Quản lý thông tin khách hàng thông minh, sắp lịch hẹn khoa học, cải thiện quy trình phục vụ chuyên nghiệp, phần mềm quản lý là giải pháp lý tưởng để Spa của bạn có thể vận hành chuyên nghiệp và hiệu quả, góp phần tiết kiệm chi phí và tối đa hóa doanh thu dễ dàng.
Quản lý Spa theo cách truyền thống liệu có còn phù hợp?
Phần lớn chủ Spa xuất thân từ người làm nghề, nên dù hầu hết đều giỏi chuyên môn nhưng không phải ai cũng giỏi về năng lực điều hành và quản lý. Theo khảo sát có đến 70% – 80% chủ Spa đi lên từ nghề, hầu hết thường bị mắc kẹt trong doanh nghiệp của chính mình, làm việc 12 – 15 tiếng/ngày nhưng vẫn không mở rộng được quy mô hay cải tiến về mô hình kinh doanh.
Một trong những rào cản khiến công việc quản lý kinh doanh chưa đạt hiệu quả cao đến từ việc các phương pháp quản lý và ghi chép bằng thủ công như sổ sách, file excel vẫn rất phổ biến tại nhiều Spa hiện nay.
Việc quản lý Spa theo cách truyền thống nói trên đang dần “giết chết” các Spa trong thời đại công nghệ 4.0 khi mà trong quá trình kinh doanh Spa, các Spa phải kiểm soát khối lượng đầu việc một ngày rất lớn, từ bán hàng, doanh thu, chi phí, nhân viên, khách hàng,… Một khối lượng lớn công việc như vậy sẽ khó có thể quản lý tốt nếu chỉ sử dụng các phương pháp thủ công rườm rà và kém hiệu quả.
Trên thực tế, việc quản lý bằng sổ sách hay excel khiến các yêu cầu đặt lịch hẹn, theo dõi khách hàng theo liệu trình gặp nhiều khó khăn, thậm chí sai sót dẫn đến trải nghiệm người dùng không tốt. Việc chiết khấu hoa hồng hay tính lương cho nhân viên cũng gặp rất nhiều khó khăn do không quản lý được chính xác số lượng dịch vụ cụ thể từng nhân viên đã thực hiện.
Cụ thể, việc quản lý Spa theo các phương pháp truyền thống sẽ gặp phải những vấn đề như:
- Khó khăn trong quản lý danh mục hàng hóa dịch vụ phức tạp gây thất thoát và sai lệch trong kiểm kê.
- Quản lý dữ liệu thông tin khách hàng thiếu khoa học khiến thủ tục hành chính tốn thời gian, đem lại trải nghiệm không tốt cho khách hàng.
- Mất nhiều thời gian để thống kê và tính toán doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ nhà cung cấp,…
- Khó theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử điều trị, liệu trình chăm sóc,…
- Không thể kiểm soát và quản lý hoạt động Spa từ xa.
- Khó khăn trong quản lý nhân sự Spa: chấm công, tính lương, tính hoa hồng nhân viên,…
- Khó khăn trong việc triển khai các chương trình marketing chăm sóc khách hàng, các chương trình khuyến mãi thu hút.
- Thiếu sự chuyên nghiệp trong hoạt động cung cấp sản phẩm dịch vụ đến khách hàng.
Khác biệt hoàn toàn với các phương pháp quản lý truyền thống trên, quản lý Spa bằng phần mềm thông minh sẽ giúp Spa của bạn giải quyết triệt để 100% những hạn chế nói trên. Đây là giải pháp quản lý thông minh giúp các chủ kinh doanh Spa nâng cao hiệu quả quản lý, bán hàng và chăm sóc khách hàng, từ đó góp phần đột phá doanh thu Spa.
Phần mềm quản lý Spa là gì?
Dựa trên quá trình nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng quy trình vận hành thực tế tại các Spa, thẩm mỹ viện, đã được chuẩn hóa nhiều tính năng thông minh hỗ trợ việc quản lý và kinh doanh Spa như:
- Quản lý lịch hẹn
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý kho sản phẩm
- Quản lý thông tin nhân viên lương thưởng, hoa hồng
- Quản lý thanh toán thu chi
- Báo cáo thống kê
- Quản lý chăm sóc khách hàng
- Quản lý thẻ thành viên và chương trình khuyến mãi
Bằng cách sử dụng các tính năng thông minh, phần mềm quản lý Spa giúp loại bỏ những thủ tục làm việc rườm rà, tốn thời gian, mang lại trải nghiệm dịch vụ khép kín, chuyên nghiệp và hiện đại cho khách hàng. Đồng thời, là giải pháp lý tưởng để quản lý toàn diện mọi hoạt động tại Spa, góp phần nâng cao hiệu quả và đột phá doanh thu cho các Spa.
