

• Ứng dụng phần mềm thiết lập và xử lý trực tuyến toàn bộ quy trình mua sắm, cung ứng vật tư thi công nội thất cho tổ đội thi công và thầu phụ 
• Phần mềm giúp khai báo tập trung & theo dõi chi tiết danh sách vật tư, thiết bị, máy thi công kèm thông số/đơn giá & thiết lập định mức vật tư cho từng dự án lắp đặt
• Theo dõi khối lượng vật tư nhập – xuất – chuyển kho và quản lý tồn kho công trình ngay trên app
• Kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng vật tư tại từng dự án lắp đặt nội thất. Giám sát, chỉ huy trưởng dễ dàng khai báo realtime sử dụng vật liệu trên từng hạng mục đã thi công trong ngày

Đặc biệt Ban quản lý, kế toán, cán bộ vật tư, kỹ sư công trường có thể dễ dàng kiểm soát đề xuất vật tư nhanh chóng, real-time ngay trên app di động. Các đề nghị mua vật tư, đề nghị thanh toán đều được khởi tạo – phê duyệt trực tuyến. Nhờ đó rút ngắn 90% thời gian thực hiện các tác vụ thủ công hay chờ xử lý, phê duyệt qua nhiều cấp rườm rà. 

4. Quản lý chi phí dự án

Phần mềm giúp kiểm soát chặt chẽ tất cả khoản chi phí, đề nghị, duyệt chi, mua sắm vật tư, dòng tiền vào/ra của một dự án lắp đặt nội thất. Cụ thể:

• Khai báo và quản lý các hạng mục chi phí công trình (chi phí vật tư, chi phí vận hành, chi phí nhân công…) & thiết lập định mức chi tiêu cho từng khoản mục/hạng mục chi phí
• Dựa trên số liệu từ các phiếu chi cho vật tư, chi nhân công,… phần mềm tự động tổng hợp chính xác dòng tiền của dự án
• Kỹ sư làm việc ngoài công trường sử dụng mobile app tạo nhanh các phiếu đề xuất/ đề nghị duyệt chi, thanh toán, tạm ứng chi phí,… bằng các mẫu phiếu có sẵn