Quản lý nhân viên luôn là một thách thức đối với các quản trị doanh nghiệp, không chỉ trong mối quan hệ giữa CEO và nhân viên mà còn liên quan đến các cấp quản lý trung gian như C-level, team manager, project manager. Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trở thành bước quan trọng để hiện thực hóa mô hình doanh nghiệp 4.0.
Bài viết này cung cấp hướng dẫn chọn lựa phần mềm quản lý nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp với quy mô từ 25-100 nhân sự.
VAI TRÒ CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO DOANH NGHIỆP
Phần mềm quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, hỗ trợ nhiều khía cạnh quản lý nhân sự và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Thông qua việc đánh giá hiệu suất làm việc và xác định mục tiêu cá nhân, phần mềm này giúp quản lý thông tin nhân viên theo chức vụ, theo dõi lịch sử làm việc cũng như kỹ năng chuyên môn, từ đó giúp cải thiện động lực và mức độ chủ động làm việc.
Bên cạnh đó, quản lý chấm công và thời gian cũng là một khía cạnh quan trọng, giúp theo dõi giờ làm việc, chấm công và quản lý thời gian làm việc linh hoạt. Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự cũng sẽ hỗ trợ tối ưu tính toán lương và quản lý các khoản phúc lợi, quản lý thuế và các yếu tố khác liên quan đến thanh toán nhân viên, giúp quá trình này trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, thông tin nhân sự sẽ được bảo mật tối ưu, giữ cho dữ liệu được bảo vệ một cách an toàn và tuân thủ các quy định và chính sách liên quan đến nhân sự. Từ đó, có thể thấy, khi tích hợp với các hệ thống khác như tài chính, quản lý dự án, và CRM, phần mềm quản lý nhân sự sẽ góp phần tối ưu hóa quá trình làm việc tổng thể trong doanh nghiệp.
LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Thiết lập và triển khai kế hoạch tới nhân viên một cách tức thì và nhanh chóng hơn
Không chỉ mất thời gian và công sức để xác định công việc, phân công nhiệm vụ, lập kế hoạch thời gian và yêu cầu chi tiết, mà còn phí nguồn lực để đưa ra nhắc nhở và giám sát nhân viên thực hiện công việc. Cùng với đó, các xung đột có thể xuất hiện trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ, đòi hỏi sự minh bạch trong thông tin công việc của doanh nghiệp qua phần mềm.
Với sự hỗ trợ mạnh mẽ từ phần mềm quản lý nhân sự, mỗi nhân viên có thể có tài khoản riêng đại diện cho từng vị trí làm việc trên hệ thống. Quản lý và đồng đội có thể nhanh chóng giao việc với đầy đủ thông tin như hạn chót, đánh dấu khẩn cấp, hướng dẫn thực hiện, … Kế hoạch công việc được hiển thị một cách rõ ràng, có thể là tổng quan theo dự án/phòng ban hoặc chi tiết theo từng cá nhân có tài khoản. Một kế hoạch công việc được hiển thị chi tiết sẽ tránh được những vấn đề như quên kế hoạch, trùng lặp nhiệm vụ, và giảm áp lực quản lý.
Nắm bắt chính xác toàn bộ quy trình và kết quả làm việc của toàn doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi với phần mềm quản lý nhân sự
Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, thông tin về quy trình làm việc và kết quả được thể hiện qua từng nhân viên và dự án. Người quản lý có thể theo dõi mọi khía cạnh của doanh nghiệp ngay từ màn hình máy tính của mình.
Thay vì phải đợi báo cáo trong các cuộc họp định kỳ, phần mềm này giúp bạn thu thập dữ liệu chi tiết từ mọi phòng ban, từng đầu việc tồn đọng và ưu tiên của nhóm công việc. Việc quản lý đa dự án cũng trở nên đơn giản hơn, với khả năng theo dõi tiến độ và tác vụ qua giao diện thân thiện.
Việc nhân viên cập nhật trực tiếp kết quả công việc trực tiếp lên hệ thống sẽ giúp phần mềm tự động hợp nhất dữ liệu và hiển thị thông tin dưới dạng biểu đồ trực quan. Điều này cho phép bạn giám sát cùng lúc nhiều dự án, đánh giá tiến độ và công việc đã hoàn thành một cách hiệu quả mà không cần phải tốn thời gian theo dõi từng chi tiết nhỏ lẻ như trước đây.
Hơn nữa, doanh nghiệp còn đồng thời đạt được hai tiêu chí – kỷ luật và văn hoá.
Mỗi nhân viên cũng được phân quyền tự quản lý đầu việc cá nhân, giúp bức tranh tổng thể doanh nghiệp đạt được hiệu quả ngay từ những mảnh ghép nhỏ nhất.
Xác định rõ hướng đi và cung cấp dữ liệu đầy đủ để đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Trong phương pháp quản lý thủ công, quy trình đánh giá nhân viên thường gặp nhiều sai sót vì cả bạn và các quản lý cấp trung đều khó có thể theo dõi và hiểu đúng về nhân viên. Mặt khác, doanh nghiệp cũng thường không có tiêu chí cụ thể để đánh giá nhân viên. Trong trường hợp này, phần mềm quản lý nhân sự sẽ theo dõi và chuyển đổi năng lực của nhân viên thành dữ liệu trực quan, tạo ra tiêu chí chấm điểm chính xác cho quá trình đánh giá nhân sự trong doanh nghiệp.