Bên cạnh đó, với ưu điểm là một nền tảng công nghệ mở cho phép tùy chỉnh linh hoạt và mở rộng không giới hạn, còn được tích hợp nhiều tính năng ưu việt và thông minh.
Hiểu rõ những khó khăn mà các Spa gặp phải, phần mềm quản lý Spa ra đời với nhiều tính năng ưu việt, mang lại nhiều lợi ích như:
Quản lý lịch hẹn khách hàng thông minh
Quản lý lịch hẹn rõ ràng và linh hoạt thể hiện tính chuyên nghiệp của các Spa, hỗ trợ việc quản lý lịch hẹn khách hàng một cách thông minh bằng cách:
- Đặt lịch hẹn nhanh chóng, chính xác cho khách hàng theo thời gian cụ thể: ngày, tháng, năm.
- Tạo thông tin lịch hẹn dễ dàng trên phần mềm với đầy đủ thông tin như: Tên khách hàng, số điện thoại, giờ khách đặt, dịch vụ chăm sóc,…
- Cập nhật chính xác trạng thái đặt lịch của khách hàng như: đã checkin, đổi lịch hẹn, đang chờ hay đã hoàn thành.
- Phần mềm cho phép linh hoạt thay đổi lịch hẹn cho khách hàng, giúp nhân viên theo dõi chính xác lịch hẹn khách.
- Tự động gợi ý phân công công việc cho kỹ thuật viên phục vụ khách hàng theo thời gian làm việc trống.
- Tự động thông báo cho khách hàng khi sắp đến lịch hẹn, thuận tiện cho nhân viên chăm sóc và tránh tình trạng quá tải tại Spa.
Quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng hiệu quả
Là công cụ tuyệt vời hỗ trợ các Spa lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng một cách khoa học, hiệu quả.
- Quản lý lưu trữ chi tiết và đầy đủ thông tin khách hàng như: họ tên, tuổi, email, số điện thoại, dịch vụ đã sử dụng, số tiền đã chi tiêu, chữ ký điện tử,…
- Tự động phân hạng khách hàng theo khách hàng mới, khách hàng cũ, khách hàng VIP, giúp việc chăm sóc nhóm khách hàng tối ưu hơn.
- Hỗ trợ đặt lịch tư vấn và trạng thái chăm sóc khách hàng theo mức độ ưu tiên, giúp nhân viên linh hoạt trong sắp xếp và phục vụ khách hàng.
- Tích hợp các công cụ gọi điện, gửi email, SMS, giúp đội ngũ nhân viên tư vấn dễ dàng thực hiện thao tác chăm sóc và thuyết phục khách hàng tiềm năng.
- Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp với các tính năng Email Marketing, SMS Marketing, Zalo ZNS giúp Spa kịp thời nhắc lịch khách hàng, hay gửi các thông tin chương trình khuyến mãi dễ dàng.
Quản lý chuỗi Spa từ xa dễ dàng
Nhu cầu về mở rộng chuỗi Spa khiến việc quản lý trở nên khó khăn và phức tạp hơn, tuy nhiên với phần mềm quản lý Spa các chủ Spa sẽ dễ dàng quản lý toàn bộ các chi nhánh một cách đồng bộ và hiệu quả nhất.
- Đồng bộ mọi dữ liệu hoạt động kinh doanh, thông tin khách hàng ở mọi chi nhánh trên một phần mềm quản lý duy nhất.
- Thực hiện triển khai chương trình khuyến mãi cho toàn bộ các chi nhánh hoặc theo từng chi nhánh riêng biệt.
- Dễ dàng điều chuyển nhập xuất kho hàng giữa các chi nhánh nội bộ.
- Thiết lập quản lý nhân viên theo từng chi nhánh, đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân
- Quản lý hoạt động thu chi minh bạch ở mọi chi nhánh, hạn chế rủi ro sai sót hay thất thoát.
