Văn phòng số được biết đến nhiều hơn khi trào lưu về chuyển đổi số được lan rộng. Có thể nói khái niệm văn phòng điện tử đã xuất hiện từ lâu và đang được ứng dụng rất thành công tại nhiều doanh nghiệp. Tại Việt Nam, văn phòng thường xuất hiện tại các công ty đầu ngành, còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) thì đây là khái niệm hoàn toàn xa lạ.

Văn phòng số (E-office) là gì?

Văn phòng số được biết đến là một phần mềm tích hợp đầy đủ các chức năng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống. Nếu phân tích thuật ngữ trên, văn phòng số là một hệ thống phần mềm giúp các thao tác, nghiệp vụ văn phòng được xử lý trên nền tảng máy tính và cloud. Điều quan trọng hơn là sẽ không cần giấy tờ, chỉ là những thao tác nghiệp vụ đã được lập trình để hệ thống giúp cho người dùng có thể làm việc trong một “văn phòng số”.

Làm thế nào để biến văn phòng thành một văn phòng số?

Trên thực tế, để biến đổi mô hình văn phòng truyền thống thành văn phòng số phải tùy thuộc vào quy mô của từ “văn phòng” hiện có. Các chủ doanh nghiệp cần phần xem xét thật chi tiết về việc những chức năng mà doanh nghiệp đang cần. Có những doanh nghiệp nhỏ, văn phòng số chỉ dừng lại ở việc quản lý công việc của từng cá nhân trong phòng ban. Trong khi đó, đối với các doanh nghiệp vừa có thể phát sinh thêm các vấn đề liên quan đến luân chuyển văn bản đi đến, thêm bớt nhân sự và nhiều nghiệp vụ khác.

Một điều chú ý ở văn phòng số, chính là tất cả những chức năng đều được lập trình và chuyển hóa thành các module, hay còn gọi là phân hệ chức năng, giúp văn phòng điện tử có thể cung cấp cho người dùng những tiện ích phù hợp, hiệu quả.

Công nghệ là điều tiên quyết để biến văn phòng truyền thống thành văn phòng điện tử?

Có thể nói để có được một văn phòng số thì công nghệ chính là điều cần thiết mà doanh nghiệp cần phải đầu tư. Hiện nay, do nhu cầu chuyển đổi số tăng cao, nên có rất nhiều loại phần mềm được giới thiệu trên thị trường. Trên thế giới, có những phần mềm văn phòng điện tử khá nổi tiếng và miễn phí (có cả bản có phí với nhiều tính năng cao cấp hơn) như Trello. Ở Việt Nam, cũng có một số đơn vị xây dựng các ứng dụng nghiệp vụ văn phòng điện tử, trong đó tiêu biểu có phần mềm văn phòng điện tử của FSI, có tên DocEye (có cả phiên bản miễn phí, dùng thử, và các phiên bản tùy biến cho doanh nghiệp từ vừa và nhỏ đến cấp tập đoàn, công ty đa quốc gia hay các UBND và các Bộ Ban ngành).

Phần mềm văn phòng số có nhiều tiền không?

Phần mềm văn phòng điện tử được cung cấp bởi các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp. Người dùng muốn sử dụng chỉ phải trả phí để duy trì quyền sử dụng của mình, tùy theo phạm vi và cấp độ triển khai. Trên thực tế nếu phân tích sâu thì doanh nghiệp dường như sẽ không phải quá đầu tư vì tất cả chỉ là những chiếc máy tính, mobile hàng ngày trong công việc, nay được quy chuẩn hóa trên một hệ thống phần mềm thống nhất. Hiện nay có nhiều phần mềm văn phòng số cho phép người dùng trải nghiệm. Nhìn chung phải tốn chi phí để đầu tư một văn phòng số có hiệu quả và thực tế là thay vì nói là đầu tư kinh phí cho văn phòng điện tử, chúng ta sẽ nói là văn phòng điện tử giúp nâng cao năng suất làm việc và cắt giảm RẤT NHIỀU chi phí.

Văn phòng số nhu cầu cần thiết cho văn phòng hiện đại

Có thể nói văn phòng rất quan trọng cho nhiều doanh nghiệp hiện đại, một phần là vì giúp giảm tải các quá trình lưu trình và thông tin nội bộ, phần khách chính là giúp người chủ doanh nghiệp quản lí được nhân viên một cách hiệu quả. Một thực tế chứng minh nhiều chủ doanh nghiệp vẫn chưa có thể kiểm soát được công việc của nhân viên và thường đặt ra câu hỏi là nhân viên đã đóng góp gì cho doanh nghiệp của họ. Trên thực tế đã có rất nhiều doanh nghiệp gặp phải vấn đề, nhân viên đang cố gắng tỏ ra chăm chỉ nhưng thực chất nó chỉ mang tính hời hợt và các báo cáo công chỉ mang tính báo cáo một chiều chưa có sự đối chiếu và kiểm soát. Nhiều doanh nghiệp đã và đang lâm vào tình trạng phải thay máu doanh nghiệp liên tục vì nguồn nhân sự hiện có chưa mang lại hiệu quả nhưng lại phải chi trả lương.

Áp dụng văn phòng số vào doanh nghiệp chính là áp dụng một công cụ dụng cụ đặc biệt để kiểm soát và giúp hệ thống quy trình hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hoá từ đó tạo tiền đề cho việc kiểm soát và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có văn phòng số thường sẽ đạt được hiệu quả về nhân sự và tiết kiệm rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp.