Lộ trình rõ ràng. Triển khai có kiểm soát.
Mỗi giai đoạn cần đầu vào, đầu ra và người chịu trách nhiệm rõ ràng để doanh nghiệp chủ động trong quá trình triển khai ERP.
1. Khảo sát
Mục tiêu, quy trình, hệ thống và dữ liệu hiện tại.
Phỏng vấn, xác định điểm nghẽn và ưu tiên.
Báo cáo hiện trạng; phạm vi sơ bộ; danh sách rủi ro.
Điều kiện chuyển bước: Hai bên thống nhất mục tiêu và phạm vi khảo sát.
2. Thiết kế
Phạm vi và yêu cầu đã xác định.
Thiết kế quy trình, vai trò, dữ liệu và giải pháp.
Blueprint; danh mục yêu cầu; kế hoạch dữ liệu & kiểm thử.
Điều kiện chuyển bước: Đại diện nghiệp vụ xác nhận thiết kế.
3. Triển khai
Thiết kế được duyệt.
Cấu hình, phát triển theo phạm vi, chuyển đổi thử và kiểm thử.
Hệ thống kiểm thử; dữ liệu thử; kết quả test & danh sách lỗi.
Điều kiện chuyển bước: Hoàn thành các điều kiện sẵn sàng cho UAT.
4. Chuyển giao
Kết quả kiểm thử, tài liệu và người dùng sẵn sàng.
UAT, đào tạo, chuẩn bị go-live và bàn giao.
Biên bản UAT; hướng dẫn; kế hoạch go-live & phương án quay lui.
Điều kiện chuyển bước: Các bên quyết định go-live theo tiêu chí đã thống nhất.
5. Cải tiến
Hệ thống đã vận hành và phản hồi thực tế.
Hỗ trợ, rà soát sử dụng, ưu tiên cải tiến.
Danh sách cải tiến; kế hoạch hỗ trợ; báo cáo sử dụng.
Điều kiện chuyển bước: Nghiệm thu hỗ trợ/mở rộng theo phạm vi thỏa thuận.
Vai trò phối hợp
Lãnh đạo bảo trợ
Quyết định mục tiêu, ưu tiên và nguồn lực.
Quản lý dự án hai bên
Điều phối, quản trị phạm vi và tiến độ.
Key user
Xác nhận nghiệp vụ, kiểm thử và hỗ trợ người dùng.
Đội triển khai
Thiết kế, cấu hình, xử lý kỹ thuật và chuyển giao.
Người phụ trách dữ liệu
Kiểm tra chất lượng, quyền truy cập và đối soát.
Kiểm soát thay đổi
- Ghi nhận yêu cầu
- Phân tích tác động
- Phê duyệt
- Thực hiện
- Kiểm thử
Thay đổi có tác động chi phí/tiến độ phải được đánh giá trước khi thực hiện; không tự hứa mọi thay đổi nằm trong gói triển khai ban đầu.
Chuẩn bị trước dự án
Checklist giúp doanh nghiệp chủ động ngay từ ngày đầu.
- Đầu mối dự án được ủy quyền quyết định.
- Danh mục quy trình ưu tiên cần chuẩn hóa.
- Dữ liệu mẫu đã loại bỏ thông tin nhạy cảm.
- Danh sách hệ thống và phần mềm đang dùng.
- Lịch tham gia của key user trong các mốc khảo sát, kiểm thử.
Trao đổi về mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp.
Bắt đầu bằng một cuộc khảo sát ngắn để xác định ưu tiên và phạm vi phù hợp.