Quản lý liệu trình và thẻ trị liệu Spa
Phần mềm tích hợp tính năng quản lý liệu trình và thẻ trị liệu cho các Spa, giúp việc theo dõi liệu trình của khách và quản lý sản phẩm liệu trình chính xác, chuyên nghiệp, đem lại hài lòng cho khách hàng
- Quản lý chi tiết từng liệu trình của khách hàng
- Tự động nhắc lịch hẹn cho khách hàng khi đến thời gian thực hiện liệu trình
- Linh hoạt thay đổi liệu trình theo nhu cầu của khách hàng mà không làm chênh lệch thu chi cuối tháng
- Quản lý chi tiết sản phẩm phục vụ cho liệu trình của khách hàng
Quản lý tài chính thu chi và công nợ
Giúp việc kiểm soát và quản lý thu chi, tạo phiếu thu và tình hình công nợ một cách chính xác. Cụ thể:
- Quản lý thu chi theo từng tuần, tháng, quý, năm giúp việc kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, minh bạch và hiệu quả.
- Cho phép phân quyền cá nhân xác nhận thu chi, quản lý trạng thái phiếu thu chính xác nhanh chóng.
- Dễ dàng đối soát và truy vết lịch sử giao dịch thu chi nhằm theo dõi và điều chỉnh phù hợp với chi tiêu thực tế
- Theo dõi chi tiết công nợ khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra báo cáo công nợ hành tháng một cách nhanh chóng.
- Truy xuất và báo cáo công nợ nhanh chóng.
Quản lý nhân viên Spa
Phần mềm giúp quản lý nhân viên Spa một cách chặt chẽ, đồng thời thực hiện việc chấm công, tính lương và hoa hồng cho nhân viên nhanh chóng và chính xác.
- Theo dõi ca làm việc, thời gian làm việc của từng nhân viên, kỹ thuật viên
- Kết nối với máy chấm công giúp cập nhật đầy đủ trạng thái làm việc, số giờ làm việc, đảm bảo quyền lợi công bằng cho nhân viên
- Quản lý chính sách hoa hồng của nhân viên theo từng cấp bậc, dịch vụ.
- Hệ thống quản lý rõ ràng minh bạch, cho phép đối soát tiền hoa hồng hàng tháng
- Hỗ trợ tính phần trăm hoa hồng và quản lý lương hợp lý cho nhân viên, kỹ thuật viên theo từng dịch vụ tư vấn.
Quản lý kho hàng và sản phẩm
Phần mềm quản lý Spa giúp việc quản lý kho từ nhập – xuất – theo dõi tồn kho đến hoạt động kiểm kê được thực hiện đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Tất cả thông tin kho hàng, sản phẩm Spa đều được đồng bộ trên hệ thống phần mềm, giúp quá trình quản lý diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm và chính xác.
- Báo cáo chi tiết thông tin từng sản phẩm nhập xuất: Tên, số lượng, giá cả,…
- Quản lý số lượng sản phẩm trong kho, quản lý xuất nhập điều chuyển giữa các kho nội bộ.
- Quản lý thông tin chi tiết từng sản phẩm như: tên sản phẩm, số lượng, giá cả, hạn sử dụng, trạng thái sản phẩm, thông tin ưu đãi của sản phẩm,… giúp việc theo dõi và quản lý chính xác, tiện lợi.
- Tích hợp hệ thống cảnh báo sản phẩm cận date, sản phẩm còn thiếu, từ đó Spa chủ động được việc nhập hàng và đẩy hàng chính xác.
- Hỗ trợ kiểm kê hàng hóa, hàng tồn, truy xuất số liệu chênh lệch với thực tế chính xác.
Hệ thống báo cáo đầy đủ và trực quan
Phần mềm quản lý Spa cung cấp hệ thống đầy đủ hơn 50+ các loại báo cáo trực quan và đầy đủ về tình hình hoạt động Spa như: Báo cáo doanh thu, báo cáo thu chi, báo cáo kho hàng, báo cáo công nợ,…Màn hình báo cáo trực quan dễ hiểu, linh hoạt tùy biến theo dạng theo nhiều dạng báo cáo hay biểu đồ giúp dễ dàng nắm bắt kết quả hoạt động kinh doanh. Nhờ đó chủ kinh doanh Spa có thể dõi dõi tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh ở bất kỳ thời điểm nào mà không bị giới hạn về thời điểm báo cáo theo tháng, quý hay năm.