Hệ thống ERP kết hợp nhiều quy trình kinh doanh lại với nhau và tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển dữ liệu giữa chúng và tài chính là cốt lõi của các quy trình kinh doanh đó. Một phân hệ tài chính ERP cung cấp cho tất cả các phân hệ khác dữ liệu cần thiết để thực hiện công việc của họ.

Nếu không có thông tin tài chính trong hệ thống ERP của bạn, chương trình của bạn sẽ hoạt động trong khoảng trống. Rốt cuộc, làm thế nào bạn có thể tiến hành một cách hiệu quả các quy trình nâng cao hơn, chẳng hạn như các điểm sắp xếp lại tự động, khi bạn không biết mình có bao nhiêu tiền để mua nguyên vật liệu?

Hệ thống tài chính ERP hoạt động với mọi bộ phận trong công ty của bạn, cho phép bạn đưa ra các quyết định đúng đắn và tăng năng suất.

Ở cấp độ chung nhất, phân hệ tài chính ERP là một chương trình phần mềm thu nhập dữ liệu tài chính và sau đó tạo báo cáo. Nó cho phép bạn truyền đạt thông tin tài chính rõ ràng hơn cho các đối tác bên ngoài như nhà cung cấp và khách hàng của bạn khi cần thiết. Bạn có thể thực hiện điều này thông qua các chức năng như tài khoản phải trả, tài khoản phải thu, sổ cái tổng hợp, lập ngân sách và hơn thế nữa.

Đọc tiếp để tìm hiểu về một số khía cạnh cơ bản và phổ biến nhất của phần mềm quản lý tài chính ERP  mà bạn có thể cân nhắc trong giải pháp ERP của mình.

Một chức năng chính của phân hệ quản lý tài chính ERP là theo dõi lợi nhuận. Công cụ theo dõi lợi nhuận sẽ giúp cung cấp cái nhìn toàn cảnh về cách doanh nghiệp đang sử dụng các nguồn tài chính và sức khỏe tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Theo dõi lợi nhuận của bạn sẽ cho bạn biết phần lớn lợi nhuận đến từ đâu, đồng thời xác định lợi tức đầu tư cho bất kỳ giao dịch mua nào.

Trình theo dõi sử dụng chi phí phát sinh và bất kỳ khoản phải thu nào để tính toán số tiền mà tổ chức của bạn đang thu được từ những nỗ lực của bạn. Một số chương trình sẽ dự báo lợi nhuận trong tương lai dựa trên chi phí lịch sử và dữ liệu bán hàng.

Mặt khác, phân hệ quản lý tài chính  cũng có thể giúp các công ty theo dõi chi phí. Điều này liên quan đến việc đánh giá các trung tâm chi phí riêng lẻ, xem xét việc mua sắm từ đầu hoặc đánh giá cách doanh nghiệp sử dụng tiền.

Kết quả mong muốn của các loại công cụ này là tạo ra những thay đổi làm tăng lợi nhuận cho một doanh nghiệp. Hãy coi phần mềm quản lý tài chính như một bản đồ chỉ đường cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, những người hiểu được những bước chuyển mình tốt nhất trong môi trường kinh doanh hiện tại của họ.

Quản lý sổ cái là một chức năng cơ bản khác của hệ thống tài chính ERP. Một sổ cái tổng hợp cung cấp một hồ sơ kỹ lưỡng về tất cả các giao dịch tài chính. Nó tích hợp tất cả các module ERP khác của bạn, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho hoặc quản lý quan hệ khách hàng.

Các mục nhập thường được thực hiện trực tiếp vào sổ cái chung (GL), nhưng hệ thống của bạn có thể cho phép bạn thực hiện các mục nhập ở bất kỳ đâu trong ứng dụng. Dù bằng cách nào, bạn sẽ có thể xem các mục nhập của mình ở một vị trí trung tâm. Bạn có thể theo dõi nhiều thứ; ví dụ, tài sản, nợ phải trả, tài khoản vốn, thu nhập và chi phí.

Có tất cả dữ liệu tài chính của bạn ở một nơi có thể giúp việc khai thuế dễ quản lý hơn và giúp bạn luôn nắm bắt được chi tiêu. Bạn có thể nhanh chóng xác định bất kỳ giao dịch kỳ quặc hoặc gian lận nào và một số hệ thống sẽ tự động thông báo cho bạn về những trường hợp này.

GL cung cấp khả năng hiển thị tuyệt vời trong bộ phận tài chính của bạn và cho bạn thấy bức tranh toàn cảnh hơn. Đó là điểm khởi đầu để tạo báo cáo tài chính không thể thiếu để đánh giá sức khỏe tài chính của bạn.

Việc tự động hóa các khoản phải trả sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và thời gian về giờ lao động cũng như tránh được những sai xót do con người gây ra. Tự động hóa AR giúp bạn tiết kiệm 16 đô la cho mỗi hóa đơn hoặc hơn, tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn.

Hệ thống sẽ có thể nhanh chóng xử lý số lượng lớn hóa đơn và các giao dịch tài chính khác giữa công ty của bạn và nhà cung cấp. Một số ứng dụng cung cấp tính năng chụp tài liệu, còn được gọi là tính năng chụp ảnh, sẽ chuyển hóa đơn giấy thành tài liệu điện tử.

Nói tóm lại, hệ thống tài khoản phải trả sẽ cho người dùng biết họ nợ bao nhiêu và khi nào đến hạn, vì vậy bạn sẽ không bao giờ bị trễ thanh toán nữa. Nghe hay đấy, phải không?

