Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu

Cách thức quản lý nguyên vật liệu truyền thống như sử dụng bảng tính thường mất nhiều thời gian và công sức. Trong khi đó, những phần mềm quản lý nguyên vật liệu không chỉ giúp người dùng đơn giản hóa các quy trình quản lý mà còn cung cấp khả năng theo dõi chính xác số lượng nguyên vật liệu, giảm thiểu lãng phí và thất thoát.

Đặc biệt hơn, phần mềm còn có khả năng kết nối với báo cáo hệ thống bán hàng POS, đồng bộ hóa dữ liệu quan trọng về hiệu suất và tài chính. Từ đó, người dùng sẽ nhận được cảnh báo kịp thời để sắp xếp lại hàng tồn kho khi cần thiết.

Trong một số lĩnh vực, phần mềm quản lý kho bán hàng nguyên vật liệu đặc biệt cần thiết, chẳng hạn như Doanh nghiệp sản xuất, Doanh nghiệp thương mại, Doanh nghiệp bán lẻ, Doanh nghiệp kinh doanh F&B. Đây đều là những lĩnh vực kinh doanh mà việc quản lý nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp đó.

Đơn cử như, trong lĩnh vực nhà hàng và dịch vụ ẩm thực (FnB), việc sử dụng hệ thống quản lý còn giúp bạn phân tích nguồn cung cấp thực phẩm, tối ưu hóa việc sử dụng các thành phần và dự đoán chính xác hơn về các đơn hàng tiếp theo.

Một số lợi ích chính khi sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho các cửa hàng FnB bao gồm:

• Hiển thị hàng tồn kho trong thời gian thực: Việc tích hợp phần mềm với hệ thống POS giúp bạn dễ dàng theo dõi chi phí sản xuất và mức tồn kho hiện tại.
• Theo dõi bán hàng dễ dàng: Việc tích hợp phần mềm với POS cho phép người dùng nắm rõ sản phẩm nào bán chạy và sinh lời nhất.
• Tự động mua hàng: Một số phần mềm còn có khả năng tự động thông báo đến người quản lý hoặc tự thực hiện đặt hàng khi nguyên liệu đạt đến mức quy định.

 Phần mềm quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ

Là giải pháp phần mềm quản lý nguyên vật liệu toàn diện, được thiết kế để giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả. Với phần mềm, bạn có thể dễ dàng theo dõi mọi hoạt động từ việc nhập kho, lưu trữ, đến việc xuất kho…

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm mà bạn có thể tham khảo:

Quản lý nguyên vật liệu tồn kho

Phần mềm cho phép người dùng theo dõi chính xác số lượng nguyên vật liệu hiện có trong kho. Từ đó, bạn có thể nắm bắt được tình trạng hàng tồn kho một cách dễ dàng và đưa ra các quyết định đặt hàng nhanh chóng.

Hỗ trợ định lượng nguyên vật liệu

Phần mềm giúp người dùng tính toán và định lượng nguyên vật liệu cho từng sản phẩm trong kho một cách nhanh chóng và chính xác. Từ những thông tin định lượng này, bạn có thể đưa ra các quyết định bán hàng và nhập nguyên liệu phù hợp, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa tài chính.

Ví dụ đơn cử về một sản phẩm quen thuộc trong mọi cửa hàng F&B là Coca Cola và cách mà phần mềm quản lý nguyên vật liệu quản lý sản phẩm này nhé:

Theo như hình minh họa trên, cửa hàng đang có 15 lon Coca trong kho. Bên cạnh đó, cửa hàng đã thiết lập mức cung ứng như sau:

• Tồn kho tối thiểu: 12 lon
• Tồn kho tối đa: 36 lon
• Bội số làm tròn: 6 (Mua theo lốc 6 lon)

Khách hàng đến cửa hàng và mua 4 lon Coca

Lúc này, cửa hàng sẽ còn lại 11 lon, thấp hơn mức tồn kho tối thiểu là 12 lon -> Ngay lập tức, phần mềm sẽ tự động tạo ra một đơn mua dự thảo sao cho phù hợp với các nguyên tắc mà cửa hàng đã thiết lập trước đó.  

Cảnh báo sắp hết hàng

Với khả năng tính toán và xác định tồn kho an toàn và reorder point (điểm đặt hàng lại), phần mềm giúp doanh nghiệp nắm bắt thời gian cần đặt hàng mới cho nguyên vật liệu để tái cung ứng kịp thời trước khi hết nguyên liệu. Điều này giúp các cửa hàng chủ động hơn trong việc đặt hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Đặc biệt hơn, điều làm nên sự khác biệt của tính năng này trong phần mềm là khả năng:

• Dự báo và phân tích nhu cầu
• Tính toán mức tồn kho an toàn và reorder point tự động
• Hỗ trợ thông báo tình trạng sắp hết nguyên vật liệu giữa các phòng ban để các phòng ban, đội nhóm, chẳng hạn như nhóm quản lý kho, nhóm bán hàng,... có thể hợp tác với nhau hiệu quả, giảm tình trạng cạn kiệt nguyên vật liệu hoặc đặt quá mức nguyên vật liệu do thông tin không đồng nhất giữa các bên.
  

Quản lý nhà cung cấp

Phần mềm cung cấp cho người dùng công cụ quản lý nhà cung cấp hiệu quả, từ việc đánh giá chất lượng dịch vụ đến việc theo dõi các giao dịch. Từ đó, bạn có thể xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đảm bảo nguồn cung ổn định.

Phần mềm quản lý nguyên vật liệu hỗ trợ cho cửa hàng, doanh nghiệp rất nhiều trong việc tối ưu hóa chi phí, thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Với các tính năng hiện đại của phần mềm, công việc quản lý kinh doanh sẽ trở nên thuận tiện và chính xác hơn.