Trong sản xuất cần có một quy trình quản lý chất lượng sản phẩm tốt để đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm không có lỗi và đáp ứng được nhu cầu của họ. Khi quá trình này diễn ra không đúng, nó có thể khiến việc tiêu thụ hàng hóa bị tổn thất nặng nề.

Quy trình quản lý chất lượng sản phẩm là một tập hợp các giai đoạn được tuân thủ để đảm bảo rằng các sản phẩm được cung cấp bởi một nhóm là “phù hợp với mục đích”. Quy trình bao gồm 4 bước:

• Bước 1: Hoạch định chất lượng

• Bước 2: Đảm bảo chất lượng

• Bước 3: Kiểm soát chất lượng

• Bước 4: Cải tiến chất lượng
  
  

Bước 1 – Hoạch định chất lượng (QP – Quality Planning)

Hoạch định chất lượng là bước khởi đầu trong quy trình quản lý chất lượng. Quality Planning là một hoạt động xác định mục tiêu và các phương tiện, nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu về chất lượng sản phẩm.

Nhiệm vụ của hoạch định chất lượng là:

• Nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu của khách hàng về sản phẩm hàng hóa dịch vụ, từ đó xác định các yêu cầu về chất lượng, các thông số kĩ thuật của sản phẩm dịch vụ và thiết kế sản phẩm dịch vụ

• Xác định chính sách và mục tiêu chất lượng

• Chuyển kết quả hoạch định cho các bộ phận tác nghiệp

Hoạch định chất lượng được đặc biệt chú trọng trong các giai đoạn tiền sản xuất. Lý do chủ yếu là do các lỗi phát sinh có thể dễ dàng được phát hiện và loại từ sớm bằng các biện pháp thích hợp. Và trong các giai đoạn tiền sản xuất này, chi phí loại bỏ các sai sót đó bằng một phần nhỏ so với chi phí loại bỏ lỗi phát sinh trong hoặc sau quá trình sản xuất.

Bước 2 – Đảm bảo chất lượng (QA – Quality Assurance)

Quality Assurance là hệ thống các công việc tập trung vào nhiệm vụ giám sát, quản lý và đảm bảo chất lượng của quy trình sản xuất của công ty theo một chuẩn mực chất lượng. QA sẽ quản lý chặt chẽ các tiêu chuẩn chất lượng trong tất cả các giai đoạn từ khâu nghiên cứu thị trường, thiết kế … cho đến khâu sản xuất ra sản phẩm cuối cùng và bán hàng, tiêu thụ trên thị trường.

Công việc của bộ phận QA trong các nhà máy:

• Thiết lập, xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng (tiêu chuẩn ASME, tiêu chuẩn ISO…) cho doanh nghiệp, bao gồm: sổ tay chất lượng, quy trình hệ thống chất lượng, các quy trình – hướng dẫn công việc cụ thể, các biểu mẫu quản lý chất lượng.

• Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp hàng năm.

• Cập nhật các tiêu chuẩn chất lượng mới và làm mới hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp theo yêu cầu của thị trường.

• Phối hợp với QC triển khai – giám sát việc áp dụng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng.

• Phối hợp với bộ phận sản xuất, giới thiệu sản phẩm – tiêu chuẩn chất lượng khi có khách hàng đánh giá doanh nghiệp.

• Tham gia đề xuất các giải pháp cải tiến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

• Quản lý hồ sơ và các chứng nhận theo quy trình quy định.

• Thực hiện việc đánh giá các đơn vị cung cấp, nhà thầu phụ của doanh nghiệp…

Bước 3 – Kiểm soát chất lượng (QC – Quality Control)

Hoạt động Kiểm soát chất lượng được thực hiện dưới các cuộc kiểm tra và thử nghiệm nhằm kiểm tra sản phẩm có đáp ứng các đặc điểm kỹ thuật hoặc các yêu cầu được đặt ra hay không. Quy trình kiểm soát chất lượng bao gồm các bước: IQC, PQC, OQC:

Kiểm soát chất lượng đầu vào (IQC)

• Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, lựa chọn những vật liệu đầu vào đạt tiêu chuẩn, loại bỏ những sản phẩm không đạt chất lượng

• Khi các nguyên liệu được đưa vào quá trình sản xuất cần theo dõi đầu vào cũng như cách sử dụng những nguyên vật liệu này

• Giải quyết những vấn đề phát sinh với các nhà cung cấp, đánh giá các nhà cung ứng sản phẩm

Kiểm soát chất lượng quá trình sản xuất (PQC)

• Giải quyết những yêu cầu cũng như những khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm

• Phát triển sản phẩm mới, sản phẩm mẫu

Kiểm soát chất lượng đầu ra (QQC)

• Thiết lập những tiêu chuẩn về việc đánh giá chất lượng sản phẩm sau khi hoàn thành

• Trực tiếp là người kiểm tra, đánh giá chất lượng cũng như đưa ra những quyết định về việc có thông qua sản phẩm hay không

• Tiến hành thu thập cũng như phân loại những sản phẩm hàng lỗi, sau đó sẽ gửi yêu cầu về việc điều chỉnh lại qua bộ phận PQC

• Cùng bộ phận IQC và PQC tham gia vào việc giải quyết những khiếu nại từ phía khách hàng

Bước 4 – Cải tiến chất lượng (QI – Quality Improvement)

Cải tiến chất lượng là những hoạt động được tiến hành trong toàn tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động và quá trình để tạo thêm lợi ích cho cả tổ chức và khách hàng của tổ chức đó.

Theo Masaaki Imai, “Cải tiến chất lượng có nghĩa là nỗ lực không ngừng nhằm không những duy trì mà còn nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm”. Mục đích cuối cùng của cải tiến chất lượng là đạt được tăng trưởng doanh số bán hàng và lợi nhuận trong dài hạn. Để hoạt động quản lý chất lượng có hiệu quả, cần nghiên cứu xem xét mối tương quan và tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng để thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.

Có hai phương cách khác hẳn nhau để đạt được bước tiến triển về chất lượng trong các công ty: phương cách cải tiến từ từ (cải tiến) và phương cách nhảy vọt (đổi mới). Hai phương cách này có những khác biệt chủ yếu như sau :

Lợi ích của việc thiết lập và áp dụng quy trình quản lý chất lượng sản phẩm

Khách hàng mong đợi và yêu cầu các sản phẩm chất lượng cao. Khi thiết lập được quy trình quản lý chất lượng sản phẩm chuẩn doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích sau

• Gia tăng sự trung thành của khách hàng

• Duy trì nguồn khách hàng thường xuyên

• Duy trì hoặc cải thiện vị thế của bạn trên thị trường

• Giảm rủi hàng kém chất lượng

Các nhà sản xuất có quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt ít có khả năng phải đối mặt với việc thu hồi sản phẩm hoặc khiến nguồn hàng bị rủi ro từ các sản phẩm không được sản xuất. Chi phí liên quan đến những lần thu hồi này có thể cao. Minh chứng rõ ràng nhất là khiếm khuyết gần đây tìm thấy trong túi khí Takata dẫn đến việc thu hồi ô tô lớn nhất trong lịch sử. Việc thu hồi này bao gồm gần 69 triệu máy lọc không khí Tổn thất việc thu hồi xe Takata, ước tính chi phí khoảng 7 đến 24 tỷ đô la. Việc thu hồi sẽ kéo dài cho đến cuối năm 2019 và phải mất đến năm 2020 mới có thể giải quyết xong. Những vấn đề nêu trên đã có thể ngăn ngừa được thông qua kiểm soát chất lượng trong từng quy trình sản xuất.