Một số hệ thống cung cấp cổng thông tin cho khách hàng của bạn, nơi họ có thể thanh toán hoặc truy cập hóa đơn. Bạn có thể tự động hóa các tác vụ  như gửi lời nhắc thanh toán hoặc bảng sao kê tài khoản và tạo hóa đơn định kỳ.

Tự động hóa AR tăng tốc quá trình thu thập và sẽ thúc đấy mối quan hệ với khách hàng  vì dễ dàng thanh toán giúp tổ chức của bạn dễ tiếp cận hơn. Việc dễ dàng thanh toán tạo ra những khách hàng hài lòng và quay trở lại.

Giải pháp này theo dõi và quản lý tất cả các tài sản hữu tình của công ty bạn, chẳng hạn như thiết bị sản xuất, máy tính, ô tô của công ty và không gian văn phòng. Nó sẽ tính đến các tính toán khấu hao, các yêu cầu tuân thủ và các tác động về thuế.

Quản lý tài sản mang lại cho tổ chức của bạn khả năng hiển thị tốt hơn về việc sử dụng, chi phí và bảo trì. Ví dụ, theo dõi sự giảm giá tài sản của bạn có thể giúp bạn dự báo các khoản chi tiêu và lập ngân sách. Nếu bạn biết rằng thiết bị của mình đã cũ và có thể cần bảo trì sớm, bạn có thể lập kế hoạch phù hợp cho các khoản thanh toán đó.

Theo dõi tài sản của bạn sẽ ngăn bạn trả thuế cho các mặt hàng mà bạn đã loại bỏ hoặc thay thế, đây là một sai lầm dễ mắc phải khi cố gắng duy trì hồ sơ của riêng bạn. Công cụ này cũng sẽ nắm bắt các cơ hội  tiết kiệm thuế bán hàng - một số khu vực pháp lý cho phép giảm hoặc miễn thuế cho các ngành cụ thể.

Phần lớn hoạt động kinh doanh cuối cùng là về rủi ro và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn biết rằng tổ chức của họ được bảo vệ. Các công cụ quản lý rủi ro có thể dự đoán, phân tích và quản lý  các cuộc khủng hoảng.

Những tình huống này có thể xảy ra ở bất cứ đâu, từ các vấn đề tài chính đến thậm chí là thiên tai. Các thảm họa tiềm ẩn khác có thể được quản lý bằng các giải pháp quản lý rủi ro có thể liên quan đến rủi ro an ninh, trách nhiệm pháp lý, tuân thủ hoặc uy tín.

Các quy định về tuân thủ có thể khó theo dõi vì chúng luôn thay đổi. Trong môi trường sản xuất thực phẩm và đồ uống , công cụ quản lý rủi ro có thể thông báo cho bạn trong trường hợp nhiễm bẩn hoặc bất kỳ vấn đề nào khác trong quá trình. Từ quan điểm tài chính, nó sẽ theo dõi bất kỳ khoản tiền nào chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Công cụ quản lý rủi ro của bạn có thể đảm bảo rằng bạn có đủ dự trữ tiền mặt để trang trải các khoản phải trả nếu khách hàng bỏ lỡ một khoản thanh toán; điều này quản lý rủi ro tín dụng .

 Cung cấp quyền truy cập theo thời gian thực vào dữ liệu tài chính, điều này rất quan trọng để duy trì tài chính của bạn. Khả năng hiển thị giúp bạn đưa ra các dự đoán và đưa ra quyết định  dựa trên dữ liệu liên quan đến tài chính của công ty bạn.

Ở cấp độ cơ bản, báo cáo và phân tích sẽ cho bạn biết doanh thu đang được tạo ra ở đâu và doanh thu nào không được tạo ra. Nhưng bảng điều khiển có thể làm được nhiều hơn thế, chẳng hạn như hiển thị doanh số bán hàng của bạn, doanh thu dự kiến, chi phí và nhiều thành phần tài chính khác. Thông thường, trang tổng quan có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể chọn danh mục bạn muốn xem. Dữ liệu được hiển thị dưới dạng biểu đồ cho phép bạn nhanh chóng hiểu được tình hình tài chính của công ty mình tại thời điểm chính xác đó.

Nếu bạn có khách hàng toàn cầu, khả năng quản lý nhiều loại tiền tệ là rất quan trọng. Quản lý đa tiền tệ tự động hóa quá trình mua và bán ngoại tệ. Khả năng chuyển đổi tiền tệ cho phép bạn hoàn thành giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau.

Các giải pháp quản lý thuế lưu trữ các cài đặt hệ thống thuế và cung cấp các chức năng kiểm tra thuế và báo cáo thuế. Cài đặt thuế phải được sử dụng trên toàn hệ thống để cung cấp việc thu thuế bán hàng và thuế VAT nhất quán .

Có lẽ tính năng quản lý thuế  của bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ tẻ nhạt là xác định khu vực pháp lý thuế bán hàng của các địa chỉ nhận hàng hoặc sử dụng thông tin chi tiết về thuế được xây dựng trước để xử lý các giao dịch bán hàng tuân thủ các quy định thích hợp. Khả năng quản lý thuế của bạn phụ thuộc vào hệ thống bạn mua và hệ thống bạn mua sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của công ty bạn. Dù bằng cách nào, sử dụng quản lý thuế trong tổ chức của bạn là một cách tuyệt vời để tránh dành thời gian cho những công việc tầm thường.