Quản lý công việc luôn là một vấn đề bất cập đối với nhiều cá nhân nói chung và doanh nghiệp nó riêng. Trong thời đại công nghệ số như hiện nay, yêu cầu hiệu quả, nhanh chóng và chính xác luôn cần thiết. Vậy giải pháp nào cho nhà quản trị có thể kiểm soát công việc và đảm bảo hiệu quả? Thông qua bài biết dưới đây sẽ giúp các nhà quản lý giải đáp các vấn đề liên quan đến quy trình quản lý doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp cần phải có quy trình quản lý công việc hiệu quả?
Quản lý công việc hiệu quả được xem là một trong những kỹ năng mà bất cứ cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Việc quản lý công việc hiệu quả sẽ đảm bảo độ chính xác và tiến độ của công việc bao gồm:
- Giúp cá nhân/doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả - giảm khả năng trì hoãn các công việc.
- Giảm thiểu tối đa trạng thái căng thẳng, lo lắng trong công việc. Đặc biệt khi phải đối mặt với các thời gian để hoàn thành một số lượng lớn công việc.
- Khi kiểm soát công việc hiệu quả, cá nhân/ doanh nghiệp sẽ cập nhật tiến độ công việc liên tục. Từ đó, cải thiện, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc một cách rõ rệt.
- Giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện
- Giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không bị nhầm lẫn công việc giữa nhiều bộ phận, phòng ban
Quy trình quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và nguồn lực.
Chủ động với thời gian biểu cho các công việc sẽ làm.
Trước khi bắt đầu công việc, nhân viên cần phải xác định được những việc cần làm và việc nào là việc ưu tiên trước. Điều này sẽ giúp tránh được sự nhầm lẫn trong công việc và trong quá trình xử lý, đồng thời tạo sự hiệu quả cho công việc cá nhân. Để lập một thời gian biểu phù hợp cần phải:
- Liệt kê danh sách các công việc cần thực hiện
- Sắp xếp các nhóm công việc theo thứ tự ưu tiên, phân chia thời gian thực hiện một cách hiệu quả
- Kiểm tra tiến độ, lịch trình xem mình có hoàn thành tiến độ công việc theo kế hoạch đã đề ra hay không?
- Đánh giá và điều chỉnh thời gian biểu thường xuyên để phù hợp với các công việc của bạn.
Đặt mục tiêu kim chỉ nam cho quản lý công việc hiệu quả (OKR)
Việc đặt mục tiêu là kim chỉ nam giúp hoàn thành tiến độ công việc một cách hiệu quả. Đồng thời khi đặt mục tiêu sẽ tạo điểm đến để có động lực làm việc hăng say hơn. Ngoài ra, khi đặt mục tiêu nhân viên tại doanh nghiệp sẽ có thước đo tổng thể về việc nào cần hoàn thành trước và hoàn thành sau, từ đó tạo sự nhịp nhàng cho quá trình làm việc.
Đánh giá kết quả sau khi hoàn thành công việc.
Đánh giá kết quả công việc là quá trình thu thập và phân tích kết quả trong suốt quá trình đã thực hiện. Thông thường giai đoạn này sẽ diễn ra theo tuần, tháng. Qua việc đánh giá sẽ giúp bạn xem mình đã làm tốt công việc được đề ra hay chưa? Từ đó giúp bạn khắc phục được những khó khăn đang gặp phải cũng như đưa ra các giải pháp để cải thiện công việc tốt hơn.
Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Trước đây, khi công nghệ chưa phát triển thì mọi hoạt động quản lý theo mô hình quản lý cũ với giấy tờ gây phức tạp và phiền phức. Khi công nghệ phát triển, thì các phần mềm quản lý công việc mang đến nhiều lợi ích to lớn và giải quyết được các bài toán khó khăn trong quy trình quản lý công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Quy trình quản lý công việc rõ ràng thống nhất trên 1 nền tảng
- Theo dõi sát sao tiến độ dự án: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc, những người liên quan.
- Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu, có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị.
Báo cáo tiến độ dự án
- Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết
- Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự, truyền thông,…)
- Kiểm tra kết quả đạt được của các phòng ban/cá nhân.
Chuẩn hoá quy trình quản lý công việc, nâng cao hiệu suất công việc
- Chủ động theo dõi tiến độ dự án, quy trình, dự án với báo cáo tự động, kịp thời xử lý sự cố phát sinh
- Hệ thống quy trình quản lý công việc được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao
- Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ tiến độ công việc
Ngoài ra, phần mềm cho phép người sử dụng tải các loại tệp word, excel, pdf…để lưu trữ phục vụ công việc cho người sử dụng cũng như chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban và điều chỉnh quyền quản lý, sửa, xem cho người nhận tài liệu nhanh chóng.