Xây dựng cơ sở vững chắc để mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh.
Cách nhanh nhất để mở rộng quy mô doanh nghiệp là bạn cần thiết lập sẵn một cấu trúc doanh nghiệp và sử dụng một hệ thống quản lý nhân viên chặt chẽ. Kể cả khi có thêm một, mười hoặc cả nghìn nhân viên mới, bạn cũng sẽ chỉ cần tạo thêm một số lượng tài khoản trên hệ thống có sẵn và phân quyền cho họ theo đúng vị trí công việc. Ngay lập tức, nhân viên mới sẽ kịp thời “ăn nhập” với hệ thống quản lý hiện thời của công ty.
TIÊU CHÍ CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO DOANH NGHIỆP TỪ 20 - 100 NHÂN SỰ
Top 3 tiêu chí mà doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xem xét khi chọn lựa phần mềm quản lý nhân viên là:
Theo dõi nhân viên hiệu quả
Luôn muốn theo dõi một cách nghiêm ngặt quá trình làm việc của nhân viên, tuy nhiên việc quan tâm đến số lượng người lớn trong khoảng thời gian có hạn hầu như là bất khả thi. Vì vậy, chọn một phần quản lý có khả năng phân quyền chặt chẽ để chia nhỏ các tài khoản trên hệ thống thành các phòng ban hoặc dự án, tương tự như cách tổ chức ngoài đời thực.
Một yếu tố quan trọng khác không thể không nhắc đến trong phần mềm quản lý nhân sự là sự rõ ràng về kế hoạch công việc của từng nhân viên và theo dõi thời gian thực để gắn thẻ trạng thái cho từng công việc. Khi cần lên kế hoạch tiếp theo cho toàn bộ doanh nghiệp, bạn sẽ biết được ngay lập tức tình trạng sẵn sàng của của nguồn nhân lực và và cân nhắc quyết định phân bổ những nguồn lực đó chỉ với một thao tác lọc đơn giản.
Ngoài ra, với quy mô doanh nghiệp từ 25-100 nhân sự, đây là quy mô vừa đủ để mỗi nhân viên có thể chịu trách nhiệm độc lập cho một công việc cụ thể và dễ dàng xác định người đảm nhận vị trí đó. Tận dụng ưu thế này, bạn nên chọn một phần mềm quản lý nhân sự cho phép nhân viên cập nhật kết quả công việc trực tiếp trên hệ thống, giúp dễ dàng tìm lại sản phẩm trí tuệ đã thực hiện.
Khả năng tương tác nội bộ
Không quá lớn để thông báo từ CEO phải trải qua vài cấp trung gian mới tới được từng nhân viên trong các bộ phận, cũng không quá nhỏ lẻ như một đội nhóm để luôn có thể gặp mặt trực tiếp với nhau, doanh nghiệp với quy mô từ 25-100 nhân sự cần phải sử dụng một phần mềm quản lý hỗ trợ tương tác nội bộ.
Phần mềm này cần tạo ra một không gian mở, cho phép bạn, các cấp quản lý khác và toàn bộ nhân viên thoải mái trao đổi về công việc và chia sẻ kinh nghiệm làm việc hiệu quả.
Trong trường hợp có kế hoạch mở rộng doanh nghiệp, một phần mềm quản lý nhân sự có APIs mở để dễ dàng tích hợp với các ứng dụng chat và phần mềm hỗ trợ khác trong tương lai sẽ giúp giảm chi phí và tăng tính thống nhất trong hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Chi phí sử dụng và triển khai
Trên thế giới, có một số phần mềm quản lý nhân sự cung cấp bản miễn phí, tuy nhiên, các tính năng được hỗ trợ chỉ ở mức nửa vời và đặc biệt giới hạn số người dùng dưới 5-10 nhân viên. Đối với doanh nghiệp từ 25-100 nhân sự, việc sử dụng có chi phí không nhỏ, dao động khoảng $10/tháng/người. Đây là một con số lớn đối với ngân sách của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để giảm chi phí lên đến 80% và vẫn có được tất cả các tính năng ngang tầm quốc tế, bạn có thể quan tâm đến các phần mềm quản lý nhân viên được phát triển tại Việt Nam.
Những phần mềm này còn ưu thế ở chỗ được thiết kế bởi các nhà phát triển Việt Nam, vì vậy giao diện và cách sử dụng phù hợp hơn với phong cách quản trị và văn hóa doanh nghiệp Việt.
Dưới bức tranh 4.0, phần mềm quản lý nhân sự là điểm tựa vững chắc, kết nối thông tin và tối ưu hóa quy trình. Đối mặt với thách thức và cơ hội, sự lựa chọn này không chỉ đơn thuần là công nghệ, mà là chìa khóa mở cánh cửa cho sự hiện đại hóa doanh nghiệp. Khám phá sức mạnh của sự tiện lợi, linh hoạt và hiệu quả với phần mềm quản lý nhân sự – người bạn đồng hành đắc lực trên con đường tiến về tương lai.